Het nieuwe werken en hybride werken zijn de afgelopen jaren volop bediscussieerd. Inmiddels lijken we op het punt te zijn waar we steeds meer loskomen van de thuiswerkplek en in de nieuwe werkrealiteit belanden. Deze realiteit speelt zeker de komende maanden een rol in de IT-strategie van bedrijven. Tijdens een keynote op Arrow Snow IT, waarin Microsoft Nederland en de Nederlandse startup 1uur.nu hun visie op de toekomst deelden, kwamen we meer over de invloeden te weten.

De Covid-19-pandemie heeft ons een aantal zaken met betrekking tot IT duidelijk gemaakt. Zo zagen we dat als de nood er is, we in zeer korte tijd onze gewoontes om kunnen gooien met behulp van technologie. Na een persconferentie van de regering werkten veel Nederlanders van de ene op de andere dag thuis. Om het thuiswerken te ondersteunen vond een massa-adoptie van clouddiensten en werkplekoplossingen plaats. Het was voor sommige mensen misschien worstelen om deze oplossingen juist te gebruiken, maar daar werden ze gaandeweg beter in.

Ze zijn er zelfs zo goed in geworden dat thuiswerken wat een deel van werkend Nederland betreft een gewoonte zal blijven. Dat maken verschillende onderzoeken duidelijk. Wat betekent dat precies voor de manier waarop bedrijven hun werkomgeving in moeten richten?

Data laten trend zien

Het mooie aan het vormen van hybride werken is dat we niet op nul beginnen. De meeste bedrijven deden voor én tijdens corona ervaring op. Daaruit blijken een aantal zaken. Op Arrow Snow IT deelde Microsoft data over de veranderingen tijdens corona. In die periode gingen werknemers soms meer werken, maar dat betekende niet altijd meer productiviteit. Er werd eerder ingelogd in Microsoft Teams, terwijl ook de uitlogtijd hoger ligt. Werknemers namen regelmatig achterelkaar deel aan meetings of stampten er urenlang mails uit. Sommigen vergaten daarbij rust te nemen. Daardoor kan het tempo achteruit gaan. Meer werken betekent volgens Microsoft dus niet per definitie dat een medewerker meer bereikt.

Tegelijkertijd ziet Microsoft na een onderzoek een paradox ontstaan. De groep werknemers die wil thuiswerken is bijna even groot als de groep die meer naar kantoor wil. De motivatie van beide groepen: op hun locatie van voorkeur kunnen ze zich beter concentreren. Ondanks die behoefte wil precies de helft van de bedrijfsleiders dit jaar volledig terug naar kantoor.

Nieuw werkmodel

De uitdaging zit hem daarmee in het vinden van een aanpak die voor iedereen werkt. Hiervoor heb je geen one size fits all-model. Wel ziet Microsoft een aantal zaken om rekening mee te houden. De locatie speelt namelijk een grote rol in de manier waarop kenniswerkers momenteel werken. Deze locatie bestaat veelal uit de thuiswerkplek die de afgelopen jaren is ingericht én de wat nieuwere rol van het kantoor. Met nieuwer wordt gedoeld op de evolutie naar een plek waar samenkomen centraal staat. De ene werknemer zal elke dag naar kantoor komen, terwijl anderen regelmatiger thuiswerken en bewust kiezen wanneer zij naar kantoor gaan.

Met die gedachte moeten bedrijven ook hun kantoren inrichten, stelt Microsoft. Als je van de voorkeuren van werknemers uitgaat, dan worden vergaderzalen ook anders ingericht. In plaats van een klassieke vierkante lange tafel, kiest de organisatie voor een halve ronde tafel om virtuele deelnemers deel te kunnen laten nemen. Voor deze virtuele deelnemers hangt vaak een groot collaboration-scherm aan de muur. Het betekent dat organisaties hun kantoor inrichten voor de mensen die niet op kantoor zijn, wat een andere gedachtegang vereist dan de gedachtegang die we zijn gewend.

