Onderschat samenwerking niet bij het opschalen van automatisering

Abonneer je gratis op Techzine!

Robotic Process Automation (RPA) is het snelst groeiende segment van de wereldwijde markt voor bedrijfssoftware. Deloitte suggereert zelfs dat 72 procent van de organisaties in 2022 met hun RPA-reis zullen zijn begonnen. Nu de technologie een hoge vlucht neemt, is het belangrijk om na te denken over hoe de beste resultaten kunnen worden bereikt door samenwerking.

Een of twee specialisten kunnen een automatiseringsproject in een vroeg stadium opstarten door eenvoudige softwarerobots te creëren en in te zetten om de belanghebbenden te ‘verrassen’. Zodra het laaghangende fruit van automatisering is geplukt, kan het opschalen beginnen.

In dit stadium zullen deze specialisten vaak een centre of excellence (CoE) oprichten. Dit geeft richting aan het automatiseringsprogramma en biedt de nodige RPA-expertise. Daarnaast maakt dit ook de bredere steun van senior mogelijk. Van deze specialisten mag echter niet worden verwacht dat ze de hele uitrol op zich nemen. Het is van vitaal belang dat er functieoverschrijdend wordt samengewerkt.

Coördinatie tussen meerdere lagen

Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat automatiseringsprojecten drie keer meer kans van slagen hebben als er coördinatie plaatsvindt tussen verschillende functies en lagen binnen organisaties. Met andere woorden, je kunt veel werk verzetten in je CoE, maar je zult niet in staat zijn je robots in te zetten zonder samenwerking met IT-collega’s.

Als de automatisering toeneemt, raakt deze aan steeds meer processen, toepassingen en gegevensbronnen. Deze vallen binnen het domein van IT. Bovendien zullen vanuit IT advies en governance nodig zijn om ervoor te zorgen dat complexere automatiseringen effectief blijven. Met dit in het achterhoofd is samenwerking met IT van essentieel belang. Dit omdat de IT-afdeling een natuurlijke proeftuin is en vaardigheden herbergt die andere afdelingen ontberen.

Er zijn vijf belangrijke gebieden waarop IT ondersteuning kan bieden: het voorbereiden van de infrastructuur, het assisteren bij complexe builds, het bieden van kwaliteitsborging, het waarborgen van de beveiliging en het zorgen voor het budget om het allemaal mogelijk te maken.

Een compatibele IT-infrastructuur

De IT-infrastructuur moet compatibel zijn met het gekozen automatiseringsplatform en gereed zijn om de technologie te hosten. Alleen zo is het mogelijk om een goede prestaties, stabiliteit en schaalbaarheid te waarborgen. Aangezien het IT-team verantwoordelijk is voor de onderliggende infrastructuur, is hun betrokkenheid van essentieel belang.

Als IT-teams eenmaal weten wat de specifieke kenmerken zijn van het optimaliseren van de infrastructuur voor automatisering, hebben ze de kennis om deze veranderingen ook door te voeren. Naarmate automatiseringen worden uitgerold, kan er ook een beroep worden gedaan op IT-teams om deze infrastructuur waar nodig te onderhouden.

Het creëren en onderhouden van een goede infrastructuur zorgt voor stabielere en betrouwbaardere automatiseringen, en daarmee voor betere prestaties.

Automatiseringen ontwerpen

Low-code en no-code platforms stellen zakelijke gebruikers van alle afdelingen in staat om eenvoudige automatiseringen te creëren en te implementeren. IT-specialismen zijn echter vaak nodig om complexere automatiseringen te realiseren. De vaardigheden van IT op het gebied van het configureren van de code, prestaties en testen zijn vaak essentieel om ervoor te zorgen dat complexe automatiseringen zo zijn ontworpen dat ze optimaal voldoen aan de behoeften van het bedrijf.

IT-specialismen zijn niet voor elke automatisering nodig. Het is belangrijk om een zekere mate van flexibiliteit en wendbaarheid te behouden. IT-teams moeten er echter wel bij worden betrokken. Dit om ervoor te zorgen dat elk proces dat baat kan hebben bij automatisering, in overweging genomen kan worden.

IT zorgt voor kwaliteitsborging

Om RPA effectief te kunnen schalen, moet je erop kunnen vertrouwen dat de softwarerobots presteren zoals verwacht. IT kan een belangrijke rol spelen bij het inbouwen van kwaliteitsborging in de ontwikkeling en implementatie van automatisering. Aangezien IT-teams vaak eigenaar zijn van de applicaties waarin automatiseringen werken, kunnen zij rapporten genereren over hoe het bedrijf profiteert van de technologie.

Hoewel systeemveranderingen voor menselijke collega’s intuïtief kunnen zijn, hebben softwarerobots begeleiding nodig. IT heeft een volledig overzicht van upgrade- en onderhoudsschema’s en moet nauw samenwerken met automatiseringsteams. Hierdoor kun je eventuele wijzigingen gemakkelijk aanpassen, zodat de softwarerobots kunnen blijven presteren zoals bedoeld.

IT beveiligt automatiseringsimplementaties

Bij het verwerken van gevoelige gegevens maakt het niet uit of een mens of een robot de taak uitvoert. In beide gevallen gelden dezelfde beveiligingsnormen. De meeste automatiseringen zullen toegang nodig hebben tot bedrijfskritische systemen en gevoelige gegevens om bedrijfsbrede taken uit te voeren. Dat betekent dat beveiliging en compliance essentieel blijven. IT moet betrokken worden bij het bouwen van automatiseringen, zodat de toegang tot systemen de veiligheid niet in gevaar brengt.

Binnen een budget samenwerken

Om automatisering op schaal te realiseren, moeten de middelen beschikbaar zijn. Wat je niet wilt, is dat automatiserings- en IT-teams strijden om het budget. Samenwerking tussen teams op het gebied van budget en middelen leidt tot logischere en efficiëntere financieringsbeslissingen. Het delen van expertise met elkaar kan daarnaast helpen om onverwachte verborgen kosten te voorkomen.

Het opschalen van automatisering is zeker niet alleen een IT-project. Zonder de steun van IT het echter weleens lastig kunnen worden om je doelstellingen te behalen. Hoewel automatiseringsexperts en zakelijke gebruikers hun eigen rol hebben, zijn het testen, het versiebeheer, de implementatie, het onderhoud en de ondersteuning door de IT-afdeling van vitaal belang. Het komt zelden voor dat een organisatie een speciaal IT-team voor automatisering heeft. Daarom moet zorgvuldig worden overwogen hoe met onder andere IT-afdelingen kan worden samengewerkt om succes te verzekeren.

Dit is een bijdrage van Maurits Houck, Regional VP Benelux bij UiPath. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.