Appian wil transformeren van business proces management naar lowcode

Appian ziet zichzelf als een lowcode-platform voor enterprise organisaties. Volgens CEO Matt Calkins is dat de beste manier om te omschrijven wat Appian doet. Appian komt uit de business process management hoek, daarin is het erg sterk. Lowcode is een andere discipline die het bedrijf beheerst. Het is alleen net even anders dan we gewend zijn. Wanneer is Appian een interessante oplossing voor een enterprise organisatie?

Recent waren we te gast op Appian World in San Diego. Het Amerikaans beursgenoteerde bedrijf profileert zich als lowcode-platform. We kunnen wel min of meer stellen dat in Nederland lowcode is uitgevonden, met partijen als Betty Blocks en Mendix die er vroeg bij waren. We waren dan ook benieuwd hoe Appian zich verhoudt tot deze partijen.

Waar we tot op heden vooral lowcode definieerden als een manier om vooral sneller applicaties te ontwikkelen met minder getrainde ontwikkelaars, zien we nu ook een andere soort lowcode. Eerst lag de focus vooral op het vervangen van in-huis applicatieontwikkeling. Als we dat met Appian vergelijken moeten we concluderen dat het bedrijf in een hele andere categorie actief is. Dat betekent niet dat het geen lowcode is, maar het heeft een hele andere benadering.

We kunnen dan ook niet stellen dat Appian een directe concurrent is voor Betty Blocks, Mendix en Outsystems, al is er ongetwijfeld een overlap en zullen ze in de praktijk soms allemaal dezelfde klant willen binnenhalen.

Appian komt vanuit de Business Process Management

Appian heeft zich van oorsprong vooral gefocust op Business Process Management (BPM). Daarna is het begonnen met case management, wat uiteindelijk weer heeft geleid tot Robotic Process Automation (RPA). De focus daarbij was om dit zo eenvoudig mogelijk te maken. De term lowcode bestond nog niet. Andere lowcode partijen komen meer uit de development hoek, waarbij het doel is om het ontwikkelproces te versimpelen zodat meer mensen zonder ontwikkelachtergrond er ook mee kunnen werken.

“Het verschil tussen lowcode en BPM is niet belangrijk, lowcode kan niet zonder BPM en BPM leidt uiteindelijk ook tot lowcode.”

Dat maakt een groot verschil, want wat we merken is dat in de complete denkwijze van Appian het gehele proces een belangrijke rol speelt. Calkins zei ook: “het verschil tussen lowcode en BPM is niet belangrijk, lowcode kan niet zonder BPM en BPM leidt uiteindelijk ook tot lowcode.”

Process management maakt lowcode ontwikkeling sneller en efficiënter

Doordat Appian alles vanuit een process management gedachte aan vliegt, bestaat een lowcode-applicatie bij Appian uit allemaal verschillende blokjes die een geheel vormen. Daarbij is de interface ook gescheiden van de applicatielogica. Er wordt via lowcode apart een user-interface gebouwd, maar ook apart een proces waarmee data kan worden opgehaald, opgeslagen of verwerkt. Door dit aan elkaar te koppelen ontstaat uiteindelijk een applicatie.

Daarbij prefereert Appian de functionele kant van de app ontwikkeling, ten opzichte van de beste ervaring voor de gebruiker. Appian laat gebruikers binnen een browser de omgeving bouwen met webelementen. Deze webelementen worden uiteindelijk omgezet naar React-code, die bruikbaar is op alle verschillende platformen.