Ook kan er wat Microsoft betreft een aantal werkprocessen op de schop. Thuiswerken heeft de hoeveelheid meetings in menig organisatie vergroot, maar wat Microsoft betreft kan dat anders. Waar de meetings nu nog vaak voor een uur ingeschoten worden, kan je richting 20 tot 25 minuten aanhouden. Als je jezelf daartoe dwingt, lukt het meestal. Het vraagt wel wat extra voorbereidingstijd.

Hybride paniek

De Nederlandse startup 1uur.nu ziet wel wat uitdagingen ontstaan bij deze vorm van werken. Deze partij neemt de uitdagingen waar in haar praktijk: dienstverlening rond samenwerking, werkprocessen en productiviteit. 1uur.nu kaart bijvoorbeeld aan dat veel onderzoeken tijdens de Covid-19-crisis laten zien dat bedrijven het heel goed deden met betrekkingen tot productiviteit. Ondertussen kan je je als bedrijf wel afvragen of dat niet van invloed is geweest op innovatie, groei, nieuw personeel aantrekken, carrière maken en talentontwikkeling.

Inmiddels zijn we op het punt waar werknemers weer terug naar kantoor gaan, terwijl een ander deel thuis wil blijven werken. 1uur.nu ziet hybride paniek ontstaan bij deze terugkeer naar kantoor. Hiermee doelt de Nederlandse startup op zorgen door het nieuwe werken. Denk aan een vergaderzaal die opnieuw is ingericht door IT-personeel. In die zaal zijn nieuwe devices geplaatst om zowel de medewerkers op kantoor als thuis bij de meeting te betrekken. Sommige werknemers die een presentatie moeten geven zullen door deze opstelling in paniek raken en niet weten hoe het te gebruiken. Dan willen ze het liefst de meeting op de laptop doen, zoals ze de afgelopen jaren deden.

1uur.nu ziet de hybride paniek regelmatig ontstaan. Andere voorbeelden zijn het delen van bestanden, het delen van locaties met collega’s en het invullen van privéafspraken die tijdens thuiswerken makkelijker in de agenda waren te passen.

Meer dan ontmoetingsplek

Uiteindelijk zullen werknemers, managers, IT’ers en HR-managers tegen verschillende vragen aanlopen met betrekking tot hybride werken. Tegelijkertijd moet de basis van het kantoor vormgegeven worden. 1uur.nu ziet “het kantoor als ontmoetingsplek” als een trend die klopt, maar een kantoor is wel meer dan dat. Personeel wil ook werk verzetten op kantoor. Brainstormsessies, een stevig gesprek of het leren van collega’s – al dat soort zaken dienen gefaciliteerd te worden.

Wat 1uur.nu betreft, zo gaf de startup tijdens Arrow Snow IT aan, moet bij het invullen van de hybride werkwereld echt rekening gehouden worden met de plek waarop mensen werken. Vaak wordt de keuze tussen thuis en kantoor als een individuele keuze gezien. Het is echter iets wat met collega’s afgestemd dient te worden. Voor een individu kan het bijvoorbeeld niet per se nodig zijn om op kantoor te zijn, terwijl zijn expertise juist wel noodzakelijk is voor zijn collega’s.

Ten tweede vindt 1uur.nu het belangrijk om te kijken naar wat een werknemer nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. Daar kan je verschillende vragen onder hangen: wat is nodig voor een goede brainstormsessie, wat is nodig voor innovatie, wat is nodig om teamprestaties te behalen en wat is nodig om een project af te trappen?

Tot slot stelt 1uur.nu dat gedrag overwogen moet worden. Als je in hybride werken een vergadering aangaat met een klein groepje virtuele deelnemers, dan is het verloop anders dan wanneer iedereen virtueel deelneemt. Mocht hybride werken voor jouw organisatie betekenen dat ongeveer de helft van de meeting virtueel deelneemt, dan kan je de regel implementeren om eerst bij de virtuele deelnemers te beginnen met een vragenrondje. Op die manier worden ze meer betrokken bij een vergadering, want hybride werken kan in theorie ook betekenen dat mensen op kantoor een voordeel hebben.

Tip: Techzine Talks: Hoe ziet onze werkdag eruit na corona?