Wacht niet tot Microsoft-licenties verlopen, innoveer naar modern workspace

Abonneer je gratis op Techzine!

Veel bedrijven gebruiken nog een on-premises infrastructuur voor hun workspace. Deze bestaat uit enkele Windows Servers met de nodige licenties voor Microsoft Office. Bedrijven weten vaak wel dat er met een modern workspace vanuit de cloud meer mogelijk is, maar wachten tot hun licenties verlopen voordat ze die stap zetten. Dat duurt te lang, er zijn veel meer voordelen te behalen.

Voor veel systeembeheerders zal het bekend in de oren klinken: een on-premises infrastructuur met één of meerdere Windows Servers waarop de workspace-infrastructuur draait met onder meer Microsoft Office, de Exchange-server en alle andere tools.

Die situatie heeft bij veel bedrijven jarenlang goed gewerkt, en menig bedrijf maakt er vandaag de dag nog steeds dankbaar gebruik van. Het is echter ook zo dat tijden veranderen en innovatie doorgaat. Soms moet je zaken herzien, waaronder je workspace. De digitale workspace vanuit de cloud biedt vandaag de dag namelijk veel meer voordelen, maar wanneer wordt dat interessant? Naast de digital workspace is er ook nog de modern workspace, waarbij eventuele legacy applicaties gewoon worden meegenomen in die nieuwe workspace-omgeving. Dat is voor de meeste bedrijven, die niet geboren zijn in het cloud-tijdperk nog interessanter.

We waren te gast bij PQR en gingen daar in gesprek met Peter van der Meijden. Hij is Solution Architect bij PQR en maakt de bovenstaande situatie dagelijks mee.

Wanneer stappen bedrijven over naar een modern workspace?

Van der Meijden legt uit dat er nog maar weinig bedrijven zijn die echt door hebben dat er veel voordelen zijn te halen met een migratie naar een modern workspace. Veel van zijn werk begint dan ook met voorlichting, een klantbezoek en het in kaart brengen van de mogelijkheden en de voordelen die behaald kunnen worden.

Van der Meijden stelt dat negen van de tien klanten binnenkomen met het scenario dat hun Microsoft-licenties gaan verlopen. Ze hebben dan vaak met een salesmedewerker van Microsoft gesproken die adviseert om voor Microsoft 365 (Office 365) te kiezen.

Vaak zijn de bedrijven nog niet zover. Ze zitten nog in de fase waarin ze kijken of ze hun licenties verlengen, of ze overstappen naar Microsoft 365 of misschien wel tweedehands licenties kopen. PQR heeft als Microsoft-partner veel ervaring met deze scenario’s en Van der Meijden laat weten dat het meer is dan een migratie. Het is een gesprek, een stukje begeleiding en hulp naar wat er allemaal mogelijk is.

“De klant komt uit een bepaalde situatie. Dat is een bekende en vertrouwde situatie. Er is wel behoefte aan meer innovatie, maar hoe weten ze niet. Vaak spelen er nog meer IT-vraagstukken die direct of indirect hieraan gekoppeld zijn, waar ze ook antwoorden voor zoeken”, aldus Van der Meijden.

Uiteindelijk komt het neer om een traject met begeleiding waarin alles in kaart wordt gebracht voordat er daadwerkelijk beslissingen worden genomen. Normaal praat men bij IT-projecten vaak over Design, Build en Operate, in dit geval moet er eerst nog een plan worden gemaakt. Van der Meijden hanteert dus Plan, Design, Build en Operate.  

Hoe ziet zo’n plan eruit?

Het maken van zo’n plan komt volgens van der Meijden vooral neer op veel praten met de klant. Het moet inzichtelijk worden wat voor afdelingen het bedrijf heeft, wat voor werk ze doen, welke digitale tools ze gebruiken, wat ze nodig hebben, maar belangrijker nog wat ze tekortkomen.

Op die manier komen veel uitdagingen boven tafel die vandaag de dag met een modern workspace eenvoudig kunnen worden opgelost.

