De Deense privacy-autoriteit verbiedt het gebruik van Google Workspace in de gemeente Helsingør. Volgens de privacy-autoriteit geldt het verbod voor elke gemeente die een illegale verwerkingsovereenkomst met Google afsluit.

Google Workspace bestaat uit tools als Gmail, Docs en Sheets. De softwaresuite draait grotendeels in de cloud. Gegevens worden, afhankelijk van de instellingen, razendsnel en wereldwijd uitgewisseld. Dat is een risico voor elke Europese organisatie die persoonsgegevens verwerkt. De AVG/GDPR heeft strikte voorwaarden voor het uitwisselen van persoonsgegevens.

De Deense privacy-autoriteit bepaalde onlangs dat de gemeente Helsingør niet aan de voorwaarden voldoet. De gemeente gebruikt de softwaresuite in basisscholen. De verwerkingsovereenkomst tussen Google en Helsingør stelt Google in staat om persoonsgegevens met het buitenland uit te wisselen voor supportdoeleinden. Dat is een overtreding van de AVG/GDPR.

Google biedt Workspace in Europa aan onder meerdere verwerkingsovereenkomsten. Niet elke verwerkingsovereenkomst voldoet aan de AVG/GDPR (zie: ‘gegevensbescherming EU‘). Overheidsinstellingen en bedrijven kunnen pas legaal met Workspace werken wanneer de verwerkingsovereenkomst aan de AVG/GDPR voldoet. Daarvoor is het belangrijk dat een organisatie de verwerkingsovereenkomst controleert en zo nodig aanpast.

De gemeente Helsingør gebruikt Google Workspace onder een illegale verwerkingsovereenkomst. Helsingør mag Workspace niet meer gebruiken totdat de verwerkingsovereenkomst is aangepast. De Deense privacy-autoriteit benadrukt dat het verbod kan gelden voor gemeenten die dezelfde verwerkingsovereenkomst als Helsingør gebruiken. “De EDPS (hoogste privacy-autoriteit van EU) verwacht dat andere gemeenten zelf passende maatregelen zullen nemen in het licht van het besluit”, beschrijft de autoriteit.

Google Workspace in Nederland

Vorig jaar maakte de Autoriteit Persoonsgegevens een vergelijkbaar verbod bekend voor Nederlandse scholen en het ministerie van Justitie en Veiligheid (J&V). Veel onderwijsinstellingen zijn afhankelijk van de software. Zij kwamen in een lastig parket.

Onderwijsvereniging SURF en privacyadviseur SLM-Rijk gingen tussen juni en juli met Google aan tafel om het probleem op te lossen. De organisaties schreven een stappenplan waarmee scholen Workspace veilig kunnen gebruiken. Het stappenplan werd op 9 juli 2021 bekendgemaakt. Scholen die de richtlijn volgen kunnen legaal met Workspace werken.

De kans is groot dat Denemarken hetzelfde gesprek met Google aangaat. We verwachten dat Google en de landelijke autoriteiten in de komende weken samenwerken aan een oplossing.