Ten tijde van de coronapandemie wende Jan en alleman aan het feit dat werk ook thuis verricht kon worden. Echter hebben veel bedrijven ervoor gekozen dit beleid snel terug te draaien. Anno 2023 hebben veel bedrijfsleiders toch spijt van het besluit om kantoorbezoek weer aan te jagen, blijkt uit onderzoek van softwareleverancier Envoy en Hanover Research.
De onderzoekers richtten zich op hooggeplaatste leiddinggevenden en managers. Een opzienbare 80 procent van de 1156 ondervraagden had de terugkeer naar het kantoorleven anders aangepakt als ze beter geïnformeerd waren geweest. Er lijken hier twee problemen aan ten grondslag te liggen: onoverzichtelijke data en onderbuikgevoelens. Wat dat laatste betreft waarschuwt Envoy voor de gevolgen: zeker wat hybride werk betreft kan dit leiden tot slechte keuzes. Als aanbieder van een workspace-platform hoopt Envoy dat in ieder geval te voorkomen.
Overigens is er juist binnen de techsector een neiging geweest om te hameren op een “office-first”-cultuur. Zo noemde Elon Musk thuiswerken “moreel verwerpelijk” en stelde IBM-CEO Arvind Krishna dat de keuze voor remote je carrière kan schaden. Als kers op de taart koos videoconferingplatform Zoom onlangs ervoor om werknemers terug naar het kantoor te roepen. Kortom: het sentiment vanuit veel techleiders is om elkaar weer fysiek te spreken. Maar wat zegt de data?
Gissen naar goede keuzes
Bedrijven maken gebruik van allerlei oplossingen om het kantoorleven te monitoren. Zo halen de onderzoekers aan dat een organisatie inzicht kan krijgen via het toegangsbeheer van het gebouw als meetpunt, naast Wi-Fi-gebaseerde tracking en space/visitor management-software. Op deze manier is te meten wie zich waar bevindt en wanneer, waardoor organisaties inzicht kunnen krijgen in de meest efficiënte en productivitieve opstelling als het gaat om hybride werk.
Envoy constateert dat 96 procent van de bedrijven uit het onderzoek toegang hebben tot dergelijke data. Je vraagt je wellicht af wat die 4 procent dan verkeerd doet, maar voor de overgrote meerderheid is het dus niet zo dat de informatie ontbreekt. “Het probleem is accurate, verenigde data,” aldus het onderzoeksteam. Men vroeg naar de meest frustrerende problemen bij dataverzameling: het controleren op duplicatie en fouten (67 procent), het handmatig moeten extraheren van data vanuit verschillende bronnen (64 procent) en de tijdrovendheid (60 procent) vormden de topdrie. Verder zorgde de noodzaak om een derde partij te contacteren (48 procent) en het gebruik van spreadsheets (45 procent) voor kopzorgen. Envoy noemt het verbluffend dat er zoveel handwerk nodig is, een terechte observatie gezien het feit dat dataverzameling an sich allang te automatiseren is.
Toch is het zo dat zorgvuldige data-analyse voor kleinere bedrijven niet zomaar geregeld is. Je zult niet gauw veel IT-vaardig personeel in huis hebben als je niet in de techsector werkt of die taken willen overdragen. De omschreven problematiek klinkt als een hoop zaken waar het juiste IT-personeel wel raad mee weet, maar dat is niet haalbaar voor veel organisaties. Overzichtelijkheid is gebaat.
Tijd voor accurate data, met hulp van AI
Wie data namelijk op een overzichtelijke manier ontvangt, kan het tijdig analyseren en ernaar handelen. Het coördineren van aanwezigheid op kantoor kent veel voordelen. Als werknemers de juiste balans tussen thuis en op locatie vinden, zullen ze beter samenwerken en sneller tevreden zijn. Ook voor het bedrijf zelf is er meer dan alleen een toename in productiviteit: allerlei zaken van het reguleren van de airco tot het kiezen van het juiste formaat kantoor bieden kans op besparingen.
Hoe is dit te bereiken? Envoy raadt aan om alle data vanuit de werkplek op één dashboard samen te brengen. Net als dat securitypartijen een ‘single pane of glass’ aanraden om cyberdreigingen te overzien, kan ook het optimaliseren van de bedrijfsprocessen via een eenvoudige UI aangestuurd worden. Real-time data, zo concludeert Envoy, is daarbij noodzakelijk om als bedrijfsleider wendbaar te zijn. Met het eigen platform wil de softwareleverancier daarin een steentje bijdragen.
In het onderzoek is eveneens te lezen dat AI en machine learning in de toekomst voor betere workplace-data gaan zorgen. Het nut ervan is snel te herkennen: met hulp van AI kan ongestructureerde data een stuk overzichtelijker worden, compleet met patroonherkenning en analyse op basis van eerdere gegevens. Door AI hoopt Envoy dat er een stap gezet wordt van algemeen advies voor alle organisaties tot geïndividualiseerde oplossingen.
Lees ook: Een hybride economie betekent dynamisch werken “at the edge”
21 uur geleden
Expert bijdrage
