Er is momenteel sprake van een grote versnelling in innovatie en digitalisering in het bedrijfsleven. Idealiter kent het onderwijs ook een hoge mate van innovatie. Feit is echter dat onderwijsinstellingen veel moeite hebben hun IT op orde te krijgen. Wij onderzochten hoe je als onderwijsinstelling een goed modern IT-portfolio opzet.

We hebben voor dit artikel flink wat bronnen geraadpleegd, een wasstraat aan applicaties bekeken en verschillende mensen uit het onderwijs gesproken. Uiteindelijk zijn we de diepte ingegaan met Marc de Vries, Integratie Consultant bij Enable U. Bij Enable U weten ze als geen ander hoe je applicaties met elkaar kan laten samenwerken én met welke applicaties dat (vrijwel) onmogelijk is.

Het onderwijs en de zoektocht naar een overkoepelend IT-platform

Als we kijken naar de IT-ontwikkelingen in het onderwijs, dan zien we vooral veel losse applicaties met weinig vernieuwing. De meeste onderwijsinstellingen hebben inmiddels een studentinformatiesysteem. Daarnaast zitten er veel applicaties voor andere taken in het portfolio. Denk aan het maken van roosters, online leeromgevingen, een applicatie om toetsen en cijfers bij te houden en de gebruikelijke HR-, CRM- en factureringssystemen. Tot slot hebben onderwijsinstellingen vaak uitgebreide licenties op Microsoft 365 of Google Workspace.

Daar is allemaal niets mis mee, want ook in het bedrijfsleven werken organisaties met een breed applicatieportfolio. Het probleem zit vaak in het feit dat het weinig moderne applicaties zijn. Het zijn vaak applicaties die al heel wat jaren meegaan en simpelweg niet meer bij de tijd zijn. Zo ontbreekt er vaak een API en zijn daardoor de mogelijkheden om koppelingen te leggen met andere applicaties zeer beperkt. Dat kan in een tijdperk van modernisatie net het struikelblok zijn.

In ons gesprek met De Vries stipt hij dat ook aan. “In het onderwijs wil men het liefste naar een overkoepelend onderwijs IT-platform, maar het applicatieportfolio staat dat vaak niet toe”, aldus De Vries. Enable U is expert in het bouwen van integraties tussen applicaties. Het heeft veel integraties standaard op de plank liggen, waardoor het in veel gevallen snel kan schakelen. Het probleem wat De Vries vaak ziet, is dat de onderwijsinstellingen te laat aankloppen voor integraties. Ze kloppen vaak aan op het moment dat ze een integratie nodig hebben, maar de keuzes voor applicaties al lang en breed gemaakt zijn. Dat zet in sommige gevallen een enorme rem op de innovatie en modernisering.

Keuze voor modern student informatiesysteem is belangrijk

Een voorbeeld hiervan is een studentinformatiesysteem voor het MBO. De organisatie achter dit systeem heeft een traditioneel businessmodel. Men wil vooral dat er met de applicaties van dit bedrijf gewerkt wordt en niet met applicaties van derden. Daardoor staat de ontwikkeling van API’s onderaan de prioriteitenlijst.

De Vries heeft een aantal keer meegemaakt dat een onderwijsinstelling op zich een prima visie had voor zijn applicatieplatform, maar dat het specifieke studentinformatiesysteem roet in het eten gooide. Deze systemen hebben een zeer beperkte API. Door die beperkte API is het enkel mogelijk om een beperkte dataset uit te lezen. Zo’n studentinformatiesysteem is in veel onderwijsinstellingen vaak een soort system of records, wat CRM en ERP in het bedrijfsleven zijn. Het blokkeert dan alle moderniseringen die een onderwijsinstelling voor ogen heeft.

Een studentinformatiesysteem vervangen is wel mogelijk, maar dat is een complex langdurig traject. Het is wederom vergelijkbaar met ERP- en CRM-migraties. Reden voor een leverancier om zo min mogelijk API’s te leveren, is dat het een soort lock-in situatie creëert. De klant, in dit geval dus onderwijsinstellingen, kan ook niet zomaar zijn licentie opzeggen en overstappen naar een concurrerend platform. Het is een traditionele gedachte die ook in het bedrijfsleven jarenlang succesvol is geweest. Op de lange termijn verlies je echter als leverancier, want er staan vanzelf moderne initiatieven op.

