Grootschalige IT-projecten en de Rijksoverheid gaan niet goed samen. Keer op keer mislukken projecten die veel geld kosten. Waarom mislukken de projecten en wat kan de Rijksoverheid doen om ze toch te laten slagen? Helaas ziet het er niet goed uit.

De Nederlandse Rijksoverheid en ICT-projecten vormen geen gelukkig huwelijk. Al langere tijd doen zich op dit terrein problemen voor. Denk daarbij aan geruchtmakende zaken als de modernisering van de Gemeentelijke Basisadministratie, het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD), de OV-chipkaart en de invoering van het C2000-communicatienetwerk. Allemaal projecten die met enorme problemen kampten, te lang duurden en veel geld opslurpten.

In 2014 stelde de Parlementaire Enquête van de Tweede Kamer over de ICT-problemen bij de Rijksoverheid dat er veel moest worden veranderd. De Enquêtecommissie gaf een reeks aanbevelingen die de ontwikkeling en uitvoer van ICT-projecten bij de Rijksoverheid beter moesten begeleiden en doen slagen.

Geen verandering in 2022

Anno 2022 lijkt hiervan weinig terechtgekomen. In de afgelopen jaren hebben talloze nieuwe incidenten rondom de ICT-diensten en -infrastructuur van de Rijksoverheid laten zien dat er eigenlijk weinig is geleerd. Denk daarbij aan de constante ICT-problemen van de landelijke en regionale GGD-diensten rondom het coronatestbeleid, waarbij onder andere storingen aan de orde van de dag zijn.

Ook de Belastingdienst is niet in staat ICT-systemen op korte termijn aan te passen, zodat het kan voldoen aan door het parlement vastgestelde wetgeving. Zo wilde het kabinet de jubelton afschaffen (schenking van 100.000 euro aan kinderen voor kopen huis) en de BTW op groente en fruit verlagen. Dat krijgt de Belastingdienst de komende paar jaar niet geregeld door een falend IT-systeem.

Ook een nieuw ICT-systeem waar alle gemeentes mee moeten werken voor de nieuwe Omgevingswet is vertraagd. Dit systeem is belangrijk voor het terugdringen van het woontekort, maar kan niet worden gebruikt vanwege een gebrek aan kennis van het systeem bij ambtenaren. Een wet die al een jaar was uitgesteld omdat het betreffende ICT-systeem niet op orde was. Daar komt nu waarschijnlijk nog een jaar bij.

Andere problemen die zich voordoen zijn het grote achterstallig onderhoud van de ICT-systemen van de Rijksoverheid en de recente ontwikkeling van een overbodig eigen videobelsysteem voor de Rijksoverheid door het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK).

Mogelijke oorzaken

Alle bovenstaande voorbeelden geven aan dat de ICT bij de Rijksoverheid nog steeds niet in orde is. De vraag is natuurlijk hoe deze ongelukkige relatie wordt veroorzaakt? Uit studies naar dit probleem zijn een aantal gemeenschappelijke mogelijke oorzaken te noemen. De belangrijkste oorzaak ligt -zoals eerder al aangegeven- eigenlijk voor de hand; de Rijksoverheid heeft niet geleerd van eerdere mislukkingen.

Een andere mogelijke oorzaak is de omvang die ICT-projecten van de Rijksoverheid vaak aannemen. De Rijksoverheid streeft vaak naar oplossingen die een compleet antwoord moeten geven op het probleem waarvoor het systeem wordt gebouwd. Deze gedachte leidt tot zeer complexe en grote projecten, waarbij veel partijen ieder een stukje bouwen en beheren. Dit komt uiteindelijk de realisatie én het product niet ten goede.

Daarnaast ontbreekt vaak een duidelijke opdrachtgever. De afzonderlijke ministeries of uitvoeringsdiensten zijn nu verantwoordelijk voor het initiëren en uitvoeren van ICT-projecten. Bij overstijgende projecten raakt deze verantwoordelijkheid zoek en versnippert de regie.

Ook zijn bij de realisatie en op inhoudelijk niveau niet de aangenomen leveranciers (juridisch) verantwoordelijk, maar wel de betreffende ministeries of uitvoeringsdiensten. Op deze manier ontvangen leveranciers, wanneer door hun toedoen een project misgaat, toch gewoon het afgesproken bedrag. Hierdoor kan makkelijk een ‘faalindustrie’ ontstaan.

