Hyperautomation en IPA: hoe waardevol is automatisering vandaag de dag?

Binnen het bedrijfsleven is er voortdurend de ambitie om processen en taken te automatiseren. Bedrijven zijn ook bereid om daar geld in te steken, want met de juiste aanpak kunnen complexe en tijdrovende processen efficiënter verlopen. Daarom wordt er gezocht naar nieuwe automatiseringsvormen. Hyperautomation en Intelligent Process Automation (IPA) zijn wat nieuwere automatiseringstermen die steeds vaker interessante opties lijken.

Vandaag de dag is er op automatiseringsgebied veel meer mogelijk dan voorheen. Met ERP-software kan je bijvoorbeeld traditionele bedrijfsprocessen automatiseren, terwijl zaken ook te automatiseren zijn met bijvoorbeeld softwarerobots. Dergelijke technologieën voor procesautomatisering zijn momenteel volwassen en zijn doelgericht in te zetten.

Veel IT-leveranciers spreken daarbij steeds meer over Hyperautomation en Intelligent Process Automation. Dergelijke begrippen komen van analistenbureaus af, maar zeggen op zich niet veel. Ze zijn wel bijna identiek, want Hyperautomation en Intelligent Process Automation proberen volledige processen te automatiseren door tools en technieken te combineren, denk bijvoorbeeld aan Robotic Proces Automation en Artificial Intelligence. De vraag hierbij is wat het voor jou kan betekenen en of ook jouw bedrijf op de automatiseringstrein moet stappen. Om daar wat meer te weten over te komen, spraken we met Roel Hoeks van RoboRana Nederland, die bedrijven helpt bij automatisering.

Softwarerobots ideaal component

Waar de automatiseringsslag met name op gebaseerd is, is Robotic Process Automation (RPA). Deze technologie is heel goed in taakautomatisering. Met RPA zet je softwarerobots in om eenvoudige, vaak herhaaldelijke taken in computersystemen uit te voeren. Doorgaans worden hiervoor robots ingesteld om taken binnen een scherm te voltooien. Zo’n softwarerobot is in vergelijking met de mens minder gevoelig voor fouten, want hij voert de taken uit waarvoor hij instructies meekrijgt. Als hij dat niet kan doen vanwege een error of een onverwacht veld, dan wordt de taak gewoon niet uitgevoerd en kan dit alsnog worden opgepakt door een medewerker.

Dankzij ontwikkelingen binnen de RPA-markt en andere nieuwe technologieën, kan procesautomatisering steeds verder gaan

Om een begin te maken met het opzetten van de robot, zijn er RPA-tools die templates bieden. Hiermee kan je de robots instructies meegeven hoe ze moeten handelen. De RPA-tools bieden hier in de basis veel mogelijkheden voor, zoals met als-dit-dan-dat acties. Wanneer de templates niet voldoende opties bieden, kan er vaak middels programmeren extra functionaliteit ingebouwd worden.

Het kan bij RPA dan ook om vrij eenvoudige taken gaan. Denk aan het instellen van een robot om naar een techwebsite te gaan, om de robot te laten controleren of er nog nieuwe artikelen over een specifieke softwareapplicaties zijn. Dergelijke handelingen kunnen met de RPA-tools vrij eenvoudig ingesteld worden, ook wanneer je niet helemaal in RPA thuis bent.

Wil je echter veel waarde halen uit RPA, dan is het verstandig om (delen van) grote bedrijfsprocessen of projecten volledig te automatiseren. Een voorbeeld hiervan is het migreren van data van een legacy systeem naar een nieuw systeem. Door zulke zaken te automatiseren, pak je zaken aan waar werknemers normaliter honderden of duizenden uren mee bezig zijn. Voor zo’n project heb je naast RPA-tools vaak een professionele RPA-ontwikkelaar nodig, omdat die naast developmentkennis ook veel implementatie- en proceskennis heeft. Zo’n RPA-ontwikkelaar kan je intern aanstellen, maar ook uitbesteden.

Uiteindelijk is RPA dus zinvol in allerlei situaties. Inmiddels zijn er dan ook veel spelers actief op de markt. Bekende SaaS-leveranciers als Microsoft en SAP bieden hier uitgebreide mogelijkheden voor. Maar er zijn ook gespecialiseerde leveranciers, waarvan UiPath, Automation Anywhere en Blue Prism op basis van marktcapaciteit de bekendste voorbeelden zijn. Deze tools gaan ver in de integratie met andere platformen en kunnen zeer gedetailleerde automatisering doorvoeren.

Met aanvullende stappen bereik je meer

Hoeks geeft aan dat RPA heel waardevol is. “Robots zijn hartstikke mooi om stukjes handmatig werk te automatiseren. Wij zijn er echter van overtuigd dat als je naar end-to-end process automation gaat kijken, dat je er niet met alleen robots komt. Je praat dan namelijk over enerzijds systemen en anderzijds over mensen.” Hiermee zegt Hoeks eigenlijk dat een volledig proces automatiseren met uitsluitend RPA in de praktijk weinig voorkomt. “Als je kritisch kijkt is het vaak een taak of subproces.”