Studenten

Data, data privacy en governance

Een ander heet hangijzer vandaag de dag is data privacy en governance. Als onderwijsinstelling lig je onder een vergrootglas. Als er data uitlekt ga je voor de bijl, dus het is zaak je data-strategie en – privacy op orde te hebben.

Een goede privacy officer kan je hierbij helpen. Die is niet altijd voor handen. Door de personen binnen de organisatie die verantwoordelijk (eigenaar) zijn voor de data er echter bij te betrekken, kan je ook goede stappen zetten. Een HR-medewerker kan bijvoorbeeld heel goed uitleggen welke data voor wie toegankelijk moeten zijn en welke niet.

Wanneer je data uit administratie- en HR-systemen beschikbaar gaat maken in externe systemen, dan moet goed worden gecontroleerd dat dit veilig gebeurt. De data  moet alleen beschikbaar zijn voor personen die er toegang tot mogen hebben. Ook moet iemand niet zomaar de data van een ander in kunnen zien. Tijdens het bouwen van dergelijke integraties moet men daar rekening mee houden.

Master data record voor duplicaten

Volgens De Vries is in het onderwijs ook nog vaak data op meerdere plekken beschikbaar. Doordat er met afzonderlijke applicaties wordt gewerkt die niet gekoppeld zijn, staan gegevens van personen bijvoorbeeld in een administratiesysteem én het studentinformatiesysteem. De grote vraag is dan wat het master data record is. Welke data is het meest accuraat? Als er adreswijzigingen worden doorgegeven, gebeurt dat dan in beide systemen? Om verschillen te voorkomen is het goed om een master data record aan te wijzen en van daaruit te gaan werken bij integraties.

De juiste stakeholders op tijd aan tafel

Bij het ontwikkelen van een goede IT-strategie voor de nabije toekomst van je onderwijsinstelling, is het belangrijk om de juiste stakeholders aan tafel te krijgen. Intern kan je denken aan management, dataverantwoordelijken als HR en Finance en betrokken docenten die veel met de systemen werken. Zelfs een aantal studenten kan betrokken worden. Zij zijn uiteindelijk ook gebruiker van het systeem.

Extern is het belangrijk dat je een IT-partner erbij betrekt die ervaring heeft met migraties en de uitrol van moderne onderwijs IT-applicaties. Verder raden wij een integratiepartner aan. Die kan als er een selectie aan applicaties wordt gemaakt vertellen in hoeverre de wensen tot integratie ook mogelijk zijn. Op die manier kan je vroegtijdig eventuele problemen tackelen.

Voorbeelden van applicaties en mogelijkheden

Als je met onderwijsinstellingen spreekt dan zien ze wel een soort ideale situatie voor zich waarbij ze een centraal onderwijsplatform hebben dat vanaf een pc en smartphone goed te gebruiken is. De student en de docent kunnen daarmee eenvoudig werken en overzicht hebben. Of het nou gaat over het rooster, de cijfers voor toetsen, studiemateriaal, verzuiminformatie of het collegegeld.

Er komen ook enorm veel namen van applicaties voorbij waar onderwijsinstelling voor- of tegenstander van zijn. Applicaties die wij gehoord hebben die onderwijs-specifiek zijn: Blackboard, Canvas,  CumLaude, Educator Onderwijscatalogus, It’s Learning, Kaltura Virtual Classroom, OnStage, Oracle PeopleSoft Campus Solutions, Magister, OSIRIS, Stucomm, SURFsoc, Synigo Pulse, TestVision, White Label SBB en Xedule.

