Terug naar kantoor: vijf tech gewoontes die medewerkers meenemen

Abonneer je gratis op Techzine!

Het is alweer een tijdje geleden sinds het begin van de coronapandemie, toen veel werknemers te horen kregen ‘een paar weken’ vanuit huis te moeten werken. Ondanks de eerste aanpassingsperiode, zijn de meeste werknemers inmiddels gewend aan een comfortabele werkroutine op afstand en hebben ze gemerkt dat ze overal productief en gefocust kunnen zijn.

Net zoals de overgang naar volledig werken op afstand onrust en onzekerheid veroorzaakte, maken veel werknemers zich nu opnieuw zorgen over de verandering van hun werkdag aangezien steeds meer kantoren opnieuw openen en hybride modellen de norm worden.

Werkgevers zijn misschien verbaasd over hoezeer onze manier van werken het afgelopen anderhalf jaar is veranderd. Tegelijkertijd zijn werknemers nog niet klaar om af te stappen van de werkmethoden waaraan ze gewend zijn geraakt, en zoeken in plaats daarvan naar een manier om hun thuiswerkgewoontes te integreren op kantoor.

In het hybride werken zullen dan ook een aantal trends leidende zijn.

Trend 1 – Laptops: de kern van verbinding

Terwijl het tijdperk van de desktop al jaren op zijn retour is, heeft Covid definitief het tijdperk van de laptop ingeluid als de nieuwe standaard. Werknemers vertrouwen op en voelen zich steeds comfortabeler met hun laptop wanneer ze op afstand werken. Uit recent onderzoek van Barco blijkt zelfs dat meer dan 75 procent van de werknemers zich niet meer kan voorstellen zonder hun laptop te werken.

Met de extra flexibiliteit die laptops bieden is het waarschijnlijk dat ze een centrale rol blijven vervullen. Onze manier van interactie op kantoor zal ook veranderen. In plaats van het grootste deel van onze tijd op één enkele plek door te brengen, zullen we vaker met teamleden samenwerken in nieuwe ‘huddle spaces’, waardoor de draagbaarheid van de laptop een extra troef wordt, mits de tools voor samenwerking, om presentaties te delen en collega’s op afstand te laten samenwerken naadloos op elkaar aansluiten.

Trend 2 – Video is alles

Hoe lang moesten we wachten voordat we onze collega’s, klanten en cliënten persoonlijk konden zien nadat we vanuit huis moesten werken? ‘Te lang’ was vaak het antwoord en we besteedden veel tijd met andere mensen via videoconferentieplatforms. Het zien van iemands gezicht was voor ons de belangrijkste manier om ons verbonden te voelen met collega’s en klanten en daardoor werden videogesprekken de norm. Dat is geen verrassing, aangezien video zo’n belangrijk aspect van ons leven is geworden, zelfs nu we terugkeren naar kantoor.

Videoconferenties zijn inmiddels een fundamentele pijler van het werkleven, en bedrijfs- en IT-leiders hebben een unieke kans om hun kantoorruimte opnieuw in te richten en van elke vergaderruimte een ‘videoconferentieruimte’ te maken. Dit houdt onder meer in dat videoklare werkruimten connectiviteit bieden voor zowel werknemers ter plaatse als werknemers op afstand, en dat de randapparatuur in de ruimte – zoals microfoons, luidsprekers en camera’s – up-to-date en compatibel is met laptops en mobiele apparaten. Uitgebreide videoconferentiemogelijkheden blijven belangrijk, want niet iedereen wil voor meetings naar kantoor komen. Zo kan virtueel een tijdsbesparing zijn ten opzichte van fysiek. Bovendien voorkom je hiermee dat je in de file komt te staan, want filevorming komt de laatste tijd weer meer voor.

Trend 3 – Video platform navigatie

Tijdens de thuiswerkperiode hebben werknemers zich met succes meerdere UCC-platforms eigen gemaakt en er doorheen genavigeerd. De gemiddelde dag omvat nu vergaderingen verspreid over verschillende platformen en aangezien hybride werken populair blijft, zal dit niet veranderen. Werknemers moeten daarom de mogelijkheid hebben om op korte termijn naadloos tussen deze platformen te switchen.

