Werknemer mag smartphone van de zaak indien noodzakelijk

Abonneer je gratis op Techzine!

Voor sommige werknemers is het hebben van een telefoon van de zaak een noodzaak. De Nederlandse Belastingdienst heeft dat enige tijd geleden gelukkig ook ingezien. Sinds 2015 zijn de fiscale regels voor mobiele telefoons eenvoudiger en is er geen onderscheidt meer tussen privé en zakelijk gebruik. De smartphone van de zaak is nu in principe niet belast. Je personeel een zakelijke smartphone geven kan om verschillende redenen interessant zijn. Het is voor veel werknemers ook nog eens een aantrekkelijke secundaire voorwaarde aangezien het hun een duur telefoonabonnement scheelt.

Fiscale regels

Uiteraard kun je niet zomaar iedereen een dure smartphone geven. De gerichte vrijstelling is bedoelt voor medewerkers die niet zonder het communicatie middel kunnen in hun dagelijks werk. Personeel dat vaak op de weg zit of medewerkers die veel in contact zijn met zakenpartners en klanten. Daarnaast is het voor de onderneming natuurlijk ook noodzakelijk, dat medewerkers met een kader- of managementfunctie altijd te bereiken zijn (zelfs thuis).

Sinds 2015 zijn de fiscale regels voor het beschikbaar stellen van een smartphone aan medewerkers eenvoudiger geworden. Vroeger maakte de Belastingdienst onderscheid tussen privé en zakelijk gebruik. Als werknemer moest je de telefoon voor minimaal 10% zakelijk gebruiken, anders was je het fiscale voordeel kwijt. Daarnaast mocht de telefoon alleen op de werkplek gebruikt worden. In de huidige fiscale regels is er veel meer ruimte. Tegenwoordig maakt het voor de Belastingdienst niet meer uit wat men met de telefoon doet.

Noodzakelijkheidscriterium smartphone van de zaak

Waar je aan moet voldoen staat uitgelegd in het handboek loonheffing 2017.
Onder de werkkostenregeling (WKR) kunt u maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte(zie paragraaf 20.1).

Een van die gerichte vrijstellingen in paragraaf 20.1 is het mobiele communicatiemiddel, de smartphone. Het handboek loonheffing 2017 legt ons in paragraaf 20.1.7 precies uit wanneer de belastingdienst een smartphone van de zaak prima vindt. Want een smartphone is vrijgesteld als het hebben van de telefoon voldoet aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Je voldoet aan dit criterium als:

  • De smartphone is naar redelijke oordeel noodzakelijk voor het uitvoeren van het werk
  • Jij als werkgever neemt alle kosten voor je rekening en er mag dus niets doorberekend worden aan de werknemer
  • De telefoon blijft eigendom van de zaak. De werknemer moet zijn telefoon inleveren of de restwaarde afkopen bij uitdienst treden of als de telefoon niet meer nodig is.

In het geval dat je een vaste prijs hebt afgesproken en de medewerker wil een populair toestel die buiten de afgesproken prijs valt zoals bijvoorbeeld de Samsung Galaxy S8. Dan is het toegestaan om middels een eigen bijdrage het toestel naar eigen keuze aan te schaffen. Wil je weten hoeveel je dan nog voor je telefoon moet betalen? Maak dan gebruik van bekende vergelijkingssites zoals Telefoon.nl, Bellen.com en Telefoonabonnement.nl.

Noodzakelijk ander apparatuur

De belastingdienst hanteert het noodzakelijkheidscriterium voor gerichte vrijstellingen niet alleen voor telefoons. Ander apparatuur zoals desktop computers, laptops, tablets en gereedschappen vallen ook onder de regeling. Je kunt je medewerker dus volledig uitrusten met allerlei apparaten zonder dat het fiscale gevolgen heeft. Het moet natuurlijk wel logisch en vooral noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de functie.

Het maakt de belastingdienst niet langer meer uit of werknemers hun privé mail checken of stiekem alleen in contact zijn met hun familie via Whatsapp. Het enige wat nog telt, is dat apparatuur noodzakelijk wordt geacht voor de uitvoering van de functie. Mocht hierover twijfel ontstaan bij de Belastingdienst, dan moet de dienst zelf met de bewijslast komen.

Aandachtspunten smartphone van de zaak

Er zijn een aantal aspecten waar je op moet letten bij het geven van een telefoon van de zaak aan werknemers.

Smartphone is en blijft eigendom van de zaak

De factuur van de telefoon / telefoonabonnement moet op naam van het bedrijf staan. Uiteraard kun je alleen op die manier de BTW terug vragen, maar er is hierin nog een noodzaak. Want zoals wij boven al aangeven, de telefoon is en blijft eigendom van onderneming. Mocht de werknemer een duurder model willen dan toegestaan? Laat de werknemer in dat geval een eigen bijdrage aan het bedrijf betalen.
Extra tip: een toestel met een prijs lager dan 450 exclusief BTW, kun je in één keer zakelijk afschrijven.

Maak altijd een duidelijke en afgebakende telefoonovereenkomst

Leg altijd de belangrijkste afspraken vast in een telefoonovereenkomst. Op die manier is er duidelijkheid over privé gebruik, onderhoud, afkoop en teruggave bij het beëindigen van het dienstverband. Maak ook goede afspraken over gebruik bij langdurige ziekte, datagebruik en natuurlijk gebruik in het buitenland. Sinds 15 juni is roaming binnen de EU een stuk voordeliger geworden, maar toch kunnen de roamingkosten flink oplopen terwijl wifi-spots vaak een prima alternatief bieden. Binnen dit contract is het natuurlijk ook noodzakelijk om de functie te vermelden, aangezien de smartphone noodzakelijk is voor die functie.

Het moet wel realistisch blijven

Het lijkt voor werkgevers in concurrerende markten nu misschien aantrekkelijk om de secundaire voorwaarden met deze vrijstellingen eens flink te verhogen. Tot op zekere hoogte is dat natuurlijk goed te doen. Maar je moet wel aannemelijk maken dat de apparatuur en eventueel gereedschappen bijdragen aan optimale uitvoering van de functie/bedrijfsvoering. Een medewerker uitrusten met smartphone, een laptop en ook nog een tablet zal vraagtekens wekken bij de Belastingdienst. Het is vervolgens wel aan de Belastingdienst om te bewijzen dat het niet noodzakelijk is.

Deze blog is ingezonden door René Dekker, smartphonespecialist bij Telefoonabonnement.nl.