In de afgelopen 12 maanden hebben we op Techzine gewerkt met een digitaal hoofdkantoor. We hebben hiervoor diverse tools getest. Uiteindelijk heb je een applicatie nodig die eenvoudig en goed kan integreren met de rest van je applicaties. Dat bleek nog een hele uitdaging, maar nu we een jaar ervaring hebben is het tijd om de balans op te maken. Welke applicaties zijn geschikt, en welke vallen buiten de boot.
Eerst even kort terug in de tijd, want hoezo een digitaal hoofdkantoor? De definitie van een digitaal hoofdkantoor hebben we te danken aan Salesforce. Zij kochten medio 2021 de berichtendienst Slack en presenteerde tijdens Dreamforce in 2021 hun visie voor een digitaal hoofkantoor.
Wat is een digitaal hoofdkantoor?
Wanneer men vroeger een bedrijf oprichtte, was een van de eerste vervolgstappen om een pand te huren om het kantoor in te huisvesten. Dat is enigszins achterhaald, want vandaag de dag heb je geen fysiek kantoor meer nodig. De prioriteit ligt tegenwoordig meer op het registreren van domeinnamen, zorgen dat je per e-mail bereikbaar bent en het bouwen van een website. De digitale aanwezigheid van een organisatie is vele malen belangrijker dan de fysieke.
Als je die lijn verder doortrekt en kijkt naar hoe werknemers vandaag de dag werken, dan beschikken ze over tientallen applicaties. Of we het nu hebben over sales, marketing, support, HR, iedere afdeling maakt gebruik van specifieke applicaties. Daarbij komt ook meteen een uitdaging kijken, hoe hou je overzicht van de activiteiten in al die verschillende applicaties? Als werknemer gebruik je al meerdere applicaties die je moet openen om inzicht te krijgen, laat staan als manager of directeur.
Dat is waar het digitaal hoofdkantoor om de hoek komt kijken. Eén applicatie waar veel informatiestromen samenkomen, maar van waaruit je ook allerlei acties kan uitvoeren, zonder dat je elke dag een tiental applicaties hoeft te openen. Daar valt een enorme efficiëntieslag te maken. Als je in één applicatie in een paar klikken een globaal overzicht kan krijgen van de lopende zaken, of als je snel een dag verlof kan aanvragen of goedkeuren, of een declaratie kan insturen zonder de hele HR-portal te openen. Dat scheelt enorm veel tijd, zeker bij grote organisaties met veel werknemers.
Dit is min of meer de visie van Salesforce rondom het digitale hoofdkantoor. Eén applicatie die alles samenbrengt en eenvoudiger maakt. Volgens Salesforce is dat wat Slack gaat worden voor veel organisaties.
Wij waren nieuwsgierig en bouwden onze versie van een digitaal hoofdkantoor
Die visie en efficiëntieslag wekte onze nieuwsgierigheid. Intern zag niet iedereen de noodzaak bij ons van een digitaal hoofdkantoor, maar we vonden het toch de moeite waard om uit te zoeken of je er als kleinere organisatie ook iets aan hebt.
Salesforce had natuurlijk net miljarden op tafel gelegd voor Slack, dus dat hun visie voor het digitale hoofdkantoor Slack centraal stelt is op zich niet vreemd. Wij besloten echter ons onderzoek veel breder te maken. We gingen aan de slag met Slack, WebEx, Zoom en Microsoft Teams. Allemaal applicaties die stuk voor stuk de functie van digitaal hoofdkantoor zouden moeten kunnen vervullen. Althans op papier, want de praktijk wees anders uit. Hierover later meer.
Hoe kunnen we als Techzine ons digitaal hoofdkantoor vormgeven?
Vervolgens zijn we gaan nadenken welke data we allemaal kunnen verzamelen en rapporteren in een digitaal hoofdkantoor zodat je overzicht houdt van je business processen. We kwamen al snel op een uitgebreide lijst van applicaties die we graag wilden integreren.
We begonnen met het verzamelen van informatie:
- Informatie uit het CRM-systeem; deals, omzet, etc;
- Statistieken van bezoekers op Techzine.nl en Techzine.eu;
- Podcast statistieken;
- Nieuwsbrief statistieken;
- Meldingen van Twitter wanneer Techzine wordt vermeld;
- Meldingen van Facebook wanneer Techzine wordt vermeld;
- Meldingen van LinkedIn wanneer Techzine wordt vermeld;
- Project management overzicht, wanneer taken moeten worden uitgevoerd of zijn afgerond;
Vervolgens gingen we nadenken over acties die we vanuit ons digitaal hoofdkantoor willen doen naar buiten toe.