Andere factoren zijn onvoldoende kennis bij wetgevende instanties -de Eerste en Tweede Kamer- en stikt vasthouden aan de Europese aanbestedingsregels. Hoewel ook het niet houden aan deze regels, de nodige problemen kan opleveren. Zo werd duidelijk bij het videoconferencingproject van BZK.

Eventuele oplossingen

Grote ICT-projecten van de Rijksoverheid lopen hierdoor een grote kans te mislukken. Wel zien onderzoekers punten waarmee de Rijksoverheid ICT-projecten op een betere wijze kan uitvoeren. Belangrijk hierbij is dat de Rijksoverheid een gedeelde visie en ambitie voor ICT-projecten ontwikkelt. In plaats van achter ‘de waan van de dag’ aan te lopen, moet een digitale architectuur op basis van een gedeelde visie worden ontwikkeld. Kortom; een overkoepelende ‘stip op de horizon’.

Andere voorwaarden die de Rijksoverheid helpen bij het beter uitvoeren van het ICT-beleid, zijn een betere digitale dienstverlening en vooral een centrale organisatie binnen die de ICT-projecten voor de hele overheid aanstuurt.

Adviescollege ICT-toetsing goed initiatief

De komst van het Adviescollege ICT -toetsing is in ieder geval al een belangrijke stap. Dit adviescollege voor de Rijksoverheid komt voort uit de Parlementaire Enquête van 2014. Het onafhankelijke adviesorgaan heeft tot doel ICT-projecten van de Rijksoverheid te toetsen en valideren op slaagkans en het geven van aanbevelingen ter verbetering.

Uit de jaarcijfers over 2020  van het adviescollege blijkt dat van de 158 aangemelde projecten al in eerste instantie veel werd afgewezen. Van de in totaal 43 aangenomen adviesaanvragen zijn er vijf afgewezen, vier afgerond en goedgekeurd, waren er in 2021 vijf in uitvoering en is één afgewezen. 24 projecten wachten nog op onderzoek.

Het adviesorgaan constateerde bij vrijwel alle getoetste projecten vele risico’s voor de haalbaarheid. Zo is de ontwikkelduur van de ontwikkeling van projecten vaak zeer lang -meer dan 5 jaar-, ontbreekt vaak een duidelijk stappenplan en zijn regelmatig ontwerpkeuzes gemaakt die zich in vergelijkbare situaties niet hebben bewezen.

Aanbevelingen

Het Adviescollege ICT-toetsing constateert dat voor een goede ontwikkeling en haalbaarheid van ICT-projecten nog veel te winnen valt. Het adviseert daarom onder meer korte ontwerpcycli, zodat de slaagkans wordt verbeterd en sneller geleerd en bijgesteld kan worden.

Ook hebben ICT-projecten een effectieve en efficiënte kwaliteitsbeoordeling nodig. Deze kwaliteitscontrole moet bij de opdrachtgevers zelf liggen.

Conclusie

ICT-projecten van de Rijksoverheid zijn nog altijd een grote bron van zorg. Projecten worden te groot opgezet, zonder precies te weten waar deze in de kern toe dienen. Bij de uitvoer ontbreekt vaak het nemen van verantwoordelijkheid en raakt regie vaak versnipperd. Ook ontbreekt het aan goede gespecialiseerde kennis over ICT-projecten bij wetgevende instanties. Dit alles maakt dat ICT-projecten van de Rijksoverheid vaak een lage slaagkans hebben.

Er valt dus nog voldoende te winnen. Het Adviescollege ICT-toetsing kan hierbij -mits voldoende mankracht beschikbaar is- goed helpen. Ook de komst van een staatssecretaris voor Digitalisering in het nieuwe kabinet lijkt een stap.

Toch blijkt uit het coalitie- en regeerakkoord dat meer aandacht voor de ICT-projecten van de Rijksoverheid en meer sturing hiervoor geheel ontbreekt. Dit is een grote gemiste kans, gezien de ervaringen uit het al dan niet recente verleden.