Medewerkers verlangen een nieuwe bedrijfscultuur, maar hoe ontwikkel je die?

Insight: Work, meet & collaborate

Medewerkers verlangen een nieuwe bedrijfscultuur, maar hoe ontwikkel je die?

De arbeidsmarkt en de manier waarop we werken ondergaat de grootste verandering sinds jaren. De verandering begon natuurlijk met de lockdowns tijdens de coronapandemie, waarbij iedereen moest thuiswerken. Het heeft de arbeidsmarkt veranderd. De verplichting van toen wordt door velen gezien als de vrijheid van nu. Tegelijk wordt er enorm geïnvesteerd in digitalisering en nieuwe innovatieve oplossingen. We spraken met verschillende experts uit de markt hoe de bedrijfscultuur en de technologie eruit moeten komen te zien.

We organiseerden rondom dit onderwerp een rondetafel, waarvoor we experts uitnodigden om hun kennis te delen en de discussie aan te gaan. Hoe werken we vandaag de dag, hoe werken we binnen afzienbare tijd en waar liggen de uitdagingen? Het onderwerp van de rondetafel is “Work, meet and collaborate.” Aan deze tafel nemen plaats: Jaap van Oostendorp van Dell Technologies, Stefan van Hoof van Logitech, Kelvin Anselmo van T-Mobile Nederland en tot slot Joost Hage van Zscaler.

We hebben ook een kort videoverslag van de rondetafel gemaakt. Dat kun je hieronder bekijken.

Thuiswerken of op kantoor?

Het meest besproken hete hangijzer is toch wel thuiswerken of op kantoor. Daar wordt bij menig bedrijf ook stevig over gediscussieerd. Van Hoof: “hierin is nog maar weinig veranderd, de meeste mensen werken nog thuis en dat gaat niet snel veranderen”. Hij stelt dat, hoewel sommige werkgevers weer graag iedereen volledig op kantoor willen zien, werknemers dat niet meer willen. Bij T-Mobile zien ze vooral een verschil bij de jongere generatie, aldus Anselmo. De huidige 24- en 25-jarigen stellen de vraag waarom ze naar kantoor moeten komen. Ze willen pas naar kantoor komen als het nodig is. Zij hebben een hele andere beleving bij werken en een carrière dan voorgaande generaties. Hage stelt dat de arbeidsmarkt in het voordeel is van de werknemer en daardoor kunnen zij nu een andere bedrijfscultuur afdwingen. Van Oostendorp zegt hierover dat hij wel ziet dat meer organisaties nu de vrijheid bieden aan werknemers om zelf hun schema te bepalen.

Dat brengt echter ook problemen met zich mee. Bijvoorbeeld wanneer er meetings en trainingen op kantoor zijn die mensen moeten bijwonen. Dan hebben ze ineens geen kinderopvang of hondenuitlaatservice meer. Of het uurtje met de personal trainer in de sportschool is net gepland. Dat zijn nieuwe uitdagingen waar werkgevers tegenaan lopen, stelt Van Oostendorp.

joost-hage
Joost Hage, Zscaler

Hage en Van Hoof vinden die voorbeelden echt een probleem van de werknemer. Om goed werk te leveren moet je nou eenmaal bepaalde taken gezamenlijk uitvoeren of met collega’s bij elkaar komen. Dan mag je als werkgever van je personeel verwachten dat ze daar gewoon bij zijn. De geschetste problemen moet de werknemer dan maar oplossen, stellen zij.

Het laat goed zien hoeveel “vrijheden” werknemers nu al hebben verkregen of genomen, maar dat bij sommige organisaties nog wel een balans gevonden moet worden. Zoals in zoveel situaties gaan extremen niet werken, dus volledig op kantoor of volledig thuis is simpelweg niet realistisch. Al klinkt dit voor sommige werknemers wel degelijk zeer aantrekkelijk.

