Hoe ga je van idee naar RPA? Een stappenplan is onmisbaar

Abonneer je gratis op Techzine!

RPA lijkt tegenwoordig overal te zijn. Het automatiseren van processen klinkt veel organisaties als muziek in de oren. Het is echter een behoorlijk fundamentele verandering voor de medewerkers en de organisatie als geheel. Een goede strategie is dus erg belangrijk. Hierover spreken we met Asher Lake van Unlocking Digital.

Lake is een verfrissende verschijning met een verfrissend geluid, als je zoals wij heel vaak met mensen uit de industrie spreekt. Die bagatelliseren de impact van nieuwe technologie op organisaties nog weleens. Als je een bepaald product of dienst bij hen afneemt, word je meteen gelukkig, is de boodschap dan vaak. Lake hangt het laatste gedeelte van die stelling ook zeker aan als het gaat om RPA, of intelligent automation, zoals het tegenwoordig ook vaak genoemd wordt. Dat wil zeggen, hij is ervan overtuigd dat het voor veel organisaties echt veel kan opleveren. Hij claimt echter niet dat het slechts een kwestie is van de juiste technologie aanschaffen. Je moet ook (en vooral) binnen de organisatie de verandering in gang zetten.

Onder de streep draait het bij automation om een fundamentele verandering. Deze verandering is niet altijd even leuk voor iedereen in eerste instantie. “Change is a beautiful mess”, haalt Lake tijdens ons gesprek een van zijn eigen coaches uit het verleden aan. Lake kan het weten, want hij doet dit al vele jaren. Tot vorig jaar was hij werkzaam bij KLM, waar hij heeft bijgedragen aan het succes van de KLM Digital Studio, KLM’s Innovation Hub. Hij hield zich daar onder andere bezig met RPA. Tegenwoordig heeft hij een eigen bedrijf, Unlocking Digital, en heeft hij Daimler/Mercedes-Benz als grootste klant.

Verandering is een stapsgewijs proces

Je kunt niet verwachten dat de fundamentele veranderingen die onderdeel uitmaken van de gang richting RPA en automation, in een keer plaatsvinden. Het is belangrijk om dit stapsgewijs aan te pakken, geeft Lake aan. Hij verdeelt de aanpak onder in vier korte en krachtige stellingen, die hij in het Engels heeft opgesteld:

  1. Be a leader with guts;
  2. Be easy to follow;
  3. Ignite the spark, embrace followers;
  4. Find momentum and scale.

De rol van de leider in de verandering is vanzelfsprekend erg belangrijk. Het gaat er niet alleen om dat je het als voortrekker zelf allemaal goed ziet, je moet anderen ook kunnen overtuigen. Dat wil zeggen, je moet het tastbaar maken. Dat is met RPA in principe niet zo heel lastig, omdat je dit door middel van demo’s heel snel kunt visualiseren voor medewerkers. Dit is echter vooral het technische stuk, je moet ook denken aan zaken zoals de medewerkerstevredenheid. Daarnaast is het belangrijk om de veranderingen die automation met zich meebrengt te koppelen aan het doel van de organisatie als geheel. Je moet eigenlijk een ondernemer zijn binnen je organisatie.

Met de eerste twee stappen heb je de basis neergezet. Je kunt het echter niet vanaf het begin tot het eind helemaal zelf doen. Sterker nog, als je echt een leider bent met ballen, dan zie je bijvoorbeeld ook dat iemand anders binnen de organisatie geschikter is om de kar te trekken dan jij. Verder moet je ervoor zorgen dat je binnen de organisatie ambassadeurs vindt. Deze moeten het vuurtje verder aanwakkeren. Je bent succesvol als je in stap vier hierboven zover bent dat jij niet meer naar de mensen toe moet, maar dat de mensen met ideeën voor automation bij jou komen. “Ze moeten weten waar het feest is”, zoals Lake het omschrijft.

Is RPA geschikt voor jouw organisatie?

Een belangrijke vraag is uiteraard of het ook voor jouw organisatie een goed idee is om de weg van RPA/automation in te slaan. Daar is Lake wederom erg eerlijk in. “Het is zeker niet de heilige graal, als je automation binnen je bestaande applicatielandschap kunt oplossen, dan moet je dat doen”, geeft hij aan. Om te bepalen of RPA voor jouw organisatie geschikt is, heeft Lake een zogeheten automation model. Dat bestaat uit acht stappen, waarbij je in de eerste paar stappen al helder krijgt of RPA de beste methode is. De centrale vraag is echter altijd dezelfde: “Heb ik repetitief werk met een bepaald volume, waar ik winst op kan behalen?” De winst hoeft dan niet alleen te zitten in ROI of ROE, maar kan ook in andere zaken zitten, zoals compliance.

Ben je er eenmaal over uit dat RPA de juiste richting is voor je organisatie, dan begint het werk uiteraard pas echt. Met de handvatten zoals we die met Lake hebben besproken, moet je van start kunnen. Let wel, Lake belooft geen rimpelloze transitie. Je zal altijd mensen hebben die wel mee willen en die niet mee willen bijvoorbeeld. Maar daar moet je je niet door laten tegenhouden. Daarvoor is het einddoel te belangrijk voor de organisatie.

Dit artikel was van origine bedoeld als een vooruitblik op de sessie van Asher Lake tijdens UiPath Together Amsterdam, dat vandaag plaats zou hebben gevonden. De ontwikkelingen rondom het coronavirus hebben UiPath echter doen besluiten om het evenement uit te stellen. Wij wilden dit artikel echter toch plaatsen, omdat we het interessant en relevant genoeg vinden voor onze lezers. Dit doen we dan ook met enig gevoel voor symboliek op de dag dat het evenement eigenlijk plaats had gevonden.