- Posten op Twitter;
- Posten op Facebook;
- Posten op LinkedIn;
- Posten op Instagram;
- Informatie opvragen uit het project management;
- Informatie opvragen uit het CRM-systeem;
Een lijst met wensen creëren voor een digitaal hoofdkantoor is op zich niet zo ingewikkeld. Het zijn er echter al snel behoorlijk wat. In ons geval betekent dit: Teamleader, Google Analytics, Buzzsprout, ActiveCampaign, Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram en Nifty. Tot slot als tiende nog de applicatie die het digitale hoofdkantoor moet gaan zijn. Voor een eerste variant op het digitale hoofdkantoor leek ons een start met tien applicaties ruim voldoende.
Het kiezen van een digitaal hoofdkantoor
Na het ontwikkelen van een wensenlijstje begon het avontuur om te bepalen welke applicatie ons digitaal hoofdkantoor kon leveren. Hiervoor hadden we eigenlijk maar twee belangrijke eisen. Het front-end moet gebruiksvriendelijk zijn. Oftewel, we wilden geen handleiding schrijven hoe je het digitale hoofdkantoor moet gebruiken, dat moet direct duidelijk zijn. Verder moest het vooral snel en overzichtelijk blijven.
De tweede eis is een stukje technischer. Die gaat namelijk over de API’s, de manier waarop applicaties met elkaar aan de achterkant praten. Deze integraties moeten voldoende features bieden, maar ook eenvoudig zijn. We willen alle applicaties snel aan elkaar kunnen knopen om te starten met de uitwisseling van informatie.
Met deze eisen keken we naar Slack, Zoom, Microsoft Teams en Webex. Al deze platformen hebben voordelen en nadelen. Hieronder tref je onze conclusies per oplossing:
| Slack: + Snel, met een simpele interface; + Duidelijke API; + Veel informatie kan gewoon in berichtenkanaal; – Formulieren om apps te bouwen, mist file-upload; – Intern videobellen niet zo best, met derden enkel via externe applicaties; – Vereist abonnement, hebben we niet; | Microsoft Teams: + Abonnement hebben we; + Interface is eenvoudig; + Goede videobelmogelijkheden; – API om foto’s of bijlagen toe te voegen is verschrikkelijk; – Vereist dat we apps gaan bouwen, deze zijn niet echt snel of eenvoudig en zitten verstopt in de applicatie; – Interface met applicaties niet erg duidelijk; |
| Zoom: + Snel, met een simpele interface; + Duidelijke API; + Goede videobelmogelijkheden; + Veel informatie kan in berichtenkanaal; – API ondersteunt tekst of bijlagen, maar niet tegelijk of gecombineerd; – Vereist abonnement, hebben we niet en is stuk duurder dan Slack; | Webex: + Snel, met een simpele interface; + Goede videobel mogelijkheden; + Veel informatie kan in berichtenkanaal; + Duidelijke API; – Vereist abonnement, hebben we niet, is nog duurder dan Slack en Zoom; |
Uiteindelijk hadden we een hele lijst met plussen en minnen en moesten we een keuze gaan maken. We hebben uiteindelijk bij Slack wat testen gedaan met een gratis abonnement (tot 10 apps kan je gratis integreren). Van Zoom kregen we een proefabonnement voor één maand om wat uit te proberen. Microsoft Teams is inbegrepen in ons Microsoft 365 abonnement. Van Cisco kregen we een testlicentie voor WebEx voor één jaar. Al met al hebben de mogelijkheid gehad om alle diensten goed te testen.
We kwamen uit op twee keuzes
Uiteindelijk zijn we gewoon gaan afstrepen welke applicaties we niet wilde gebruiken. Microsoft Teams viel af, omdat de API voor foto’s en bijlagen onnodig complex is. We vermoeden dat je de afbeeldingen eerst in een OneDrive shared folder moet plaatsen voordat je ze kan delen. Helemaal zeker zijn we er niet van. Van een gebruiksvriendelijke API is in elk geval geen sprake, toen we referenties naar Sharepoint zagen zijn we uiteindelijk maar afgehaakt. Daarnaast was Microsoft Teams een jaar geleden niet de snelste applicatie. Zeker niet qua interne navigatie. Ook het CPU en geheugengebruik is iets waar menig collega klachten over had.