T-Mobile Nederland is redelijk ver met een nieuwe bedrijfscultuur

kelvin-anselmo
Kelvin Anselmo, T-Mobile Nederland

Tijdens het gesprek leerden we van Anselmo dat T-Mobile al redelijk ver is met een nieuwe bedrijfscultuur creëren. Het is echter allemaal nog wel experimenteel, stelt hij. Uiteindelijk weten zij ook niet of dit de gouden formule is. Bij T-Mobile Nederland hebben ze echter wel besloten om niet af te wachten en actief aan de slag te gaan. Mede vanwege de moeilijke arbeidsmarkt, maar ook om mensen te behouden en een prettige werkomgeving te bieden. Zo zetten ze nu in op een 50/50 beleid tussen kantoor en thuis. Hierbij is de werknemer verantwoordelijk voor zijn eigen dag. Wel verlangt T-Mobile dat contactmomenten zoveel mogelijk fysiek zijn. Brainstormsessies, een-op-eenmeetings en teamoverleg zijn bij voorkeur allemaal fysiek. Het mag tussendoor af en toe best virtueel, maar bij voorkeur verlopen de contactmomenten fysiek.

Om dit mogelijk te maken heeft T-Mobile het kantoor flink verbouwd. Het aantal vergaderruimtes is verdubbeld en de pantries waar je koffie kan halen zijn verplaatst naar de gang, zodat je elkaar wat vaker tegen het lijf loopt.

Voorkomen dat nieuwe werknemers vastlopen en dat juniors te weinig leren

Een van de zaken die naar voren komt uit verschillende onderzoeken, is dat nieuwe werknemers en junior medewerkers vastlopen. Ze leren te weinig en groeien te langzaam als er binnen een organisatie veel wordt thuisgewerkt. Fysieke contactmomenten zijn belangrijk om te leren van je ervaren collega’s, maar ook om procedures te leren kennen of te weten waar je informatie binnen een organisatie kan vinden. Dat is een grote uitdaging waar veel organisaties moeite mee hebben of nog gaan hebben.

We begrijpen van alle deelnemers dat in hun organisaties hiervoor met een buddy-systeem wordt gewerkt. Elke werknemer krijgt naast een manager ook een buddy. Zo’n buddy kan je uitleggen hoe je bijvoorbeeld verlof aanvraagt of hoe je bepaalde werkzaamheden uitvoert, zonder dat je hiervoor steeds je manager moet lastigvallen. Normaliter zou je zoiets vragen aan de collega die naast je zit, dat is nu lastiger. Een buddy-systeem biedt uitkomst. Ervaren werknemers krijgen de tijd om een buddy te begeleiden.

Aantrekkelijk maken om naar kantoor te komen

Van Oostendorp stelt dat werkgevers ook goed moeten kijken hoe ze het aantrekkelijk maken om naar kantoor te komen. Mensen moeten het wel de moeite waard vinden om naar kantoor te komen. De vergrijzing gaat harder dan dat er nieuwe mensen bijkomen. Als het niet aantrekkelijk is,  gaan mensen weg omdat de arbeidsmarkt nu erg aantrekkelijk is.

Verder sporen ze aan om activiteiten met collega’s te ontplooien buiten het werk. Veel organisaties bieden om die reden al bedrijfsfitness aan, zodat je voor- of na het werk met collega’s kan gaan sporten. Bij T-Mobile hebben ze inmiddels al een heus padelteam, waarin medewerkers van verschillende afdelingen zitten. Collega’s leren elkaar zo naast het werk beter kennen, wat op de werkvloer soms weer voordelen kan opleveren.

Van Oostendorp merkt op dat er misschien wat parkeerplaatsen moeten worden opgeofferd voor padelbanen, want de nieuwe generatie werknemer zit ook niet meer om een auto te springen.

Meetings waren en zijn nog steeds een groot struikelblok in veel organisaties

stefan-van-hoof
Stefan van Hoof, Logitech

Van Hoof stelt dat virtuele meetings al veel beter zijn dan enkele jaren geleden, maar dat er tegelijk ook nog een hoop werk te doen is. Zowel innovatief als qua beleid. Zo stelt hij dat er in menig organisatie meetings worden aangemaakt waarbij de meeste deelnemers geen idee hebben waar de meeting over zal gaan. Ook worden er vaak meetings gepland zonder voorbereiding of agenda. Dit terwijl de mogelijkheden om effectiever te vergaderen er wel degelijk zijn. Bijvoorbeeld door deelnemers vooraf te vragen een aantal vragen te beantwoorden. Dan heb je de meningen al in kaart gebracht en kan je sneller richting een conclusie werken tijdens de meeting.

