Google Workspace neemt voorsprong op Microsoft met hybride werken

Abonneer je gratis op Techzine!

Google heeft besloten om zijn Google Workspace product voor iedereen beschikbaar te maken. Voorheen was Google Workspace enkel beschikbaar voor zakelijke gebruikers of gebruikers uit het onderwijs. Nu komt de dienst voor iedereen beschikbaar. Wel blijven er abonnementsvormen voor bedrijven en onderwijsinstellingen die meer features en beheermogelijkheden bieden.

Met de stap om Google Workspace beschikbaar te maken voor iedereen en daarnaast ook een abonnement te introduceren voor kleine ondernemingen, onder de naam Google Workspace Individual, wil Google een voorname rol gaan spelen in het nieuwe hybride werken na corona. Het Workspace Individual abonnement is gericht op ZZP’ers die op zoek zijn naar een betere Workspace ervaring en meer tools voor virtuele meetings.

E-mail en Chat moeten elkaar naadloos ondersteunen

Zakelijke gebruikers hadden al enige tijd de mogelijkheid om Google Chat Rooms te gebruiken. Dat product wordt nu hervormd naar Google Spaces. Met Spaces wordt het mogelijk om middels chatberichten te communiceren. Dit kan 1-op-1, maar ook in groepen. In het onderwijs bijvoorbeeld met een hele klas, of in een onderneming met een aantal of een hele groep collega’s.

Google Spaces is het cement tussen Gmail en Google Meet

De visie van Google is dat Spaces naadloos moet aansluiten op Gmail en Google Meet. Zo moet het bijvoorbeeld mogelijk worden om een e-mail snel en eenvoudig op te schalen naar een chatsessie. Bijvoorbeeld als je met een zakenrelatie of collega aan het heen en weer mailen bent, dat je met een simpele druk op de knop een chatsessie kan starten om wat zaken af te stemmen, zodat je minder e-mails nodig hebt.

Google Spaces

Daarnaast werkt Spaces ook weer naadloos samen met Google Meet. Als je met een aantal collega’s aan het chatten bent over een project, kan je eenvoudig opschalen richting Google Meet en een videomeeting opzetten met alle deelnemers. Hoewel Google de producten allemaal los van elkaar heeft ontwikkeld, vormen ze gezamenlijk wel een nieuwe eenvoudige manier van communiceren, waarbij Spaces het cement tussen Gmail en Google Meet is.

Voor particulieren die geen betaald Google Workspace abonnement hebben, zal Spaces nu ook beschikbaar komen. De Google Chat functies waren voorheen enkel beschikbaar voor betalende klanten. Dat gaat nu ook veranderen met de introductie van Spaces.

Spaces ook geïntegreerd in alle Office-tools

De nieuwe Google Chat-oplossing wordt ook diep geïntegreerd in alle Office-producten van Google. Dus in zowel Documenten, Spreadsheets als Presentaties, kan je op elk gewenst moment een chatsessie starten met collega’s die ook aan het werk zijn in het document. Op die manier kan je eenvoudiger en sneller samenwerken. We hebben hier recent ook al wat over geschreven, over Google’s Smart Canvas.

Google Workspace maakt hybride werken eenvoudiger met specifieke features

RSVP

Bij Google lijken ze goed nagedacht te hebben over specifieke features die nodig zijn bij het nieuwe hybride werken. Een goed voorbeeld hiervan is een update in de Google Calendar. Hier kan je voortaan aangeven of je fysiek of virtueel bij een afspraak aanwezig bent.

Ook kan je nu instellen op welke locatie je werkt. Stel dat je bijvoorbeeld op maandag, dinsdag en vrijdag op kantoor werkt, maar op woensdag en donderdag thuis. Dat kan je in Google Calendar vastleggen, zodat collega’s die een afspraak met je willen plannen, kunnen zien op welke dagen dat fysiek mogelijk is en op welke dagen enkel virtueel. Mocht je op verschillende locaties werken, omdat je bedrijf meerdere kantoren heeft, dan kan je dat ook vastleggen. Het kan ook heel flexibel, waarbij het elke week anders is.

Actief deelnemen in hybride meetings

Iets wat ook veel vaker gaat voorkomen zijn hybride meetings. Waarbij sommige mensen vanuit huis virtueel een meeting bijwonen, terwijl andere deelnemer gezamenlijk in een vergaderruimte zitten met een groot scherm en een videobar. Je kan op die manier in principe prima een meeting houden in Google Workspace. Er zijn vandaag de dag genoeg videobars die in staat zijn om personen goed uit te lichten in een vergaderruimte als ze aan het woord zijn. Wat echter lastiger is in dit soort situaties, is iedereen zijn mening vragen of als mensen een betoog houden er tussen komen om ook je zegje te doen.

Als je allemaal fysiek aanwezig bent, is dat veel eenvoudiger. Zeker in hybride meetings zit je met vertragingen op de lijn en praten mensen al snel door elkaar. Google heeft daar een oplossing voor gevonden, middels de Companion Mode. Deze Companion Mode is gericht op mensen die fysiek aanwezig zijn bij zo’n hybride meeting. Zij kunnen dan namelijk op hun smartphone of laptop inloggen op de meeting. In dit geval niet voor spraak of video, maar wel om bijvoorbeeld “virtueel” hun hand op te steken of om een vraag (poll) te beantwoorden die in de meeting is gesteld.

Google Companion

Het idee van deze companion mode is zeer goed. Het is de vraag of iedereen deze ook goed gaat gebruiken. Het blijft uiteindelijk makkelijker om die stap over te slaan en te proberen in te breken in het gesprek. Een gespreksleider moet dus wel echt aansturen op get gebruik van de app. Dat kan door veel vragen te stellen in de meeting, waarop mensen moeten antwoorden om tot beslissingen te komen.

Google loopt voorop in hybride werken

Met deze nieuwe ontwikkelingen lijkt Google Workspace in elk geval voorop te lopen in hybride werken. Grote concurrent Microsoft is weliswaar nog steeds marktleider en zet soortgelijke stappen door meer mogelijkheden toe te voegen om samen te werken. Bij Microsoft staat het Teams product centraal in deze ontwikkeling. Wel zijn wij van mening dat Microsoft op dit vlak op achterstand staat, bij Google werkt het allemaal een stuk sneller en soepeler. Het is ook wat gebruiksvriendelijker en werkt meer intuïtief. Microsoft Teams is best wel een zware applicatie die niet altijd even logisch werkt. Zeker bij het gezamenlijk werken in documenten heeft Microsoft nog flink wat werk aan de winkel. Verder zien wij voorlopig nog geen naadloze overgang tussen Outlook en Teams ontstaan, dat zijn bij Microsoft nog redelijk gescheiden werelden.

Uiteindelijk heeft elke gebruiker zo zijn voorkeur, welke producten hij of zij het prettigs vindt werken. Beide bedrijven hebben een historie waarin hun Office en e-mail diensten het ene moment wat beter of wat minder waren. Op basis van alle aankondigingen in de laatste maanden, zijn beide wel zeer actief bezig hun producten door te ontwikkelen en is er een nieuwe concurrentiestrijd op komst. Daarbij kan de gebruiker alleen maar winnen, want hoe beter de producten worden, hoe prettiger het is voor de eindgebruiker.