Etex bespaart 1200 uur per maand door inzet RPA

Belgische ontwikkelaar en leverancier van lichtgewicht bouwmaterialen volgt een duidelijk automatiseringspad richting de toekomst.

RPA kan veel winst opleveren op het gebied van efficiency. Dat is op zich niets nieuws, want de voornaamste bestaansreden voor RPA. Het is echter niet altijd even eenvoudig om ermee te beginnen. Het is van groot belang om er als organisatie serieus werk van te maken. We hebben een jaar geleden al eens een artikel gepubliceerd over hoe je dat in de praktijk kunt doen. De voornaamste conclusie van dat artikel was dat je idealiter enkele vaste stappen zet om met RPA te beginnen. Bij Etex heeft men dat goed begrepen, kunnen we wel stellen op basis van een gesprek dat we hadden met Bert Schoofs, de hoofd applicaties bij het Belgische familiebedrijf.

Onderdeel van groter programma

Etex is met een omzet van meer dan drie miljard euro een grote speler in het marktsegment (dat van droge en lichtgewicht bouwmaterialen) waarin het actief is. Het is echter ook een oud bedrijf dat een vrij actieve M&A-strategie heeft gevoerd sinds 1900. Dat levert onherroepelijk tamelijk complexe processen op, die veel tijd en dus geld kosten. Vandaar dat er zo’n 15 jaar geleden is gestart met een programma dat One Etex heet. Dit is een organisatiebreed programma om alle verschillende onderdelen van het bedrijf zo goed mogelijk op een lijn te krijgen. Automation in de breedste zin van het woord speelt hierin een belangrijke rol. Daarvoor gebruikt Etex meerdere leveranciers en technologieën, waaronder UiPath.

Als we vragen waarom Etex het platform van UiPath is gaan gebruiken, geeft Schoofs drie redenen. Allereerst is er vanzelfsprekend de wens om efficiënter te gaan werken en dus het repetitieve werk beter in te richten. Daarbij heeft hij het specifiek over het SAP ERP-backend dat Etex gebruikt. Medewerkers moesten en moeten bijvoorbeeld heel vaak attachments aan SAP hangen. Dat kost veel tijd, die elders beter ingezet kan worden. Daarbij maken zelfs goede medewerkers met enige regelmaat fouten, iets wat een RPA-bot niet doet. Accuratesse was dan ook de tweede reden voor Etex om met RPA en UiPath te starten. De derde reden die Schoofs geeft is dat Etex in het algemeen digitaler wilde gaan werken.  Het was voor Etex de eerste stap richting intelligente hyperautomation.

Van klein naar groot

Etex begon dus relatief klein met de inzet van RPA. Opvallend is dat het niet vanuit IT is opgezet. “Het is in 2019 door het hoofd van onze shared service centers geïntroduceerd, het is niet gepusht door IT”, geeft Schoofs aan. Uiteraard was er ook een sterke wens vanuit C-level bij Etex om ermee aan de slag te gaan, voegt hij toe. Dat is echt een harde voorwaarde om succesvol te zijn met dit soort initiatieven. Dat spreekt voor zich, maar is toch iets wat Schoofs graag nog even extra benadrukt.

De volgende stap in de RPA-reis van Etex was het verder professionaliseren van het initiatief. Vandaar dat IT het in 2020 heeft opgepakt. Dit hield onder andere in dat er een automationteam werd opgezet. Daarnaast heeft Etex dit initiatief samen met Cognizant in lijn gebracht met de overige initiatieven op het gebied van digitalisering binnen Etex. Dat laatste is vanzelfsprekend ook erg belangrijk, anders gaan de verschillende initiatieven uit de pas lopen. Dat komt de efficiëntie onder de streep niet ten goede.

Na het leggen van het fundament in 2020, kon de inzet van RPA in 2021 opgeschaald worden. “Het doel was om 100 automation cases per jaar op te zetten”, maakt Schoofs dit doel concreet. Daarvoor moet je als organisatie je medewerkers zoveel mogelijk stimuleren om mee te denken. Om dit te bewerkstelligen heeft Etex behoorlijk wat uit de kast getrokken. Denk hierbij aan gamification in de vorm van hackathons om zoveel mogelijk awareness te creëren binnen het bedrijf. Het was ook de bedoeling dat niemand zich buitengesloten voelde bij dit proces. Vandaar dat er ook een idea generation app ontwikkeld werd. “Op deze manier geven we iedereen de kans om nieuwe ideeën in te dienen”, aldus Schoofs. Het duurde niet lang of er waren 100 ideeën voor automation cases.