Zoom had op zich best goede papieren, echter bleek dat in hun API ze bijlagen en afbeeldingen volledig gescheiden hebben van tekstberichten. Dat wordt gezien als twee losse berichten. Voor onze wens om ook berichten op social media te kunnen versturen was dat een probleem. Dit zou betekenen dat we enkel foto’s zonder bijschrift, of enkel tekstberichten kunnen plaatsen.
Uiteindelijk bleven Slack en Webex over. Slack had als grootste minpunt het gebrek aan videobellen met externe partijen. Webex is daarentegen veel duurder dan Slack (19 euro vs 6,75 euro per gebruiker per maand). Qua API doen ze niet veel voor elkaar onder. Ook de applicaties zijn allebei snel, al vinden we Slack wel iets eenvoudiger te gebruiken.
Daarnaast had Slack een streepje voor omdat je eenvoudig formulieren kan maken die je vervolgens weer kan koppelen aan een workflow. Het ontbreekt echter aan file-upload functionaliteit bij die formulieren, wat we dan weer jammer vinden. We hadden gehoopt dat Salesforce dat foutje snel zou herstellen, dat is helaas nog niet gebeurd.
Uiteindelijk besloten we voor Slack te gaan als digitaal hoofdkantoor en hebben we Webex uitgerold als videobelapplicatie. De irritaties over CPU- en geheugengebruik van Microsoft Teams waren vrij hoog opgelopen en Webex had die problemen niet. Daarmee was de basis gelegd, maar ons avontuur pas net begonnen.
Welkom in de wereld van API’s
Nu de keuze voor de applicatie kwamen we in de volgende fase, het daadwerkelijk opbouwen van een digitaal hoofdkantoor.
Slack apps
Doordat we kozen voor Slack konden we ook de Slack Apps gebruiken om hierbij te helpen. Een van de apps die we hiervoor gebruiken is bijvoorbeeld de Twitter app. Als Techzine of Techzine.eu wordt getagged op Twitter krijgen we daar in een Twitter-kanaal op Slack een melding van. Verder konden we eenvoudig Webex integreren in Slack als externe videobelapplicatie.
Make.com
Voor alle andere integraties hebben we gebruikgemaakt van Integromat (heet nu inmiddels Make.com). Dit is een platform waarmee je middels workflows applicaties met elkaar kan laten praten. Grote organisaties gebruiken hiervoor vaak Dell Boomi of MuleSoft, maar voor kleinere organisaties is Make.com een zeer betaalbaar alternatief. Een vergelijkbare populaire dienst is Zapier.com.
Handmatig API-calls en webhooks bouwen
Voor een groot aantal applicaties die wij gebruiken biedt Make.com ondersteuning. Helaas echter niet voor alle diensten. Gelukkig kan je vanuit Make.com ook gewoon een HTTP-call doen of een webhook aanmaken. Hierdoor kan je toch data ontvangen of versturen naar API’s. Eerlijk is eerlijk, dit is niet weggelegd voor de gemiddelde zakelijke gebruiker. Hier heeft de developmentachtergrond van een van onze medewerkers toch wel een groot voordeel.
Hetzelfde geldt voor data uitwisselen tussen verschillende applicaties die met andere datumopbouw werken. Sommige API’s communiceren een linux timestamp (tijd sinds 1 januari 1970), andere gebruiken en d-m-Y H:i:s of voegen zelfs nog een tijdzone toe. Je zal zelf via een tool de datumopmaak moeten corrigeren zodat die ook netjes wordt uitgewisseld. Dat vereist wat kennis van een platform als Make.com.
Data ontvangen op het digitale hoofdkantoor
Wij hebben inmiddels al redelijk wat geavanceerde workflows gebouwd waarbij meerdere routes worden doorlopen om de gewenste data op alle locaties te krijgen. We hebben een aantal statistieken workflows, die halen elke 24 uur de meest recente podcaststatistieken op, de laatste websitestatistieken en de open rate en clicks in onze nieuwsbrieven. Dat wordt vervolgens allemaal in verschillende Slack-kanalen gepubliceerd.