Daarom is het volgens Hoeks belangrijk om ook aanvullende stappen te nemen. Zijn bedrijf Roborana spreekt over de aanvullende stappen Process Insights, Process Intelligence en Business Process Automation. In combinatie met RPA komen deze stappen van Roborana overeen met wat Hyperautomation en Intelligent Process Automation proberen te realiseren.

Kansen vinden

Als je vanuit de benadering van Roborana naar automatisering kijkt, begint een groot deel van de automatiseringsslag bij Process Insights. Hiermee ga je namelijk op zoek naar kansen om (delen van) processen te automatiseren, maar ook monitor je met Process Insights de prestaties van de automatiseringsstappen. Process mining en task mining zijn ideale middelen om de kansen te vinden, geeft Hoeks aan.

“Je ziet vooral dat process mining aan de achterkant zit, want het gebruikt allerlei logdata uit bijvoorbeeld ERP-systemen zodat je precies ziet welke stappen er zijn gevolgd. Het mooie is dat je dan ziet dat er heel veel variaties zijn. Dan ga je met iemand praten over hoe het proces binnen de organisaties loopt. Er is duidelijk een stappenplan van wat er moet gebeuren. Met process mining zie je dat er honderden variaties zijn, met stappen die overgeslagen kunnen worden of in een andere volgorde plaats kunnen vinden”, aldus Hoeks.

Voeg je daar ook task mining aan toe, dan heb je de automatiseringskansen volgens Hoeks goed in beeld. Hiermee kijk de miningsoftware als het ware mee met de medewerker aan de voorkant, dus echt naar de uitgevoerde taken door de werknemer. Als voorbeeld noemt Hoeks een medewerker die vanaf een excelsheet data invoert in een bedrijfssysteem. Dat krijg je veel meer met task mining inzichtelijk.

Deze analysevormen worden ook door UiPath, Automation Anywhere en Blue Prism als waardevolle toevoeging gezien. De drie RPA-leveranciers investeren daarom in de ontwikkeling van miningtechnologieën of bouwen diepe integraties met miningsoftware.

AI breidt mogelijkheden robots uit

Als je weet waar de kansen liggen en je daadwerkelijk gaat automatiseren, is het ook zaak om de softwarerobots zo efficiënt mogelijk in te zetten. Dit kan door kunstmatige intelligentie toe te voegen aan de robots. Op die manier worden de robots slimmer. Zoals we eerder aanhaalden geef je RPA-robots instructies mee om taken af te handelen, maar treedt er bij bijvoorbeeld een onverwacht veld vertraging op. De robot weet dan simpelweg niet wat te doen.

Met behulp van AI zijn veel van dergelijke traditionele RPA-errors toch door de robot zelf op te lossen. De robots kunnen dan wel taken uitvoeren waar ze eigenlijk over zouden moeten nadenken. Denk hierbij aan het toevoegen van intelligent optical character recognition (iOCR) aan de robot, zodat die documenten kan begrijpen. De robot krijgt dan uitgebreidere mogelijkheden om data uit documenten te halen, interpreteren en verwerken. Dit vergroot ook het potentieel om te automatiseren, omdat hiermee veel ongestructureerde data gestructureerd wordt.

Uiteraard zijn de iOCR-capaciteiten een van de vele mogelijkheden van de combinatie AI-RPA. Je kan er bijvoorbeeld ook computer vision-mogelijkheden aan toevoegen. Veel RPA-leveranciers kiezen er dan ook voor om zelf AI functies te bouwen in combinatie met een sterk ecosysteem. Dat laatste is belangrijk, want met gespecialiseerde AI-spelers kan je veel bereiken.

Tip: RPA – Robotic Process Automation, wat is het? Wat kan je ermee?

Beheer maakt het af

Tot slot is voor een automatiseringsslag belangrijk om na te denken over het beheer en orkestratie, zodat end-to-end process automation daadwerkelijk succesvol is en blijft. Hoeks verwijst hierbij dus naar het feit dat naast robots ook mensen en systemen belangrijk zijn voor automatisering. “In een proces kan het nog steeds zijn dat het werk van een robot gecontroleerd moet worden door een mens. Of de robot kan niet alles verwerken en de medewerker moet een correctie doorvoeren zodat de robot het werk weer verder op kan pakken. Om dat hele proces te orkestreren gebruiken we Business Process Automation.”

Met BPA gebruik je dan ook een platform om iedere softwarerobot te monitoren en volgen, zodat eventuele problemen snel op te sporen en op te lossen zijn. Ook kan je met een platform robots deployen en ervoor zorgen dat alles volgens de veiligheidsbepalingen verloopt. Voor dit laatste kan je bijvoorbeeld logs bekijken, want alles wat de robot doet wordt bijgehouden.

Steeds geavanceerder en op grotere schaal

Alles bij elkaar is de manier waarop bedrijven kunnen automatiseren aan het veranderen. Organisaties zoeken uiteraard al langere tijd naar middelen om zaken te automatiseren, maar dankzij ontwikkelingen binnen de RPA-markt in combinatie met andere nieuwe technologieën is het wel mogelijk om steeds verder te gaan. Door deze te combineren, wordt er mogelijk meer bereikt. Of je dat nou Hyperautomation, Intelligent Process Automation of gewoon automatisering noemt, is om het even. Maar verwacht wel dat RPA en andere technologieën in steeds meer bedrijfsonderdelen en -processen geïntegreerd wordt.