Hybride werken na corona, hoe richt je dat in?

We hebben het steeds vaker over wat we ‘na corona’ gaan doen. Niet alleen als het gaat om de invulling van onze vrij tijd, maar ook zeker over hoe het werkzame leven er dan uit zal zien. Een van de belangrijkste vragen die organisaties hebben is hoe een en ander ingericht moet worden, vooral op het gebied van AV. Wij hadden de gelegenheid om hierover te spreken met twee partijen die hier samen een concreet plan voor hebben bedacht, Workwire en Avex.

Hybride werken is vooralsnog het toverwoord als het gaat om hoe je nu moet nadenken over de inrichting van je werkomgeving. De exacte invulling is uiteraard nog koffiedik kijken. Niemand weet immers nog exact hoe hybride werken er concreet uit gaat zien. Dit betekent echter niet dat je er niets aan kunt doen of aan kunt voorbereiden, betogen Marco Verhoef van WorkWire en Erwin Schmitz van Avex. Je moet er echter wel bewust mee aan de slag gaan. Om hierbij te helpen, hebben de twee partijen een routekaart ontwikkeld waar je als organisatie doorheen kunt gaan om hier een goed beeld van te krijgen.

De betrokken partijen

De samenwerking tussen WorkWire en Avex is een heel natuurlijke, geven beide heren aan. Waar Workwire zich als huisvestingsadviesorganisatie primair bezighoudt met het conceptuele en strategische gedeelte van het opnieuw inrichten van werkomgevingen, zit Avex vooral op het daadwerkelijk leveren van die nieuwe omgevingen. Er is dus vrijwel geen overlap. Dat is altijd gunstig. Het is nu heel duidelijk wie wat doet. Dat schept ook duidelijkheid in het commerciële aspect van de samenwerking.

Naast WorkWire en Avex zijn er nog meer partijen betrokken bij dit initiatief rondom hybride werken. Een daarvan richt zich op de psychische kant van het verhaal. Het herinrichten van een werkomgeving heeft immers op verschillende mensen ook een verschillende impact. Daar dien je dus ook rekening mee te houden.

Een vierde partner is Logitech. In de officiële uitingen staat dat dit initiatief ‘powered by Logitech’ is. Dat houdt in dat Avex bij de implementatie producten en diensten van Logitech gebruikt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de VC (Video Collaboration)-producten, maar ook aan een beheeromgeving zoals Logitech Sync.

Mixed Presence Office

Centraal in de benadering van Workwire en Avex staat het zogeheten Mixed Presence Office (MPO)-concept. Deze term hebben ze zelf bedacht, nog voor iedereen het over hybride werken ging hebben, geeft Verhoef aan, maar betekent in principe hetzelfde. Het startpunt is de acceptatie dat we niet teruggaan naar hoe het was en dat er dus iets moet gebeuren om medewerkers optimaal te kunnen laten functioneren.

De noodzaak om hierover na te denken, is inmiddels goed doorgedrongen. Vooral vanaf de jaarwisseling is de omslag duidelijk merkbaar geweest. Toen beseften steeds meer organisaties dat dingen gingen en moesten veranderen. Zeker omdat het nu nog niet duidelijk is hoe alles eruit gaat zien, moet je werken aan een inrichting die alle kanten op kan. De best gewaardeerde kantooromgevingen faciliteren alles. Dus zowel teams als de individuele medewerkers.

Alles faciliteren klinkt logisch. In de praktijk is dit echter niet altijd even eenvoudig. Denk aan organisaties met veel jonge medewerkers. Die hebben doorgaans niet de luxe om thuis een goede werkplek in te richten. Daar moet je dus goed rekening mee houden.

Geen greenfield

Bij het ontwikkelen van een goede werkomgeving voor hybride werken, is het uiteraard belangrijk om je te realiseren dat het maar zelden gaat om een greenfield-omgeving. Dat wil zeggen, er staat al het nodige en dat moet wel gewoon gebruikt blijven worden. Dat maakt de benadering van WorkWire en Avex dan ook geen one-size-fits-all. Vandaar ook dat men het stappenplan heeft ontwikkeld, waar we zo nog even op terugkomen. Dat moet organisaties helpen om het passend te maken, met de bestaande omgeving als vertrekpunt.

Vanuit WorkWire en Avex wordt er daarnaast ook veel minder bouwkundig naar het inrichten van kantoren gekeken dan voorheen het geval was. Dat wil zeggen, ze leggen vooral veel nadruk op bijvoorbeeld de akoestiek binnen een ruimte. Het gaat hier dan om zaken zoals akoestische doeken, maar ook de inzet van de juiste technologie. Door deze benadering kun je ook relatief eenvoudig aanpassingen doorvoeren. Dat is een stuk lastiger als je steeds wanden moet verplaatsen, bijvoorbeeld.