Van Oostendorp is het daar mee eens en vult aan dat we met zijn allen beter moeten bedenken waarom je een meeting organiseert en wat het doel is. Dan verdwijnen er namelijk al een groot aantal meetings. Daarnaast moet je als je vanuit een team een meeting organiseert, iemand aanstellen die het gesprek leidt. Uiteraard iemand die dat ook kan. Een meeting leiden is ook een skill en dat kan niet iedereen. Soms moet je het als een halve entertainer doen.

jaap-van-oostendorp
Jaap van Oostendorp, Dell Technologies

Hetzelfde geldt voor presentaties, zo stelt Van Oostendorp. Je kan vandaag de dag echt geen presentatie meer houden van een half uur, zeker niet virtueel. Na 20 minuten ben je iedereen kwijt. Hij stelt dat uit onderzoek is gebleken dat door corona vijf keer zoveel meetings zijn gepland. De vergadercultuur was van 9:00 tot 10:00 en is nu van 9:00 tot 9:45. Ook hebben mensen nog vaker dan voorheen de ene na de andere meeting gepland staan.

Anselmo haakt in en stelt dat een hybride meeting wel nog heel lastig is. Een meeting waarbij je mensen in de vergaderzaal hebt, maar ook mensen die extern inbellen. De ervaring is namelijk compleet anders of je er fysiek bij bent of dat je virtueel zit mee te kijken. Het is een beetje te vergelijken met een voetbalwedstrijd thuis op de bank of in het stadion kijken.

Twee totaal verschillende belevingen waarbij een van de partijen vaak niet alles meekrijgt. Het is een beetje afhankelijk hoe de meeting is ingestoken. Wie wil je bereiken? Bij T-Mobile doen ze altijd een town hall meeting, een meeting in het auditorium om de kwartaalcijfers te bespreken. Inmiddels is dat ook een town call voor mensen die thuiswerken. In het begin werkte dat totaal niet, daarom is besloten dat die hele presentatie anders moet. Het is nu meer een televisie uitzending in plaats van een videoregistratie. De cijfers worden in een soort quiz vorm gepresenteerd. Af en toe wordt er een video gestart die mensen thuis goed kunnen zien, maar mensen in zaal ook op de aanwezige televisieschermen. Het vraagt wel om een veel groter team aan mensen die deze video’s produceren.

Technologie kan veel oplossen

We merken ook dat technologie veel kan oplossen. Voor corona was een videocall niet de beste ervaring. Inmiddels hebben we haarscherp geluid, worden blaffende honden en huilende baby’s er in realtime tussenuit gefilterd. Ook kunnen videodiensten nu mensen in een video uitsnijden en beter in beeld brengen. Als er meerdere personen in beeld zijn, kan de persoon die aan het woord is worden uitgesneden en centraal in beeld worden gebracht. Dit werkt bij veel diensten steeds beter.

Van Hoof en Van Oostendorp laten weten dat er technologisch ook nog wel het een en ander aan zit te komen dat de virtuele meeting ervaring nog beter zal maken.

Van Oostendorp stelt dat het wel van belang is dat werkgevers zich bewuster worden van de efficiëntie en productiviteit die goede apparatuur oplevert. Een goede laptop met een goede webcam wordt vaak gezien als kostenpost. Hetzelfde geldt voor losse camera’s, speakerphones, headsets en dergelijke. Terwijl als je personeel goede spullen heeft ze ook veel beter en sneller hun werk kunnen doen. Bij veel organisaties is de connectie tussen facility en HR niet aanwezig. HR zou vandaag de dag hier veel meer op moeten sturen. Volgens Van Oostendorp moet het aanbod meer servicegericht worden. Je moet je thuiswerkplek zo kunnen inrichten dat die net zo goed of beter is dan op kantoor.