Enkele voorbeelden:

  • SharePoint On-Premises wordt flink gebruikt, maar veel gewenste features zijn enkel beschikbaar in SharePoint Online;
  • Veel conferentie-oplossingen zijn gedateerd, niet aanwezig of gewoon veel te duur;
  • Sommige bedrijven communiceren intern nog steeds volledig per e-mail. Ze weten wel dat het efficiënter kan, maar er worden geen stappen gezet;
  • Er is een Power BI-afdeling of analytics-afdeling die veel meer behoefte heeft dan nu wordt ingevuld.

Dit zijn slecht een aantal situaties waar PQR bijna dagelijks tegenaan loopt. In een redelijk kort gesprek kunnen zulke zaken boven tafel komen. Met de juiste begeleiding maakt het bedrijf dan echt grote innovatieve stappen, in plaats van een simpele cloudtransitie waarbij ze Microsoft 365 afnemen en alleen het icoontje op hun pc is veranderd.

De mogelijkheden zijn vandaag de dag zo uitgebreid, dat het voor elk bedrijf goed is om in gesprek te gaan over waar voor hun de kansen liggen. De kansen liggen op verschillende fronten. Met een goed plan kan je meer bereiken en verder innoveren dan met een simpele migratie. De migratie zelf is uiteindelijk niet zo spannend.

Met de cloudtransitie verandert de rol van de IT-beheerder ook

Als je er uiteindelijk voor kiest om Exchange en Office naar de cloud te brengen, dan verandert er ook het nodige voor de Exchange-beheerders. Niet langer zijn zij bezig met bijvoorbeeld het gezond houden van databases van een high-availability Exchange-oplossing, het updaten en patchen van deze servers, maar hebben ze tijd over. Tijd om al die andere functionaliteiten van Exchange Online en Office Online uit te zoeken en aan te bieden aan de eindgebruiker.

Hier zal misschien niet iedereen om staan te springen. In een innovatief IT-landschap veranderen echter de oplossingen die we gebruiken. Soms betekent dat dat je zelf ook mee moet veranderen.

Eindgebruikers eisen goede gebruikservaring

Nieuwe eindgebruikers eisen ook veel meer van hun workspace. Het moet gebruiksvriendelijk zijn. Dat was natuurlijk vroeger ook wel, maar de gebruikers vandaag de dag zijn eigenwijzer en hebben gewoon meer eisen. Ze zijn ook gewend aan simpele en eenvoudige oplossingen die voor ze werken, in plaats van dat zij het moeten laten werken. Als ze bij een bedrijf gaan werken waar je met een collega niet kan samenwerken in één Excel-sheet is dat bij wijze van al een reden om elders te gaan kijken. De collaboration-tools zijn in hun gedachten al zover ingeburgerd dat een manier zonder dit soort tools niet meer bestaat.

Wanneer dat niet gefaciliteerd wordt, dan gaan ze er gewoon omheen werken. Dan krijg je shadow-IT en hele andere problemen.

De moderne workspace is op dit moment een hybride workspace voor veel bedrijven

Er is een trend gaande waarbij alle applicaties worden “verSaaSt” (Software-as-a-Service), waarbij elke applicatie via een abonnement is te krijgen en vanuit je browser of een simpele applicatie werkt. Je betaalt per gebruiker per maand een bedrag. Het inrichten, hosten, beheren, updaten en patchen wordt door de leverancier gedaan. Als bedrijf doe je alleen nog wat kleine configuraties.

Dat is een trend, maar nog niet de standaard. Veel bedrijven hebben nog steeds legio applicaties die niet onder dit model vallen. Eindgebruikers moeten daardoor werken met SaaS-applicaties, maar ook met legacy-applicaties die in een eigen datacenter staan of op een pc moeten worden geïnstalleerd of misschien wel in de cloud. Het is een mix van verschillende type applicaties.

De beste manier om hiermee om te gaan is via een portaal of een directe integratie met je desktop. Een portaal dat bijvoorbeeld geopend kan worden op elke endpoint en waar vandaan elke applicatie kan worden opgestart, ongeacht of dit een SaaS-applicatie is, lokaal staat geïnstalleerd of gevirtualiseerd moet worden uitgevoerd vanuit een eigen datacenter. Daar moet de gebruiker verder niets van merken. Het moet out-of-the-box werken.