Normale applicaties worden door Appian allemaal in containers gegoten, waar binnen een omgeving actief is die overweg kan met React-code en alle Appian-elementen. Op dit moment is Appian bezig om alles om te zetten naar Kubernete containers. Hierdoor kan een applicatie straks flexibeler schalen en in meer omgevingen worden uitgevoerd. Voor de mobiele apps maakt Appian ook gebruik van een soort container. Dit is een native mobiele app op basis van React. React is een framework waarmee applicaties kunnen worden ontwikkeld voor meerdere platformen. Met React kan dus direct een brower, Android, iOS of zelfs een Windows-applicatie worden ontwikkeld. De Appian-klant hoeft overigens geen kennis te hebben van React, zij gebruiken gewoon de “simpele” webinterface om hun applicatie te bouwen. Het hele proces op basis van React gebeurt op de achtergrond. Eigenlijk heeft React het ontwikkelen van multiplatform applicaties versimpeld, en heeft Appian het ontwikkelen van applicaties op basis van React weer versimpeld.

Zowel bij de mobiele container als de Kubernetes container kan de applicatie automatisch worden bijgewerkt zonder dat de container opnieuw hoeft te worden samengesteld of uitgerold via een applicatiewinkel. Updates kunnen direct worden doorgevoerd als er in Appian wijzigingen worden aangebracht. Appian stuurt simpelweg een signaal dat de omgeving is verouderd en binnen de container is een functie aanwezig die de meest recente versie ophaalt. Hierdoor hoef je bij het aanpassen van een mobiele app niet eerst de app te genereren en opnieuw in te dienen in de applicatiewinkels. Updates zijn direct actief.

De blokken die uiteindelijk een Appian-app maken, zijn hierdoor eenvoudig aan te passen en te testen. Updates worden immers direct doorgevoerd. Dit maakt het ontwikkelen van apps met Appian ook een stuk efficiënter.

Met process management onderscheidt Appian zich van de concurrentie

Het gaat bij Appian dus vooral om de combinatie tussen process management en lowcode, want op die manier kan je niet alleen snel een applicatie bouwen, je kan de applicatie ook snel aanpassen en beheren. Dat laatste is tegenwoordig steeds belangrijker. Enterprise organisaties zijn klaar met alle lock-in applicaties, spaghetticode en de onduidelijkheid hoe bepaalde applicaties aan elkaar zijn geknoopt. Ze willen meer vrijheid, efficiëntie en overzicht. Daar is Appian heel goed in. Dat dit in sommige gevallen ten koste is van een stukje beleving, nemen ze daarbij voor lief.

Bij Appian begint elke applicatie uiteindelijk met het uitwerken van het proces. Wat moet de applicatie gaan doen of kunnen. Bedrijven kunnen er zelfs voor kiezen om puur en alleen het proces te ontwikkelen tot applicatie, zonder dat daar een echte front-end aanhangt. Dit proces kan ook worden aangeroepen via een API vanuit een andere applicatie op een heel ander platform.

Aegon maakt integraties tussen systemen met Appian

Zo spraken we onder meer met verzekeringsmaatschappij Aegon. Deze partij heeft ervoor gekozen om Appian in te zetten om integraties tussen hun enterprise applicaties te bouwen, en om dit te centraliseren met Appian zodat het overzicht behouden blijft. Appian praat met de verschillende applicaties om ervoor te zorgen dat functies binnen die applicaties correct worden uitgevoerd. Appian draait daarbij vrijwel volledig op de achtergrond. Voor de front-end applicaties waar klanten gebruik van maken wordt op dit moment andere technologie ingezet. De reden om voor Appian te kiezen was de eenvoud waarmee processen makkelijker maar vooral overzichtelijker gemaakt kunnen worden.

Het beste voorbeeld dat we hiervan kregen was een hypotheek-oplossing binnen het klantportaal. Aegon heeft een enterprise software-oplossing voor de hypotheken. Hierin staan alle verschillende hypotheek producten gedefinieerd, maar ook welke klant welk product afneemt tegen welke voorwaarden.

De laatste jaren is het populairder geworden om extra af te lossen op je hypotheek om op die manier een lagere maandlast te krijgen. Aegon wil dit op een effectieve manier aan klanten aanbieden. De bedoeling is dat klanten binnenkort direct in het klantportaal kunnen zien hoeveel de maandlasten dalen als er een bepaald bedrag wordt afgelost. Dat klinkt redelijk simpel, maar dat is nog best wel een complexe berekening.