Legacy kun je niet alleen creëren door fysieke wanden neer te zetten, die binnen afzienbare tijd weer ergens anders moeten staan. Ook op het gebied van de technologie moet je hier rekening mee houden, geeft Schmitz aan. Je moet inspelen op waar een organisatie naartoe gaat of kan gaan. Als een organisatie bijvoorbeeld de overstap maakt van Cisco Webex naar Microsoft Teams, dan moet dat geen problemen opleveren. De software moet het vertrekpunt zijn dus, niet de hardware.

Voor iedere meeting een setting

Waar het bij het aanbod van WorkWire en Avex in de basis op neerkomt, is een werkomgeving zo inrichten dat die past bij de verschillende werkprocessen en ook flexibel genoeg is om mee te bewegen als er veranderingen optreden. Niet iedere setting vraagt immers om hetzelfde type meeting of inrichting. Een scrumsessie vergt een andere inrichting dan een 1:1-gesprek bijvoorbeeld. En er zijn altijd zaken waarbij een medewerker totale rust nodig heeft. De thuiswerkende collega moet tot slot ook goed deel kunnen nemen aan meetings.

Bovenstaande geeft al wel een beetje aan dat je hybride werken niet zomaar even snel inricht binnen je organisatie. Met een opdrachtgever die erin gelooft begint het pas, geeft Verhoef dan ook aan. Er zijn daarna nog de nodige stappen nodig om het ook echt te doen. Om organisaties daarbij te helpen, hebben WorkWire en Avex een routekaart ontwikkeld. Hieronder zie je globaal wat de routekaart inhoudt. Het volledige document is op aanvraag beschikbaar.

Enquête en bouwstenen

Concreet belangrijk in dit stappenplan is stap twee. Deze bestaat uit een vragenlijst. Die heeft als doel om duidelijk te krijgen hoe de inrichting aan de start van het proces is. Ook wordt hier duidelijk op welke vlakken een organisatie nog stappen kan zetten. De vragenlijst wordt ingevuld door de medewerkers, niet (alleen) door het management.

Na de nodige analyse en verdere gesprekken, kunnen dan de bouwstenen gedefinieerd worden. Dat vindt plaats in stap vijf. Deze bouwstenen kun je zien als het fysieke resultaat van de herinrichting. Je kunt hier denken aan iets wat ze bij WorkWire en Avex de Focus Nis noemen. Dat is een module die met behulp van soundmasking geschikt is om even alleen aan iets te werken. Verder werken ze ook met zones. Je kunt bijvoorbeeld een zone van een open ruimte met behulp van geluid zo inrichten dat je toch de juiste spraakdiscretie krijgt.

Overigens houden WorkWire en Avex hier ook rekening met het type mens dat bij een organisatie werkt. Dat is namelijk ook heel belangrijk, stellen Verhoef en Schmitz. Vandaar ook dat de vragenlijst onder alle medewerkers uitgezet wordt.

Nadat duidelijk is welke bouwstenen er moeten komen, werken WorkWire en Avex het plan verder uit. Ze presenteren het ook aan de beslissers binnen organisaties, waarna er nog dingen aangepast kunnen worden. Het eindresultaat is als het goed is dat ze het mogen opleveren.

Voor wie is het interessant?

We hebben al aangehaald dat het nog niet duidelijk is hoe we na corona precies gaan werken. Dat het anders zal zijn dan voorheen, daar lijkt iedereen het wel over eens. Dus er moet wel echt iets gebeuren. Het is dus slim dat WorkWire en Avex voor een zeer flexibele benadering hebben gekozen. Met redelijk universele bouwblokken die aansluiten bij eveneens redelijk universele pijnpunten. Uiteraard zal er her en der wat op maat gemaakt worden, maar de basis is tamelijk standaard.

De grote vraag wat ons betreft is vooral of iedereen iets heeft aan dit stappenplan van WorkWire en Avex. Volgens Verhoef en Schmitz is het inrichten op hybride werken voor iedereen bereikbaar met behulp van hun aanbod. Uiteraard zal de mate waarin het allemaal gedaan kan worden, variëren. Het lijkt vooral gericht op grote organisaties met grote kantoren die ze nu beter in moeten richten voor hybride werken. Dat is ook logisch, omdat daar de grootste uitdagingen liggen. Ook als kleiner bedrijf kun je waarschijnlijk wel profiteren van de inzichten en expertise van WorkWire en Avex. De vraag is alleen of je dan ook door dat hele stappenplan heen wilt of moet gaan.

Wat de exacte doelgroep ook precies mag zijn, het is in ieder geval goed dat er door WorkWire en Avex op een realistische wijze gekeken wordt naar de uitdagingen voor organisaties met betrekking tot het hybride werken. We zijn van plan om hier zeker nog eens op terug te komen in de toekomst, om te kijken hoe de routekaart valt in de markt. Hopelijk kunnen we dan ook eens wat concreter zien hoe het er in de praktijk uitziet.