Ook aan minder redactionele maar meer zakelijke toepassingen is gedacht. We gebruiken Teamleader als CRM-pakket, als daarin deals worden aangemaakt en goedgekeurd door de klant krijgen we daar een notificatie van. Ook kunnen we eventuele projecten en content producties direct inschieten in verschillende tools en waar nodig meldingen sturen in Slack. Voor sommige taken moeten specifieke medewerkers werkzaamheden uitvoeren en die krijgen op die manier een notificatie.
Data verzenden vanaf het digitale hoofdkantoor
Om het beheer van de verschillende Techzine social media-kanalen wat eenvoudiger te maken hebben we ook diverse Slack-kanalen van waaruit berichten direct 1-op-1 worden doorgeplaatst naar onze social media-accounts. Dit kan ook inclusief een afbeelding zijn. Op die manier hoeven we nieuwe redactieleden ook geen directe toegang te geven, maar kunnen ze eenvoudig gebruikmaken van onze Slack-kanalen. Hierbij ontvangen we dus geen data in Slack maar sturen we het naar buiten.
Voor grotere organisaties kan je in dit voorbeeld ook denken aan integraties met het aanvragen van vakantiedagen of het indienen van declaraties. Ook het goedkeuren daarvan kan vervolgens door een manager worden gedaan vanuit Slack. Dit is allemaal vrij eenvoudig te realiseren.
De toekomst van Techzine’s digitale hoofdkantoor
We hebben intern natuurlijk ook geëvalueerd wat we vinden van een dergelijk digitaal hoofdkantoor. Uiteindelijk is iedereen het er wel over eens, ook de medewerkers die eerst geen meerwaarde zagen, dat het toch wel veel voordelen biedt. Je kan namelijk ’s morgens in slechts een paar minuten allerlei kanalen aanklikken en snel zien hoe bepaalde zaken hebben gepresteerd, welke deals er zijn gevallen, welke taken er nog open staan, etc.
Het enige minpuntje dat we te horen kregen was dat als we nieuwe integraties ontwikkelen in ons digitale hoofdkantoor dat ze dit kanaal dan moeten muten. Oftewel zorgen dat ze geen uitgebreide melding op een pc of push message op hun smartphone krijgen. Dat kan je vanuit Slack op dit moment nog niet instellen in een kanaal.
Webex weer ingeruild voor Teams
Verder hebben wij besloten om toch weer terug over te stappen op Microsoft Teams en Webex achter ons te laten. We hebben meerdere redenen hiervoor. Een ervan is dat de integratie tussen Outlook en Webex niet altijd goed werkt, je moet hier een speciale tool voor installeren die nog weleens voor problemen zorgt. Nog belangrijker is dat veel mensen die wij voor het eerst spreken geen Webex op hun pc hebben staan, die moeten eerst die client installeren. Op de een of andere manier werkt dat vaak niet goed. Hierdoor beginnen veel eerste meetings pas 5 à 10 minuten later. We zijn wel positief over de stappen die Webex de afgelopen jaren heeft gezet. Het is allemaal wat sneller, toegankelijker en eenvoudiger geworden. Ze zijn er echter nog niet. De native ondersteuning voor Microsoft Teams Rooms van Webex-apparatuur geeft aan welke richting Cisco op denkt richting de toekomst.
Inmiddels heeft Microsoft binnen Teams daarnaast ook de nodige verbeteringen doorgevoerd, dus durven we die applicatie wel weer te gebruiken voor enkel onze videocalls. Voor onze chats en ons digitale hoofdkantoor houden we vast aan Slack. We hebben onze licentie maar weer met een jaar verlengd.
Automatisering en Canvas
Al met al voegt een digitaal hoofdkantoor dus echt wel waarde toe. Het grootste nadeel is dat je het zelf moet opbouwen en dat is niet in drie klikken te regelen. Voor hele grote organisaties betekent dit waarschijnlijk dat een werknemer een dagtaak heeft om alle integraties te bouwen en werkend te houden. Wij hebben besloten er zeker mee door te gaan en bouwen alweer nieuwe integraties. Mocht Salesforce erin slagen om met MuleSoft-technologie het allemaal nog eenvoudiger te maken qua koppelingen, dan kan de adoptie van het “digitale hoofdkantoor” een stuk sneller gaan. We kijken in elk geval uit naar de introductie van Slack Canvas, naast tekstuele overzichten kunnen we dan waarschijnlijk ook eenvoudiger visuele rapportages maken.
13 minuten geleden