PQR werkt via verschillende portal leveranciers om aan elke klantwens te voldoen. Er zijn allerlei portals die voor verschillende doeleinden geschikt zijn. Bij PQR is dit vaak Liquit of Workspace365. Het kan uiteraard ook via Citrix of VMware, maar als je daar exclusief voor kiest ligt het prijskaartje simpelweg een stuk hoger. Als je al een grote klant van Citrix of VMware bent, zijn er soms wel meer mogelijkheden.

Lees ook: Liquit biedt hybride layer tussen endpoint en unified workspace.

Bedrijven moeten kiezen voor een innovatiemanager

Een van de zaken die we met Van der Meijden ook bespraken is hoe PQR omgaat met nieuwe features. Als bedrijven steeds meer SaaS-oplossingen gaan gebruiken of gewoon Microsoft 365, dan komen er ook elk jaar tientallen nieuwe features uit. Hoe gaan ze daarmee om?

Uiteindelijk zullen bedrijven ook een policy moeten maken op die features. Ze moeten nadenken wat ze willen en hoe ze ermee omgaan.

Volgens Van der Meijden is de standaardoplossing al heel uitgebreid, kan er dan het één en ander uitgezet worden? Bij elke nieuwe feature keert die vraag terug. Uiteindelijk zijn dat niet de juiste vragen. Elk bedrijf moet kijken wat zo’n nieuwe feature inhoudt. Natuurlijk moet er gekeken worden naar wat eventuele gevolgen zijn. Daar kan je een CISO (Chief Information Security Officer) bij betrekken, maar er moet ook vooral gekeken worden of het bedrijf er zijn voordeel mee kan doen.

Bedrijven kunnen veel meer profijt halen uit Microsoft 365 als ze investeren in innovatiemanagers die uitzoeken hoe features en oplossingen ingezet kunnen worden in hun organisaties.

Dat gebeurt nog te weinig. Bedrijven zouden daarvoor meer moeten investeren in innovatiemanagers die bovenop de workflows, oplossingen en methodes binnen bedrijven duiken. Als deze managers weten hoe men werkt en welke uitdagingen er zijn, kunnen ze nieuwe features linken aan een use case binnen het bedrijf.

Uiteindelijk bepalen de eindgebruikers ook vaak welke features er toegevoegd worden. Vrijwel alle SaaS-leveranciers hebben iets van een forum of ideeënlijst waar gebruikers aanvragen kunnen doen om de producten te verbeteren. Soms zelfs met een stemsysteem zodat andere gebruikers het kunnen steunen. Hoe meer steun, hoe sneller het wordt ontwikkeld.

Grootste winst ligt in bekendste applicaties als OneDrive, SharePoint en Teams

Hoewel de Microsoft 365 Suite enorm uitgebreid is en bestaat uit tientallen applicaties wordt de meeste winst geboekt op de meest bekende applicaties. Door zaken als OneDrive, SharePoint en Teams goed in te richten kan de productiviteit flink worden verhoogd.

Als je tientallen of honderden werknemers loslaat op Microsoft Teams en men gaat zelf Teams aanmaken en kanalen configureren, dan wordt het echt een zooitje. Je moet daarin spelregels vastleggen, aan de ene kant via de configuratie en aan de andere kant via afspraken die je maakt met werknemers.

Ook verandert het hele endpointbeheer, omdat alles in de cloud is opgeslagen. Door middel van Azure Active Directory en Intune kan een werknemer gewoon een nieuwe laptop pakken, inloggen en binnen een uur weer aan het werk zijn. Via een portaal als Liquit worden alle applicaties in een rap tempo weer beschikbaar gemaakt op je nieuwe laptop of desktop pc.

Microsoft 365 is een geweldige suite, maar advies en hulp kan geen kwaad

Bij Techzine werken we zelf ook met Microsoft 365. Wij hebben destijds niet gekozen voor een implementatiepartner omdat we het zelf wilden doen, zodat we ook snappen waar we over schrijven. Wel moeten we beamen dat er zoveel features in Microsoft 365 zitten, dat ook wij na jaren nog steeds handige features vinden die ons leven makkelijker maken.

Als je als middelgrote organisatie kiest of overweegt om te migreren naar de cloud, dan is een advies- en gesprekspartner als PQR zeker geen overbodige luxe. Uiteindelijk misschien zelfs wel voordeliger, omdat zij je direct kunnen helpen met het juist implementeren en toepassen van Microsoft 365 binnen je organisatie en voor alle gebruikersgroepen.