Device-as-a-Service wint terrein. Laptopfabrikanten maken sinds de afgelopen jaren apparaten, software en support beschikbaar voor een maandelijks tarief. Acer is een van de organisaties die het model aanbiedt. We onderzochten het aanbod om de voordelen en nadelen te begrijpen.

Leasing en huur, oftewel betalen voor gebruik, zijn geen nieuwe begrippen op de laptopmarkt. Distributeurs en resellers maken het sinds jaar en dag mogelijk om apparaten te huren of in termijnen af te lossen. In de afgelopen jaren heeft er echter een verschuiving plaatsgevonden. Steeds meer laptopfabrikanten lanceren eigen programma’s. Klanten kiezen een looptijd en de gewenste apparaten, waarna de apparaten voor een maandelijks bedrag beschikbaar worden gemaakt. Dit model staat in de industrie bekend als leasing.

Sommige fabrikanten maken het ook mogelijk om een volledige werkplek te huren, inclusief laptop, software, support en services. Dit model staat in de industrie bekend als Device-as-a-Service. Acer biedt beide modellen aan in de vorm van Acer Smart Financing en Acer Device-as-a-Service. Voordat we induiken op de voordelen werpen we een licht op de verschillen.

Smart Financing en Device-as-a-Service

Acer Smart Financing maakt het mogelijk om apparaten voor een vastgestelde periode te leasen en in termijnen te betalen. Je kan kiezen voor optionele software- en supportdiensten, maar je betaalt voornamelijk voor de lease van apparatuur.

Acer Device-as-a-Service maakt het mogelijk om apparaten, software en support te huren en in termijnen te betalen. In tegenstelling tot Smart Financing kan een contract worden gewijzigd. Het is geen probleem om van de ene op de andere maand een extra apparaat af te nemen.

Acer Device-as-a-Service is interessant voor organisaties die niet willen omkijken naar het beheer van apparaten en software. Wanneer je een laptop afneemt is het direct mogelijk om de software van jouw organisatie door Acer te laten installeren, configureren en beheren. Denk aan Office 365 en Google Workspace, maar ook aan minder populaire toepassingen. Softwarediensten worden op maat geleverd, waarover later meer. Uiteindelijk staat de volledige werkplek op een enkele factuur.

Smart Financing is interessant voor organisaties die het beheer van apparaten en software zelf uitvoeren of uitbesteden. Dit model heeft meer weg van kale huur. Je spreekt een looptijd af en betaalt een vast maandelijks bedrag voor de geleverde apparaten, inclusief support en services. Bij het vaststellen van een contract is het mogelijk om optionele softwarediensten af te nemen, maar je bent nergens toe verplicht.

Een Smart Financing-contract kan gedurende de looptijd niet meer worden aangepast. Dit is geen probleem voor organisaties die weten wat ze op lange termijn nodig hebben. Device-as-a-Service-abonnementen zijn op korte termijn op te schalen. Dit is interessanter voor bedrijven die snel willen schakelen, bijvoorbeeld vanwege seizoensdrukte. Wil je in het ene jaar minder apparaten gebruiken dan in het andere jaar, dan kan je dit op voorhand met Acer afspreken.

Duurzaamheid

De oplossingen hebben een aantal voordelen gemeen. Zodra een contract of abonnement afloopt zorgt Acer dat de apparaten milieu- en privacyvriendelijk worden verwerkt. Je hoeft niet om te kijken naar recycling of datavernietiging. Acer komt langs op een locatie naar keuze. In het geval van laptops ontvang je een certificaat om aan te tonen dat de gegevens wettelijk zijn verwijderd.

Na de looptijd van een contract of abonnement hergebruikt Acer de onderdelen van ingeleverde apparaten voor nieuwe producten. Als gevolg belanden de apparaten niet op de brandstapel of onder de grond.

De recyclingsprogramma’s van Acer zijn onderdeel van de verduurzamingsstrategie van Acer. Het voordeel is dat je als klant niets hoeft te doen. Recyclingsprogramma’s zijn evengoed beschikbaar voor ingekochte apparaten, maar in dat geval ben je vaak zelf verantwoordelijk voor datavernietiging. De kosten hiervoor lopen snel op. Je kan een dienstverlener inschakelen, maar uitbesteden is zelden goedkoop. Doe je het zelf of leg je het bij een medewerker neer, dan ben je al gauw 30 minuten per apparaat kwijt.

