Outlook zal centraal punt vormen voor Microsoft 365-apps: update over redesign

Microsoft onderwerpt de e-mailclient Outlook aan een stevige redesign. Outlook moet één geheel worden met Microsoft 365 en als zodanig dienen als een ‘hub’. Het vernieuwde Outlook zal over enkele jaren de standaard worden voor alle gebruikers van de Windows-applicatie.

Microsoft ziet het digitale postvak als het beginpunt van conversaties. Aangezien iedere Teams-meeting het eindpunt is van het heen-en-weer sturen van verschillende e-mails om een datum en tijd te prikken, kunnen we ons best vinden in die uitspraak. De aankomende redesign voor Outlook zal deze visie verder ondersteunen.

Nog niet alle puzzelstukken werden al gelegd. De functies en het uiterlijk van Outlook worden namelijk verder vorm gegeven op basis van feedback van gebruikers. Margie Clinton, Product Manager voor Outlook, en Robert Novitskey, Partner Engineering Manager voor Outlook op Windows, deelden in een video de laatste ontwikkelingen in het nieuwe design van de e-mailclient van Microsoft.

Drijfveer voor productiviteit

De e-mailclient zal tot één geheel met Microsoft 365 omgevormd worden. Dit motiveert de techgigant met een belofte voor productiviteitsverhoging. Verder worden er AI-functies ingebakken, die hetzelfde doel moeten dienen. Om na de redesign te bepalen welke factoren nu exact de productiviteit stimuleren, lijkt daarmee een onmogelijke opgave te worden.

De grootste verbetering voor de productiviteit van een werknemers, zit volgens ons echter in een ander stuk verscholen. Problemen met de app moeten namelijk sneller van de baan zijn door het delen van code met het expertiseteam van Microsoft. “Eén van de problemen met de oude Outlook is dat het weken of maanden duurde om een probleem voor gebruikers op te lossen. De flexibiliteit die de nieuwe Outlook voor Windows ons geeft, dringt dit terug tot uren en dagen”, vertelt Novitskey.

Outlook-ervaring uniformeren

Een punt dat de gebruikerservaring volgens ons zeker ten goede komt wordt vervolgens door Clinton aangesneden: “We hebben in totaal zes verschillende clients op verschillende platformen en dat betekent dat onze honderden miljoenen gebruikers niet dezelfde Outlook-ervaring krijgen.” De functionaliteiten uit de Outlook voor Windows zijn bijvoorbeeld niet allemaal aanwezig of op een andere wijze te gebruiken in de online app of op mobiel.

De eerste stap naar de uniformering is het integreren van de Mail- en Calendar-apps. Gebruikers van deze applicaties worden sinds augustus automatisch doorverwezen naar de nieuwe Outlook-app. Dat geeft Microsoft ook meteen de kans om meer gebruikers op het nieuwe uiterlijk van de e-mailclient te krijgen, zodat er meer feedback verzamelt kan worden.

Lees ook: Microsoft gaat migratie Mail en Calendar naar Outlook forceren

De toekomstige ervaring moet uniform worden en dat vereist een aanpassing achter de schermen van de app. De Outlook voor Windows zal voor het team van ontwikkelaars namelijk het focuspunt worden. Het volledige team sleutelt aan de applicatie voor Windows en de bijbehorende code.

Jouw ervaring met de e-mailclient op verschillende platformen blijft dus consistent, maar zeker ook uniek. Daartoe verschijnen verschillende mogelijkheden tot personalisering. Een voorbeeld hiervan is het overzicht van je e-mails waarbij een gebruiker kan kiezen om van iedere e-mail enkel de afzender in preview te krijgen of de onderwerpregel en eerste zin van de e-mail ook alvast te tonen.

Feedback gebruiken

Op basis van de feedback van “miljoenen gebruikers die de nieuwe Outlook al draaien”, worden vier veelgevraagde functies momenteel al uigewerkt. Als eerste zal de e-mailclient toegankelijk worden als er geen internetverbinding is. Dat geeft gebruikers de mogelijkheid om e-mails al klaar te zetten tijdens het reizen. Dan komt er ondersteuning voor een grotere verscheidenheid aan bestandsformaten, meer specifiek gaat het om PST, OFT, MSG en ICS. Verder werken de ontwikkelaars van Outlook aan een functie waarmee gebruikers specifieke mappen in het postvak kunnen doorzoeken. Tot slot is third party accountondersteuning momenteel in ontwikkeling.

Bron: Microsoft 365

Wijziging krijgt een aankondiging

De overgang van de oude naar de nieuwe Outlook zal voor gebruikers niet als een plotse verrassing komen. Novitskey legt uit dat gebruikers minstens één jaar op voorhand een melding krijgen over de overgang. Vanaf dat moment kunnen gebruikers nog zeker één jaar terugschakelen naar het oude design, maar zal het nieuwe design wel de standaard worden. Momenteel is dat omgekeerd en zien gebruikers in de rechterbovenhoek een schuiver om de nieuwe versie van Outlook uit te proberen.

Voordat Outlook definitief afstapt van het oude design, dat momenteel al meer dan twintig jaar in gebruik is, gaat er opnieuw minstens één jaar overheen. Tellen we vanaf vandaag dan zitten we al zeker in 2025 voordat de e-mailclient definitief een nieuw uiterlijk krijgt.

“We maken een wijziging aan een applicatie die al meer dan twintig jaar hetzelfde is en we weten dat we hard moeten werken om het vertouwen dat mensen hebben voor Outlook, te verdienen voor de nieuwe Outlook”, weet Clinton. De visie om over te stappen naar een uniforme ervaring voor de verschillende platformen waarop de e-mailclient draait, klinken veelbelovend. Het blijft voorlopig alleen onduidelijk hoe dit plan exact vorm wordt gegeven en de uitwerking zal in grote mate bepalen of dit idee zal slagen of dat Outlook heel wat klanten zal verliezen aan concurrent Gmail.