We hebben dit proces dan ook wat diepgaander geanalyseerd met Aegon om te zien wat er nu echt bij komt kijken. Aegon stelt dat er verschillende systemen nodig zijn om dit te realiseren. Om te beginnen is er het klantportaal. Via dit portaal wordt een actie aangeroepen om een aflossing door te rekenen, bijvoorbeeld 20.000 euro. Hiervoor wordt een Appian-proces gestart dat vervolgens communiceert met het systeem waar alle hypotheken en polissen in staan. Vervolgens wordt er gekeken uit hoeveel leningdelen een hypotheek bestaat, bijvoorbeeld een annuïtair deel en een aflossingsvrij deel, met beide een (verschillend) rente percentage. Dan kunnen er nog clausules zitten aan het aflossen, hoeveel per jaar mag worden afgelost, of dat er een boete betaald moet worden, etc.

Het zijn allemaal cijfers die doorgerekend moeten worden om tot een nieuw resultaat te komen: wat bij de aflossing het nieuwe maandbedrag is. Dit kan straks allemaal in enkele milliseconde gebeuren, waardoor de klant snel ziet wat een aflossing hem of haar oplevert.

Als de klant ervoor kiest om een aflossing te doen, wordt er contact gelegd met het betalingssysteem en kan de klant via iDeal een betaling doen. Als de betaling is uitgevoerd zal deze ook weer een Appian proces activeren om de aflossing op de hypotheek te verwerken. Vervolgens worden alle hypotheekpolissen bijgewerkt en krijgt de klant direct in zijn klantportaal te zien hoeveel de openstaande hypotheekschuld nog is, minus de aflossing. Ook zal het nieuwe maandbedrag direct zichtbaar zijn. Wederom gebeurt dit allemaal razendsnel op de achtergrond zodat de klant direct ziet dat de hypotheekschuld is verlaagd.

Bouwblokken geven de doorslag

Al deze processen zijn in blokken opgebouwd, waarbij elke stap een apart blokje is. Mocht er dus iets wijzigen bij de bank dan kan eenvoudig een bepaald blokje worden vervangen. Stel dat de bank bijvoorbeeld een nieuw hypotheeksysteem in gebruik neemt of iDeal wordt vervangen door een andere betalingsmethode. In dat geval is het simpelweg het specifieke blokje vervangen door een nieuw blokje en alles blijft gewoon werken. Klanten definiëren dit via lowcode, hiervoor heeft Appian een drag-and-drop interface.

Wat levert het op?

Wat zijn nu precies de voordelen die Aegon heeft bereikt door Appian te gebruiken? Om te beginnen is er een complex proces, waarvoor je normaliter voor langs moet komen of luttele minuten aan de telefoon moet hangen met een medewerker volledig geautomatiseerd via een self service portal. De klant kan in dit geval zijn hypotheeklast verlagen met een extra aflossing zonder tussenkomst van een medewerker van Aegon. Dat betekent lagere kosten voor Aegon. Daarnaast is het een overzichtelijk proces, voor beide partijen. Aegon kan alle details en berekeningen netjes in het scherm van de klant tonen. De klant kan direct alles zien en beter begrijpen en naar wens ook actie ondernemen, zonder dat er gewacht hoeft te worden op een medewerker. Voor Aegon is de kans op fouten van een medewerker ook een stuk kleiner, want het proces is geautomatiseerd. Aegon liet verder weten dat de klanttevredenheid (netpromotorscore) hierdoor flink is gestegen, met 36 punten om precies te zijn.

Zonder de technologie van Appian was dit niet mogelijk geweest, want het hypotheeksysteem biedt hiervoor geen standaardoplossing. Het systeem kan goed alle data bijhouden en aanleveren wanneer erom gevraagd wordt, maar het is nooit ontworpen om realtime on demand doorrekeningen te doen. Of om betalingen te accepteren om de hypotheek te verlagen. Appian maakt dit mogelijk door verschillende applicaties te koppelen en samen te laten werken.