Daar staat tegenover dat administratie- en HR-oplossingen van AFAS en Exact ook veelvuldig voorkomen in het onderwijs en veel onderwijsinstellingen die ze graag willen integreren. Of wat te denken van integraties met overheidsdiensten, bijvoorbeeld het Verzuimloket van DUO, het kwalificatieregister of de voorziening vroegtijdig aanmelden van het MBO. Allemaal zaken die mogelijk zijn, mits het applicatieportfolio daar geschikt voor is.

Voorbeelden van integraties

Er zijn ook onderwijsinstelling die nog aan het oriënteren zijn, dus we vroegen De Vries naar voorbeelden van integraties die wellicht niet direct voor de hand liggen maar wel zeer handig zijn voor een onderwijsinstelling.

Snel en efficiënt roosters maken met meer data

Het maken van roosters kan vandaag de dag veel eenvoudiger als je de juiste data met integraties bij elkaar brengt. Hoe fijn is het als het systeem bij het maken van de roosters al rekening houdt met de beschikbaarheid van leerkrachten op bepaalde dagen, hoeveel contracturen ze hebben en welke lokalen er beschikbaar zijn? Op die manier kan het systeem automatisch veel ondoorzichtige problemen oplossen. Er zijn nog steeds veel onderwijsinstellingen die dit soort parameters nog elke week met de hand moeten controleren.

Een veel gevraagde integratie is ook tussen het rooster en de agenda’s van studenten en docenten.  Een eenvoudige maar zeer functionele integratie. Iedereen weet hoe laat hij of zij waar moet zijn.

Facturen vanuit AFAS of Exact beschikbaar maken

Onderwijsinstellingen moeten ook facturen sturen aan studenten, bijvoorbeeld voor lesgeld of een excursie. Op het moment dat je administratiesysteem en je studentinformatiesysteem twee eigen data silo’s zijn, dan gaat het vroeg of laat mis met niet kloppende of moeilijk toegankelijke gegevens. Daarom is die master data record zo belangrijk. Daarnaast is het handig als studenten in het studentinformatiesysteem of in de algemene portal of app ook de facturen voor hun collegegeld kunnen vinden. Dat is met een integratie en het juiste systeem te realiseren.

Servicedesk integreren

Een goede servicedesk is onmisbaar binnen een onderwijsinstelling. Dit kan handig zijn voor IT-problemen, het vervangen van lampen of het legen van een vuilnisbak. Je wilt als docent of leerling eenvoudig melding kunnen maken als er iets moet gebeuren waarvoor een medewerker benodigd is. Door de servicedesk te integreren in een centrale portal of app, kunnen dit soort meldingen snel worden gemaakt en opgevolgd. Dit werkt veel efficiënter dan bijvoorbeeld een e-mail sturen.

Moderne applicaties en automatisering in het onderwijs is mogelijk

De conclusie van dit artikel is dat het hebben van moderne applicaties en meer automatisering in het onderwijs zeker mogelijk is. Met de juiste selectie kan ook zeker een goed functionerend overkoepelend onderwijs IT-platform worden neergezet. Het vereist wel dat onderwijsinstellingen zelf de touwtjes in handen nemen bij het creëren van de strategie om dit mogelijk te maken. Ze moeten zorgen dat alle stakeholders aan tafel komen en de juiste experts aansluiten. Men moet kritisch kijken naar de applicaties. Zeker naar grote oplossingen als Finance, HR en een studentinformatiesysteem of portal die een system of records functie hebben. Als je daar al niet goed mee kan integreren, vraag je om problemen.

Verder moet men kritische vragen stellen aan de leveranciers en IT-partners. Bijvoorbeeld hoeveel ervaring er is met bepaalde systemen, integraties en migraties. Het kan soms betekenen dat je afscheid moet nemen van applicaties of IT-partner waar je jaren mee hebt gewerkt. Het zorgt nog weleens voor wrijving, omdat mensen van nature niet van verandering houden.

Als een applicatie echter wordt vervangen door een modern alternatief dat sneller en beter werkt en kan integreren met de rest van het portfolio, dan zullen mensen het oude systeem snel vergeten. Het belangrijkste punt is en blijft echter de voorbereiding.

Lees ook: Ga verder dan iPaaS, laat je ontzorgen met Connections as a Service