Naast recyclingsprogramma’s zijn reparatiediensten inbegrepen. Voor Nederlandse klanten heeft Acer een reparatiecentrum in Den Bosch. Vanwege de centrale locatie worden kapotte apparaten snel afgeleverd, hersteld en teruggestuurd. ‘Swap service’ is een optionele dienst. Klanten van de dienst ontvangen een directe vervanging voor kapotte apparaten. De vervanging is identiek aan het originele apparaat, waardoor je nooit op een reparatie hoeft te wachten.

Finance

Beide modellen maken het mogelijk om niet in één keer voor apparatuur en eventuele software en support te hoeven betalen. Betalen voor gebruik in plaats van bezit is gunstig voor de koopkracht en liquiditeit van een bedrijf.

De hoogte van een maandtermijn wordt bepaald door drie elementen. Het eerste en belangrijkste element is de gewenste gebruiksperiode. De maandtermijn van een driejarig contract is bijvoorbeeld lager dan een tweejarig contract. Het tweede element is de zogenoemde restwaarde. De waarde die een apparaat aan het einde van de gebruiksperiode heeft, wordt verdisconteerd. De derde en laatste factor is de rente. Uiteindelijk wordt er een investering gedaan en mettertijd afgelost.

Acer blijft altijd de eigenaar van de apparaten. Zodra een contract eindigt dien je de apparatuur weer in te leveren. Het voordeel is een lage total cost of ownership (TCO), deels door de ingenomen restwaarde en deels omdat de verantwoordelijkheid voor het end-of-life proces bij Acer ligt. Het is mogelijk dat apparaten langer meegaan dan de looptijd van het initiële contract. In dat geval kan je Acer om een voorstel voor verlenging vragen.

Device-as-a-Service heeft een voordeel boven Smart Financing. Abonnementen zijn op een moment naar keuze op te schalen. Met dit model ben je optisch meer kwijt dan de kale aankoopprijs van een apparaat, maar de flexibiliteit is waardevol. Koop je apparaten in, dan lopen de kosten van de uitrol, end-of-life en het beheer snel op. Vandaar pakt de TCO vaak in het voordeel van Device-as-a-Service uit.

Software

Beide modellen bieden keuze uit optionele software- en beheerdiensten. Het dienstenaanbod is enorm breed. Acer werkt met een groot partnernetwerk, waardoor je in principe voor elke vraag bij de organisatie terecht kan.

Wil je bijvoorbeeld dat elke laptop voor de Office 365- of Google Workspace-omgevingen van jouw organisatie wordt geconfigureerd, dan zorgt Acer dat de apparaten vóór de levering zijn ingesteld. De softwarelicenties staan op dezelfde factuur als de apparaten. In het geval van Device-as-a-Service betaal je enkel een maandelijks bedrag voor een volledige werkplek.

Ook langetermijnbeheer is geen probleem. Klanten die niet willen omkijken naar de lifecycle en security van apparaten worden gekoppeld aan een geschikte partner. Alle kosten staan op dezelfde maandelijkse factuur als de apparaten en software.

Een van de eerste Nederlandse klanten van Device-as-a-Service was een zorginstelling. Acer kreeg de opdracht om 1500 werkplekken te faciliteren met apparaten, software en beheer. Dergelijke projecten zijn behoorlijk complex, maar daar merkt de klant niets van. Het model is net zo toegankelijk voor kleinbedrijven als voor grootbedrijven.

Bij Smart Financing ligt het anders. De looptijd van het contract staat van begin tot eind vast, inclusief de optionele software en diensten die je toevoegt.

In de praktijk zal het wellicht niet meteen duidelijk zijn welke optie je moet nemen voor jouw organisatie. Dat is op zich geen probleem, want Acer heeft ook op dit punt het nodige opgetuigd. Wanneer je contact opneemt, krijg je hulp op basis van je eisen. Het idee achter Device-as-a-Service en Smart Financing is eenvoud. Daar sluit de service van Acer op aan.

Tip: Review: Acer Chromebook Vero 514 – meer dan milieuvriendelijk