Op dit punt nuanceert Schoofs de rol van IT in dit proces wel enigszins overigens. Uiteraard is IT belangrijk om alles mogelijk te maken, maar het continu monitoren en beoordelen van de voortgang van het initiatief moet je niet vanuit IT willen doen. Dat werkt niet volgens hem. Etex heeft hier een centraal businessteam voor, dat vanuit het zogeheten Enterprise Capability Center opereert. “Zij maken de business cases, IT stelt vast wat het beste platform hiervoor is en levert vervolgens de oplossing”, geeft hij aan.

Kwalitatieve benadering

Als je hoort dat organisaties processen automatiseren, dan komt ook al snel de vraag boven wat dit betekent voor de medewerkers van die organisaties. Met andere woorden, wat is de business case van de organisatie? Bij Etex was deze overduidelijk kwalitatief, geeft Schoofs aan, niet kwantitatief. Het gaat om efficiënter en accurater werken, niet zozeer om kosten te besparen, bijvoorbeeld door mensen te ontslaan. Als het puur en alleen om kosten zou draaien, dan heeft RPA niet per se een goed verhaal. “Het is niet goedkoop”, bevestigt Schoofs. Hij geeft daarna echter ook meteen aan waarom het toch loont: “We winnen 1200 uur op maandbasis.” Dit houdt in dat de TCO aantrekkelijk is voor Etex.

Uiteraard houdt men bij welke van de grofweg 120 processen die Etex op dit moment heeft geautomatiseerd het beste renderen. Daaruit heeft Schoofs enkele lessen getrokken. De voornaamste is dat het aantal echt succesvolle cases zo rond de 50-60 ligt. Daaronder wordt het allemaal wat minder succesvol. Dat is echter ook niet zo gek, geeft hij aan: “Er zijn ook cases aangedragen om het target van 100 cases in het eerste jaar te halen.” Dat lijkt op het eerste gezicht niet heel zinvol, maar heeft wel degelijk een functie. “Uiteindelijk is het een kwestie van de juiste mindset kweken binnen de organisatie”, stelt hij. Daarvoor moet je met een bepaald volume beginnen, om zoveel mogelijk medewerkers ermee aan de slag te laten gaan. Dat er dan een aantal cases tussen zitten die uiteindelijk weinig tot niets brengen, maakt niet zoveel uit.

Implementatie met horten en stoten

De implementatie van RPA binnen Etex is overigens niet altijd even eenvoudig gegaan. Dat is helemaal niet vreemd, het is immers iets nieuws. Dat houdt in dat er centraal zaken opgezet moeten worden. Binnen Etex was dit het Enterprise Capability Center. Daarnaast moest er een persoon fulltime bezig zijn met het coördineren van het geheel en het aanjagen van dit initiatief binnen Etex. Verder moest er een partnership met de IT-kant van Etex worden gerealiseerd, waar we het hierboven al even over hadden. Dat klinkt wellicht niet zo ingewikkeld, maar dit houdt in dat interne IT-mensen zich gaan bezighouden met end-to-end-processen.

Al met al heeft het professionaliseren van de organisatie samen met Cognizant een jaar geduurd. Schoofs beschrijft dit hele proces als “relatief moeizaam”. Hiermee refereert hij niet zozeer aan de samenwerking met Cognizant, maar vooral aan het inrichten van de eigen organisatie. Zo moest heeft men een DevOps-team neergezet, dat inmiddels goed draait, maar dat uiteraard ook niet vanaf dag één deed. Het heeft in totaal meer dan een jaar geduurd voor de delivery-organisatie binnen Etex goed stond. Ze hadden eigenlijk geen interne competentie op het gebied van RPA en alles wat erbij komt kijken toen ze ermee begonnen. Daarvoor waren ze in het begin heel erg afhankelijk van Cognizant. Inmiddels is er een product owner binnen Etex die end-to-end verantwoordelijk is. Die afhankelijkheid is nu dus al minder, terwijl het de partnerships met UiPath en Cognizant heeft versterkt, volgens Schoofs.