Aegon heeft inmiddels met Appian diverse applicaties en processen geautomatiseerd en verbeterd.

Appian tilt Robotic Process Automation naar hoger niveau

Een van de andere zaken waar Appian goed in is, is het verbeteren van Robotic Process Automation. Appian heeft samenwerkingen met Automation Anywhere, UiPath en Blue Prism voor RPA. Met deze RPA-oplossingen kan je robots creëren die één taak heel vaak en snel kunnen uitvoeren. Dit werkt tot op zekere hoogte heel goed. In foutafhandeling zijn deze robots namelijk niet zo goed. Als er iets afwijkt van wat ze weten, dan treedt er een fout op. In veel gevallen kunnen de robots daar niks mee. Appian komt dan om de hoek kijken. Met Appian kan je alle bots die zijn aangemaakt in een RPA-oplossing in één overzicht krijgen. Daarnaast kan je als de output van het proces niet succesvol is, hier automatisch actie op ondernemen. Bij veel voorkomende fouten waar een simpele oplossing voor is, kan deze via process management worden geautomatiseerd tot een oplossing. Bij fouten of problemen die niet veel voorkomen, kan een case of ticket worden aangemaakt en toegewezen aan een medewerker. Die kan dan controleren wat er is fout gegaan en eventueel een oplossing realiseren. Het belangrijkste hierin is dat fouten in een RPA-oplossing niet ongekend verloren gaan.

Appian vooral geschikt voor bouwen van business process management op een lowcode-manier

Hoewel de CEO van Appian het bedrijf vooral positioneert als een lowcode-oplossing, kunnen wij ons daar niet helemaal in vinden. We zijn nog niet overtuigd van Appian als pure lowcode-oplossing, wel als business process management-oplossing. Zo zien we wel dat je eenvoudig processen aan kan maken en via een drag and drop-interface op een lowcode/no-code manier deze vorm kan geven. Verder is het ook mogelijk om applicaties te bouwen met Appian, maar de vrijheid die je hebt qua layout en design is ons wat te beperkt. De standaardlayout methodiek van Appian, kolommen en tegels, moet net bij de oplossing of het bedrijf passen. Voor standaard enterprise overzichten en oplossingen is dat prima, maar voor een meer creatieve oplossing richting de klant is het toch wat te beperkt. Dat is bij de echte lowcode ontwikkelaars beter geregeld.

De manier waarop Aegon op dit moment Appian inzet is waarschijnlijk dan ook het meest effectief, puur voor het automatiseren van processen op de achtergrond. Al zien we wel dat meer bedrijven in dat vaarwater actief zijn. Zo is er bijvoorbeeld stevige concurrentie van Servicenow.

Het is uiteindelijk een afweging van voor- en nadelen, voor verschillende doeleinden. De voordelen zijn dat je applicaties direct kan updaten door ze aan te passen in de webeditor van Appian. Er hoeft geen nieuwe deployment plaats te vinden. Ook kan je, door middel van alle losstaande blokken, het proces eenvoudig achteraf aanpassen of blokken vervangen. Stap je over van Adyen naar Stripe, dan is het een kwestie van een blok vervangen. Heb je een nieuwe layout ontwikkeld, dan is het een kwestie van een blok vervangen. Zo kunnen we nog wel even doorgaan.

Appian heeft zijn platform grotendeels gebaseerd op React, wat een slimme keuze is. Hierdoor kunnen ze snel schalen op verschillende platformen. Bij Appian zien ze echter ook in, dat hun manier van apps ontwerpen wel wat restrictief is. Wellicht zien we in de komende jaren meer ontwikkeling op dit gebied, aangezien de CEO  Appian als een lowcode-bedrijf ziet.