Configureren van domeinnaam

Na het bestelproces word je automatisch het volgende proces ingeloodst, namelijk voor de configuratie van een domeinnaam. Mailen van piet@bedrijfsnaam.onmicrosoft.com is niet zo’n lekker adres, zeker niet als je gewoon een domeinnaam voor je bedrijf hebt. In de volgende stappen ga je de domeinnaam configureren zodat alle e-mail wordt afgeleverd bij Microsoft Office 365 en dat andere mailservers dit ook erkennen. Vooral dat laatste is belangrijk, anders komt veel e-mail tegenwoordig niet aan. Op deze pagina dient de domeinnaam van het bedrijf ingevuld te worden, in ons geval is dat Techzine.nl. Na het invullen van de domeinnaam volgt de eerste verificatiestap. Microsoft wil verifiëren dat je de rechtmatige eigenaar bent van de domeinnaam in kwestie. Daarvoor moet er een speciaal TXT-record worden toegevoegd aan de DNS-records van de domeinnaam.  De cijferreeks MS=ms****** is voor elke domeinnaam uniek en moet goed worden overgenomen. Pas als deze DNS-waarde is geverifieerd kan je verder gaan met de installatie. Onderaan deze pagina is een hele lijst met DNS-records te vinden die uiteindelijk allemaal ingesteld moeten worden. Indien je afhankelijk bent van een beheerder voor de domeinnaam van het bedrijf is het wellicht handig om meteen de complete lijst op de e-mail te zetten, inclusief bovenstaand TXT-record. Let wel op, het MX-record is ook per bedrijf uniek. Office 365 biedt nu de mogelijkheid om alle werknemers van het bedrijf toe te voegen waarvoor een abonnement is besteld. Indien het gaat om een tiental medewerkers kunnen deze hier handmatig worden aangemaakt. Indien het gaat om veel meer werknemers kan dit beter later worden gedaan, dan is het mogelijk om gewoon een Excel of CSV-sheet te uploaden met alle gebruikersinformatie. Na het aanmaken van de gebruikers kan je de gebruikers op de hoogte stellen van het feit dat er een nieuw account is aangemaakt. Daarvoor moet echter wel een alternatief e-mailadres worden opgegeven. Microsoft stuurt de gebruikers daarop hun login-informatie, inclusief een tijdelijk wachtwoord. De volgende stap biedt de mogelijkheid, indien is gekozen voor het meest uitgebreide pakket, om Office 2016 te installeren. Dit kan je nu doen, je kan dit ook later doen. Na het eventueel installeren van Office, vraagt Microsoft of je nog berichten wil migreren. Je kan hier eventueel geautomatiseerd mailboxen beheren, wel heb je dan uiteraard de logingegevens nodig van de mailboxen die je wilt migreren. Vaak betekent dit dat je alleen je eigen mailbox kan migreren. Het migreren kan echter ook veel simpeler, namelijk door in een later stadium zowel Office 365 als je oude mailomgeving toe te voegen en de mails van de ene naar de mailbox te slepen. Op die manier hebben wij zo’n 10GB aan e-mails verplaatst. In totaal zo’n 90.000 e-mails. De grootte van de mailbox of het aantal mails is niet zo’n probleem bij het kopiëren. Nu is het tijd voor een lastige stap, namelijk het toevoegen van de DNS-records. Zoals je kan zien op deze pagina staan er flink wat DNS-records die nodig zijn om Office 365 goed te laten werken. Het eerste MX-record is puur voor de aflevering van de e-mail, de C-NAME records zorgen ervoor dat Microsoft-software goed kan werken met Office 365, de TXT-records zorgen voor verificatie van de e-mailserver ten opzichte van andere e-mailservers. De laatste SRV-records zijn tot slot opgezet voor Skype for Business. Dan zijn er nog diverse waardes met prioriteiten en timings. Dat is voor de migratie van Office 365 in dit geval niet zo belangrijk. Wat wel belangrijk is, is dat alle waardes goed worden geconfigureerd. Sommige systeem- of netwerkbeheerders hebben dat zo gedaan, andere laten het liever over aan hun domeinnaambeheerder. Als je een domeinnaambeheerder hebt kan je gewoon deze gegevens op de e-mail zetten en wachten tot hij of zij ze heeft geconfigureerd. Op het moment van schrijven van dit artikel gaat het om de volgende records: MX-records: Hostnaam: @ Adres: bedrijfsnaam-nl.mail.protection.outlook.com TTL: 3600 (Vergeet bedrijfsnaam-nl niet te veranderen in uw domeinnaam) CNAME-records: autodiscover autodiscover.outlook.com 3600 sip sipdir.online.lync.com 3600 lyncdiscover webdir.online.lync.com 3600 msoid clientconfig.microsoftonline-p.net 3600 enterpriseregistration enterpriseregistration.windows.net 3600 enterpriseenrollment enterpriseenrollment.manage.microsoft.com 3600 TXT-records: @ v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all 3600 SRV-records: Hostnaam: _sip Protocol: _tls Poort: 443 Gewicht: 1 Prioriteit: 100 TTL: 3600 Naam: @ Doel: sipdir.online.lync.com Hostnaam: _sipfederationtls Protocol: _tcp Poort: 5061 Gewicht: 1 Prioriteit: 100 TTL: 3600 Naam: @ Doel: sipfed.online.lync.com Voor sommige lezers mogelijk een onbegrijpelijke lijst met instellingen, maar neem van ons aan dat je domeinnaambeheerder deze lijst vrijwel elke week voorbij ziet komen. Enorm veel bedrijven zijn je al voorgegaan met een migratie naar Office 365. Als je deze lijst op de e-mail zet is het waarschijnlijk binnen een paar uurtjes geconfigureerd. Als de DNS-records zijn geconfigureerd is het tijd om ze te gaan controleren, dat doet Microsoft voor je en op die manier ben je er zeker van dat alles ook goed werkt. Als er iets niet goed gaat zal je een kruis of een uitroepteken zien zoals hier. Een veel gemaakte fout is dat een domeinnaam meerdere spoofrecords heeft. De TXT-record die begint met v=spf1. Er mag maar één SPF-record bestaan, vaak kunnen deze waardes worden gecombineerd in één regel. Als alle DNS-records wel goed staan krijg je deze melding. Je hebt nu als het goed is enkele gebruikers geconfigureerd en een domeinnaam geconfigureerd. Office 365 werkt nu in principe al, maar er zijn nog wel flink wat extra configuratiemogelijkheden die zeker niet onbelangrijk zijn. Wel kan je nu al je account gaan toevoegen aan Outlook.