Verder kan het gênant zijn als een klant of een andere organisatie een vergadering organiseert op een onbekend platform en de technologie in de vergaderruimte is slechts voor één UC-provider geschikt. Deze situatie kan worden vermeden als werkgevers investeren in aanvullende oplossingen die de gebruiker verbinden, ongeacht het platform dat wordt gebruikt. Deze ‘Bring Your Own Meeting’-apparaten en -tools waren al in gebruik voordat de pandemie uitbrak, maar na bijna anderhalf jaar thuiswerken is de relevantie van deze oplossingen alleen maar toegenomen.

Trend 4 – Content delen vanaf elke plek

Medewerkers zijn niet alleen gewend geraakt aan videoconferenties, maar hebben ook geprofiteerd van het gemak van het delen van hun schermen, content en ideeën met een simpele klik op de knop ‘scherm delen’. Bij organisaties  waar werknemers  geen toegang hebben tot het draadloos delen van content, zal  weer de frustratie van de HDMI-kabels in vergaderruimtes ervaren worden. Na maanden van eenvoudige toegang tot het delen van inhoud met meerdere personen, is het samenwerken met complexe en tijdrovende kabelstrubbelingen gewoon te veel.

De mogelijkheid om inhoud gemakkelijk en duidelijk te delen zal daarom cruciaal zijn voor succes in hybride omgevingen. Met deelnemers aan vergaderingen die waarschijnlijk verspreid zijn over locaties, moet de inhoud voor iedereen toegankelijk, zichtbaar en bruikbaar blijven. Gelukkig heeft de samenwerkingstechnologie zich verder ontwikkeld met functies die voorkomen dat deelnemers op afstand zich buitengesloten voelen, zoals virtual blackboarding, annotatie en de mogelijkheid om een grotere groep op te splitsen in kleinere virtuele breakout-vergaderruimtes.  

Trend 5 – Een kantoor gebouwd voor sociale interacties

Voor veel werknemers ligt de aantrekkingskracht voor de terugkeer naar kantoor in het opnieuw contact leggen en samenwerken met collega’s. Maar zelfs met dat voordeel, is de definitie van de werkplek veranderd. Het is onwaarschijnlijk dat we de werkplek zullen zien als een ruimte waar we gewoon in stilte onze taken kunnen uitvoeren. In plaats daarvan zal het kantoor worden omgevormd tot een ervaringsgerichte plaats, die dient als een ruimte om collega’s of klanten te ontmoeten, samen te werken en contact met hen te leggen. Sommige van de meer traditionele ruimtes en bureaus maken plaats voor meer casual zitplaatsen. Ons verlangen om op een fysiek niveau met elkaar in contact te komen zal leiden tot een meer sociale kantoorinrichting.

Een hybride structuur betekent natuurlijk dat sommige collega’s op afstand zullen werken terwijl anderen naar kantoor gaan. Uiteindelijk zullen er meer interne vergaderingen plaatsvinden, wat op zijn beurt dan weer een ander probleem met zich meebrengt: waar zullen de mensen hun vergaderingen of interne bijeenkomsten organiseren? Er zijn zeker niet genoeg vergaderzalen in typische kantoorruimtes om dit te faciliteren, wat betekent dat er in informele ruimtes een AV-apparatuur moet worden geïnstalleerd.

Technologie heeft ons geholpen de eerste stadia van de pandemie door te komen, door ons in nauw contact met ons team en onze collega’s te houden. Maar aangezien hybride modellen op de lange termijn zullen blijven bestaan, moeten we de technologie omarmen en moeten we onze eigen positieve gewoonten creëren om ons werkleven te verbeteren. Werkgevers moeten zich bij de terugkeer naar kantoor bewust zijn van het feit dat werknemers meer vrijheid en flexibiliteit willen om te werken op de manier die bij hen past. Als organisaties de ervaring van klanten en personeel niet op de voorgrond plaatsen in hun terug naar kantoor plannen, zouden ze wel eens moeite kunnen krijgen om in het nieuwe tijdperk van werken talent aan te trekken en te behouden.

Dit is een ingezonden bijdrage van Lieven Bertier, Segment Marketing Director Workplace bij Barco. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.