3min

Tags in dit artikel

, , , ,

Digitalisering

Het woord digitalisering is inmiddels meerdere keren gevallen. Op dat vlak is er nog veel te winnen volgens het rapport. Gemiddeld slechts 6 procent van de capaciteit van de printers werd ten tijde van het onderzoek (eind 2016) ingezet voor archivering. Nog minder – 5 procent – van de capaciteit wordt gebruikt voor zogeheten scan-to-software. Hiermee wordt bedoeld het scannen naar bedrijfssoftware, bijvoorbeeld van Afas of Exact. Naast het feit dat de meeste ondernemers bij voorkeur zo weinig mogelijk tijd besteden aan het inrichten van de printomgeving, speelt ook de complexiteit van de software hierbij een rol. Wat dat betreft valt de MKB’er een beetje tussen de wal en het schip. In een bedrijf is vaak niet de kennis aanwezig die nodig is om de software volledig te kunnen gebruiken, terwijl deze te complex is om zomaar even te gebruiken. Soms is men ook helemaal niet op de hoogte van de mogelijkheid om rechtstreeks naar bedrijfssoftware te scannen. Het is echter wel degelijk te doen om dit soort software onder de knie te krijgen, zolang je maar realistisch bent in wat je nodig hebt. Vaak is dat helemaal niet zo gek veel in het MKB. Ook hier geldt weer dat je je goed moet laten voorlichten. De bottleneck hier is overigens wederom niet de hardware. In wezen is iedere MFP geschikt om je workflow digitaler te laten verlopen. Wel is het gezien het vele scannen naar netwerklocaties en bedrijfssoftware dat je dan doet handig om een groot bedieningspaneel te hebben. Binnen het portfolio van OKI zou dus alles vanaf de MC573 hardwarematig geschikt zijn.

De OKI MC573dn

Leenders benadrukt op dit punt nogmaals dat digitalisering alleen mogelijk is als je ook daadwerkelijk printbeleid formuleert. Op deze manier kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat de sales-afdeling scant naar de sales-folder op het netwerk of hun bedrijfssoftware. De administratie heeft hier geen toegang toe. Die heeft een eigen locatie toegewezen gekregen. Verder is het belangrijk dat er ook iets gedaan worden met de uitkomsten van het printbeleid. Dat wil zeggen, houdt iedereen zich aan het beleid. 74 procent van de bedrijven doet hier nu helemaal niets mee. Besparen Zoals al eerder aangegeven, gaat het zeker op de lange termijn niet alleen om het besparingen op de printkosten. Deze zijn mooi meegenomen natuurlijk, maar met het optimaliseren van je processen win je op termijn veel meer. Een probleem hiermee is dat er op dit moment al wel meer mankracht nodig is om de digitalisering mogelijk te maken. Je moet een traject in waarbij er eerst moet worden bepaald wat er nodig is. Vervolgens moet er beleid geschreven worden, waarmee digitalisering mogelijk wordt. Dit alles duurt even voor het de beloofde besparingen oplevert. Juist omdat het even duurt voor je als ondernemer kan gaan profiteren van de besparingen, ben je wellicht geneigd om het dan uiteindelijk toch maar niet te doen. Daarom is het volgens Leenders ook belangrijk om de acute effecten van een traject zoals dit te benadrukken. Zo wordt de werkplek er simpelweg een stuk prettiger van. Je kunt in een gedigitaliseerde omgeving overal vandaan bij je bestanden bijvoorbeeld. Dat is ook veel waard, al kun je dat natuurlijk lastig concreet meten.

Table of contents