Veilige en snelle verbinding is nog niet zo eenvoudig

Doordat er meer wordt thuisgewerkt is er een nieuw hoofdpijndossier in cybersecurity. Hoe weet je dat al die thuisverbindingen veilig zijn? Zijn ze ook snel genoeg om een fatsoenlijke videomeeting te houden? Als je vandaag de dag aan de gemiddelde werknemer vraagt of hij thuis een goede verbinding heeft, dan antwoordt hij vaak dat hij thuis wifi heeft. Dat is echter geen internetverbinding, dat is het draadloze netwerk thuis. Het verschil is niet helemaal duidelijk.

T-Mobile krijgt regelmatig de vraag of het voor bepaalde werknemers van organisaties een 4G- of 5G-router kan leveren, zodat ze gegarandeerde snelheid en security hebben. Veel mkb’ers zien dit als een (tijdelijke) oplossing. Bij Zscaler hebben ze zich gespecialiseerd in het opzetten van veilige verbindingen met applicaties. Veel organisaties gebruiken nog VPN’s, maar inmiddels is er betere technologie. Bij Zscaler verbind je niet van ip naar ip, maar via een broker direct met de applicatie. Hage ziet vooral veel onzekerheid bij organisaties rondom cybersecurity als het gaat om thuiswerken.

Bring your own disaster

De ene werknemer wil een 15-inch Windows-laptop met numpad, de andere heeft liever een 13-inch Windows-laptop. Weer een andere wil een MacBook Air. Werknemers hebben allemaal hun eigen voorkeuren voor apparatuur. Jaren geleden dachten we een oplossing bedacht te hebben hiervoor, namelijk Bring Your Own Device. Van Oostendorp krijgt bijna kippenvel bij de gedachten en noemt het Bring your own Disaster. Hij stelt dat we inmiddels wel beter weten, maar dat het nog altijd een discussie is in sommige bedrijven.

Het probleem met BYOD is dat sommige werknemers gewoon geen goede spullen hebben. Dat kan resulteren in slechte performance of connectiviteit en daarmee kan je wel 25 procent aan productiviteit verliezen. Hij komt ook terug op het eerdere punt. Het kan namelijk ook andersom zijn, dat werkgevers geen goede spullen hebben en dat werknemers ze dan zelf mee willen brengen. Werkgevers moeten zich bewuster zijn van de apparatuur die ze aanschaffen en de winst die ze daarmee kunnen behalen. BYOD hoeft helemaal geen discussie te zijn.

Werknemers in organisaties waar de apparatuur of werkplek niet op orde is moeten bij de OR en bij HR aan de bel trekken en zorgen dat er een beter beleid komt voor de inkoop van werkplekken. Van Oostendorp is ook geen fan van simpelweg budget beschikbaar maken. Wat je dan krijgt is dat mensen het allergrootste beeldscherm kopen met een hele slechte headset omdat het budget bij het beeldscherm al op was. Organisaties moeten zelf een aantal producten selecteren en bundels maken. Je kan als organisatie dan de kwaliteit in de hand houden en toch genoeg keuzevrijheid bieden.

Voor de interne IT-organisatie is het ook prettig als ze weten waar het personeel mee werkt. Als er dan problemen zijn dan kunnen die sneller worden opgelost.

Technologie gaat helpen, als organisatie kan je al veel doen

Uit de sessie kwam naar voren dat er veel gedaan kan worden door organisaties om het hybride werken beter te faciliteren, maar ook om te werken aan een nieuwe open bedrijfscultuur die zowel fysiek als virtueel is.

We leren van de deelnemers dat technologie nog veel gaat verbeteren. Zeker virtuele meetings worden nog beter. Ook de manier hoe kantoren worden ingericht zal de komende jaren beter worden. Waarschijnlijk kan je straks gewoon een specifieke werkplek reserveren die ook echt voor je wordt vastgehouden en niet kan worden ingepikt. Vergaderruimtes zullen automatisch worden toegekend op basis van het aantal deelnemers, zodat meeting zo efficiënt mogelijk zijn verdeeld.

Tegelijk moeten bedrijven bewuster worden van hun investeringen. Ze moeten meer service-gericht worden richting hun werknemers. Niet simpelweg facilitair de goedkoopste aanbieding of grote aanbesteding erdoor duwen, maar samen met OR en HR in kaart brengen wat nodig is en hoe dat gerealiseerd kan worden.