RPA zal waardevol en zinvol blijven

RPA en automation in het algemeen op de kaart zetten binnen een organisatie is een eerste stap. Daarmee ben je er echter nog niet. Sterker nog, daarna wordt het eigenlijk pas echt een uitdaging om het goed te verankeren binnen de organisatie. In zo’n eerste push worden immers de belangrijkste cases opgepikt. Je kunt niet verwachten dat er ieder jaar 100 nieuwe cases aangedragen worden. Dat heeft Schoofs ook gezien: “Het blijft nu een beetje hangen.” RPA zal echter nodig blijven richting de toekomst, is hij van mening. Al is het maar vanwege de actieve M&A-strategie van Etex. Die zorgt ervoor dat veel verschillende systemen en omgevingen aan elkaar geknoopt moeten blijven worden.

Naast het opdrogen van kritieke business cases voor RPA, is er nog iets anders aan de hand rondom RPA. “Vaak gaat het om interim fixes, tot er iets beters is ontwikkeld”, legt Schoofs uit. RPA wordt traditiegetrouw ingezet om systemen en applicaties in processen op te nemen die niet de mogelijkheid hebben om via API’s te koppelen en te communiceren. Deze zullen er nog wel geruime tijd blijven, dus RPA zal zeker nog lang nuttig blijven, voegt hij toe. Het is echter wel belangrijk om de dependency op een bot goed in de gaten te houden. “Als deze te groot wordt, dan kan het zijn dat er een betere applicatie nodig is”, volgens hem. Deze nieuwe applicatie zal dan vrijwel zeker API’s kunnen inzetten om te koppelen met andere applicaties en systemen.

In het algemeen ziet Schoofs veel toekomst in RPA, al was het maar omdat er altijd wel situaties zullen blijven ontstaan die alleen via RPA opgelost kunnen worden. Dit heeft voor een belangrijk deel te maken met de illusie van een ideale architectuur. “Daar blijf je altijd achteraan hollen, zeker als je een actieve M&A-strategie hebt”, is zijn overtuiging. Zolang dat het geval is, blijft RPA relevant.

Van rule-based naar intelligent

Hierboven hebben we het eigenlijk vooral over RPA zoals we dat inmiddels al jaren kennen. Dat is eigenlijk niet meer waar het in de uitingen van leveranciers zoals UiPath primair om draait. RPA wordt meer en meer onderdeel van een platform. Deze platformbenadering vanuit UiPath spreekt Schoofs overigens enorm aan. Hij heeft namelijk een visie richting de toekomst die voorbij de traditionele rule-based automation gaat die RPA in principe is. Deze is zonder meer nuttig, zoals we al hebben gezien, maar is niet enorm intelligent. Richting de toekomst wil Schoofs voor iedere kenniswerker binnen Etex een digitale assistent hebben. Met andere woorden, hij wil van rule-based naar intelligent automation gaan.

Etex zit op dit moment op een tipping point tussen rule-based en intelligent automation, geeft Schoofs aan. Ze willen nu ook gaan kijken naar zaken zoals process mining, task mining en desktop automation. Er is al een PoC gedaan rondom process mining met UiPath en Cognizant. Of men ook daadwerkelijk ook (meteen) gaat investeren in deze andere onderdelen van het platform van UiPath, is op dit moment nog een discussie die intern gevoerd wordt. Als we zo eens luisteren naar Schoofs, dan wil hij het graag doen. Dat zal ook wel moeten, als je echt richting intelligent automation wilt gaan en medewerkers een intelligente digitale assistent wilt geven.

Een eventuele stap van rule-based naar intelligent zal voor Etex ongetwijfeld ook weer de nodige uitdagingen met zich meebrengen. Gebaseerd op zijn ervaringen met UiPath (en Cognizant), ziet Schoofs deze uitdagingen met vertrouwen tegemoet. “UiPath heeft een goede supportstructuur, het helpt als het nodig is en helpt ook om mee te kijken richting de toekomst, zonder agressief salesoogmerk”, vat hij het samen. Zijn ervaringen met UiPath zijn dus heel positief, ook al heeft ook dit partnership de nodige tijd gekost om goed neer te zetten. UiPath is daarnaast volgens Schoofs ook proactief bezig met de transitie naar intelligent automation. Dat geeft hem het vertrouwen om deze uitdaging wederom gezamenlijk aan te gaan en samen deze stap te zetten.