Wanneer je onderneemt, doe je dat meestal vanuit een passie of overtuiging. Omdat je gelooft in je product of je dienst. En omdat je graag je eigen baas wil zijn, met ruimte om te doen wat je graag doet en je eigen agenda te bepalen. De administratie gooit echter te vaak roet in het eten. Veel ondernemers spenderen te veel tijd aan hun administratie en boekhouding. En elke seconde die je aan je administratie besteedt, is een seconde minder om te doen wat je écht graag doet. Gelukkig kan het ook anders.
Kleine bedrijven en ondernemers vertegenwoordigen 99,8% van alle actieve bedrijven in Europa en zijn verantwoordelijk voor 85% van de nieuwe banen die de afgelopen vijf jaar op het continent zijn gecreëerd. Europese ondernemers zijn vaak gedreven door optimisme en enthousiasme, maar worden dagelijks geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen. Zo moet je als ondernemer niet alleen aan je service denken, maar je ook bezighouden met zaken zoals marketing en… administratie. En dat blijkt voor veel ondernemers een struikelblok, zo blijkt uit onderzoek van Visma, waarbij 2.000 Europese ondernemers werden bevraagd.
Tijdverlies door administratie
Als ondernemer heb je heel wat administratieve taken uit te voeren. Van je boekhouding bijhouden tot payroll-administratie, facturatie en zoveel meer. Meer dan de helft van de ondervraagde ondernemers geeft dan ook aan dat ze meer dan 40% van hun tijd kwijt zijn aan administratie. In Centraal-Europa geeft zelfs 15% van de respondenten aan dat ze meer dan 80% van hun tijd besteden aan administratie.
Deze administratieve belasting gaat uiteraard ten koste van andere cruciale bedrijfsactiviteiten zoals marketing en verkoop, die ondernemers als hun grootste uitdagingen beschouwen. Hierdoor blijft er minder tijd over om strategische beslissingen te nemen en zich te richten op groei of op de service naar hun klanten. Hoewel ondernemers dus vaak hun business oprichten om hun passie na te jagen, blijft er maar weinig tijd over voor die passie.
Professionele software maakt het verschil
Het onderzoek onthult ook regionale verschillen in de manier waarop ondernemers omgaan met administratie. In Noord-Europa besteden ondernemers relatief minder tijd aan administratieve taken vergeleken met hun collega’s in Centraal- en Zuid-Europa. Terwijl traditionele methoden zoals spreadsheets en handmatig papierwerk nog steeds veel worden gebruikt, wint cloud-gebaseerde software terrein, vooral in België, Nederland en de Scandinavische landen.
Ondanks de beschikbaarheid van technologie die administratieve processen kan vereenvoudigen, blijkt uit het onderzoek dat 54% van de ondernemers geen gebruik maakt van professionele boekhoudsoftware, of niet weet of ze het gebruiken. Van de ondernemers die wel software gebruiken, zegt slechts 16% cloud-gebaseerde oplossingen te gebruiken voor boekhoudtaken, terwijl 30% nog steeds vertrouwt op geïnstalleerde software.
Nochtans biedt technologie duidelijke voordelen het runnen van een bedrijf. Denk maar aan de automatisering van repetitieve taken, automatische kwaliteitscontroles en foutmeldingen, en het automatisch in regel zijn met veranderende wetgeving. De meerderheid van de bevraagde ondernemers erkent dat het gebruik van professionele software tijd bespaart bij administratieve taken, zoals boekhouding (54%) en facturatie (59%).
Steeds meer ondernemers gebruiken facturatie- en payroll-software
Op het gebied van facturatie is de adoptie van professionele software het hoogst. Uit het onderzoek blijkt dat 59% van de bedrijven professionele software gebruikt om hun facturen te beheren. Geïnstalleerde software is hier de meest gebruikte optie (37%), terwijl SaaS-oplossingen steeds populairder worden en door 22% van de ondernemers worden gebruikt. Toch vertrouwt een aanzienlijk deel (19%) nog steeds op spreadsheets voor facturatie.
Voor payroll-administratie ligt het gebruik van professionele software lager dan voor facturatie. Slechts 37% van de ondernemers gebruikt hiervoor specifieke software, terwijl 35% niet eens weet welke tool ze gebruiken voor hun loonadministratie. Dit duidt mogelijk op een veelvoorkomende praktijk waarbij salarisadministratie wordt uitbesteed.
Accountants blijven belangrijke partners
Ondanks de digitalisering blijven accountants een essentiële rol spelen in het bedrijfsbeheer van veel ondernemers. 74% van de respondenten gaf aan tevreden te zijn met hun accountant, waarbij ze vooral op hen vertrouwen voor boekhoudkundige en salaris administratieve taken. Toch komt uit het onderzoek naar voren dat ondernemers kritisch beginnen te kijken naar de prijsstelling van deze diensten. Ongeveer 45% van de respondenten beschouwt accountantsdiensten als duur, terwijl slechts 9% de kosten als redelijk ervaart.
Dit wijst op een tweedeling: terwijl accountants nog steeds als belangrijke zakelijke partners worden gezien, dwingt de digitale transformatie hen om hun waarde te heroverwegen. De vraag rijst of accountants hun diensten tegen lagere kosten moeten aanbieden of dat ze zich moeten positioneren als strategische adviseurs die meer toegevoegde waarde bieden.
Automatisering biedt oplossingen
Het onderzoek laat duidelijk zien dat Europese ondernemers worstelen met administratieve taken en tijdsbeheer. Technologie biedt oplossingen die tijd kunnen besparen. Door administratie en randzaken zoveel mogelijk te automatiseren, hebben ondernemers veel meer ruimte om zich op de essentie van hun zaak toe te leggen en hun passie en visie tot leven te brengen.
Accountants blijven een vertrouwde partner voor ondernemers, maar zullen zich moeten aanpassen aan de toenemende vraag naar efficiëntere en goedkopere oplossingen. Door accountancy software te gebruiken kunnen ook accountants tijd winnen door taken te laten automatiseren. Zo blijft er meer ruimte over om een strategische rol op te nemen en hun klanten persoonlijk te adviseren. Door gebruik te maken van technologie kunnen zowel ondernemers als accountants hun werkprocessen optimaliseren en hun focus verleggen naar wat echt belangrijk is: het laten groeien van hun bedrijf en het servicen van hun klanten.
Deze oplossingen maken deel uit van de Visma-groep. Met cloud-gebaseerde producten en AI-tools ondersteunt Visma ondernemers in heel Europa. Zo kunnen zij zich focussen op de groei van hun onderneming. In de volgende blog blikken we vooruit en gaan we na hoe ondernemers met technologie een mooi groeiverhaal voor hun zaak uittekenen.
Dit is een ingezonden bijdrage van Visma. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.