Tijd voor actie: hoe de IT-afdeling de drijvende kracht achter digitale transformatie wordt

Abonneer je gratis op Techzine!

De digitale revolutie verandert de rol van IT-afdelingen binnen organisaties op ingrijpende wijze. Steeds meer bedrijven maken gebruik van standaard (cloud)oplossingen waarbij het technisch beheer wordt geoutsourcet bij de leverancier. Tegelijkertijd wordt het functioneel beheer steeds eenvoudiger en daardoor vaker overgenomen door key users. Wat is de rol van de IT-afdeling binnen deze veranderende omgeving? En hoe draagt de afdeling bij aan de digitale transformatie van de business?

De IT-afdeling als informatiemanager

Nu veel IT-taken worden uitbesteed aan externe of interne partijen, verandert de rol van de IT-afdeling binnen de organisatie. In plaats van operationeel, worden de werkzaamheden steeds meer tactisch van aard. De IT-afdeling gaat meer richting service- en contractmanagement en IT’ers worden coördinatoren: ze vertalen de wensen van de business door naar de softwareleveranciers en zien erop toe dat die leveranciers hun werk doen. Daarnaast ondersteunen ze de business bij het functioneel beheer.

Dat betekent dat IT-managers steeds minder mensen en minder techniek beheren, maar juist steeds meer informatie. Kennis van informatiemanagement is voor hen dan ook cruciaal. Aan de IT-manager de taak om ervoor te zorgen dat data altijd beschikbaar is. Vanuit elk systeem, op elk device, voor elke afdeling. En het liefst ook voor suppliers en klanten. Natuurlijk hóeft niet alle data voor iedereen beschikbaar te zijn, bijvoorbeeld vanuit cybersecurityperspectief, maar het moet technisch wel kunnen.

Vervolgens is het zaak die data om te zetten in waardevolle informatie voor de business. Niet door over alles te rapporteren, maar door enkele zinnige parameters te kiezen en daarop te sturen. Als uit deze informatie iets opvallends naar voren komt, kan daar vervolgens verder op worden ingezoomd. Bedrijven die hun informatiestromen goed weten te managen, worden veel wendbaarder en hebben meer mogelijkheden om te groeien. En dan zijn er mogelijkheden voor digitale transformatie.

De uitdagingen van digitale transformatie

De grote vraag: hoe draag je als IT-afdeling nu optimaal bij aan zo’n digitale transformatie? Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Je moet eenheid aanbrengen in een versnipperd applicatielandschap, processen en procedures uniformiseren, KPI’s bepalen en de organisatiestructuur aanpassen. Maar de grootste uitdaging is misschien nog wel om het management ervan te overtuigen dat al deze investeringen de moeite waard zijn.

Dat een digitale transformatie geld kan besparen is vaak wel helder. Een dergelijke transformatie draagt immers bij aan efficiëntere processen, lagere kosten en kortere doorlooptijden. Toch blijft het verhaal vaak abstract, moeilijk te kwantificeren en lastig uit te leggen, zeker als je als IT-afdeling praat met een managementteam dat niet over een IT-achtergrond beschikt.

Werken aan alignment van business en IT

De eerste stap is daarom investeren in business-/IT-alignment. Oftewel: een goede structurele, strategische samenwerking tussen IT en de business aangaan, met als doel IT-middelen zo goed mogelijk in te zetten om bedrijfsdoelstellingen te behalen. Voordat je als IT-afdeling een serieuze gesprekspartner voor de business kan zijn, moet je echter eerst je eigen zaken op orde hebben. En dat geldt zowel op technologisch als organisatorisch vlak:  

  • Verbeter je technologie: maak een technical backlog met wat er verbeterd moet worden. Begin bij de fysieke infrastructuur en werk omhoog naar je data en het bijbehorende informatiemanagement.
  • Zorg voor de juiste expertise binnen je IT-afdeling: als je verbeteringen door wilt voeren, is het belangrijk dat er genoeg mankracht en expertise aanwezig is. Wees niet bang om extra collega’s aan te nemen én nieuwe rollen te creëren, bijvoorbeeld die van infrastructuurarchitect, om technologische plannen uit te werken en uit te voeren.
  • Investeer in projectmanagement: de reden dat veel IT-projecten mislukken, is omdat er geen projectmanagement wordt gedaan. Wijs collega’s daarom projectmanagementrollen toe, voer een framework in en organiseer trainingen. Projectmanagement is misschien geen directe verantwoordelijkheid van IT, maar het is wel nodig om IT-projecten te laten slagen.
  • Stimuleer data-integriteit: last but not least, investeer in integriteit van product- en klantdata. Je kunt je hele infrastructuur op orde hebben en allemaal slimme applicaties hebben draaien, maar als de software niet goed wordt gebruikt en de data niet op orde is, dan heb je er niks aan.

Een digitale transformatie bewerkstelligen vereist leiderschap en een visie vanuit IT. Als je als afdeling je basis op orde hebt, kun je de rest van de organisatie bij de hand nemen en laten zien hoe digitalisering helpt om de ambities van het bedrijf te realiseren. Alleen zo kan IT de drijvende kracht achter digitale transformatie worden.

Meer weten over de rol van de IT-afdeling binnen de digitale transformatie? Kom naar TOPdesk SEE op 16 juni 2020: Digital transformation, a multiplayer game. Ontdek jouw strategie voor de digitale transformatie, wissel ervaringen uit met 1.500 peers op tactisch/strategisch niveau en zet direct de volgende stap naar service excellence.

Dit is een ingezonden bijdrage van TOPdesk. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.