Groothandelaar Kramp moderniseert applicatielandschap met Oracle ERP

Abonneer je gratis op Techzine!

In de huidige IT-markt is er veel aandacht voor Enterprise Resource Planning (ERP). Een groot deel van de bedrijven switcht namelijk van een oude ERP-installatie naar een moderner pakket. De vorige versie is vaak meer dan tien jaar oud, wat het beheren van processen ouderwets laat aanvoelen en soms lastig maakt. Met een nieuw pakket realiseren bedrijven verschillende voordelen. Maar wat betekent het implementeren van een nieuw systeem nou in de praktijk? We gingen erover in gesprek met Project manager Michel Jipping van Kramp, een bedrijf dat momenteel Oracle ERP Cloud implementeert.

De naam Kramp zal niet iedereen direct iets zeggen, maar het bedrijf uit de Achterhoek is wel degelijk een grote speler. In meer dan 20 Europese landen is Kramp met ruim 3.000 medewerkers actief als groothandelaar in land- en tuinbouwproducten. Het bedrijf verkoopt honderdduizenden producten die voornamelijk boeren gebruiken ter ondersteuning van hun werkzaamheden. Geen voer dus, maar bijvoorbeeld machineonderdelen en kleding. Door de schaal van de activiteiten lopen er ook veel processen binnen de organisaties, onder meer rond finance en inkoop.

Michel Jipping, Project manager bij Kramp

Kramp blijft zich als bedrijf ook ontwikkelen door organische groei en overnames, terwijl de huidige coronacrisis eveneens om aanpassingen vraagt. In principe draait de business van Kramp volop door, aangezien het een vitale rol inneemt in het draaiend houden van voedselproductie. Wel veroorzaakt de coronacrisis wat uitdagingen bij de logistieke en inkoopactiviteiten. Binnen enkele weken zijn extra hygiënische- en veiligheidsmaatregelen ingevoerd, wat het nodige vraagt van mensen. Misschien nog wel een grotere verandering is het plots op zoek moeten naar nieuwe leveranciers. Sommige producenten waar Kramp normaliter zaken mee doet, lopen tegen tekorten aan omdat de productie stil is komen te liggen. Naar eigen zeggen kan de groothandelaar momenteel voldoende alternatieven vinden, al moet een deel van de keten hier wel op aangepast worden.

De operationele activiteiten van Kramp zijn dus eigenlijk altijd in ontwikkeling. De coronacrisis draagt hier aan bij, maar in principe is het bedrijf van origine gewend aan veranderingen. De business draait ook nu door, terwijl ondertussen processen aangepast worden.

Tip: Oracle brengt volgende generatie cloud naar Amsterdam

Moderniseren met nieuw systeem

De ontwikkelingen bij Kramp gaan hand in hand met de wens om bestaande ERP-tooling te vervangen. Vanwege de verschillende locaties en de overnames gebruikt het bedrijf meerdere software-oplossingen voor procesbeheer. De oplossingen waren van verschillende leveranciers en er zat veel maatwerk in. Dit met tot gevolg lastig onderhoudbare systemen, weinig uniformiteit en ondersteuning die dreigt te verlopen.

Voor Kramp was de noodzaak van een nieuwe ERP-installatie duidelijk. Het bekeek diverse verschillende oplossingen op de markt en koos voor Oracle ERP Cloud. Van deze IT-leverancier gebruikte Kramp al finance-applicaties. Tot op zeker hoogte is de groothandelaar dus al gewend aan Oracle-software, wat de keuze mede beïnvloedde. Volgens Kramp past de IT-leverancier goed binnen zijn applicatielandschap.

Jipping geeft aan dat de keuze voor Oracle ook gepaard gaat met een aantal verwachtingen. Zo ziet hij in cloud-oplossing Oracle ERP Cloud een middel om optimaal en toekomstbestendig de betreffende bedrijfsprocessen te faciliteren. Vier keer per jaar wordt het systeem geüpdatet, zodat de finance- en inkoop-processen op de nieuwste technologische ondersteuning kunnen rekenen. Het is daarmee de gewenste basis voor verdere groei van Kramp.

Daarnaast wil Kramp met de ERP-applicatie ook een integrale back office oplossing omarmen waarin de Europese activiteiten zoveel mogelijk gestandaardiseerd en geharmoniseerd worden. Als er één systeem gebruikt wordt dan hoeven acties en data maar één keer ingevoerd te worden, en zijn zaken vanaf de bovenkant te automatiseren.

Tot slot verwacht Kramp een toekomst vaste oplossing te omarmen, welke kan ondersteunen in het grote volume transacties dat dagelijks plaatsvindt. Met een verwachte verdere groei van de organisatie is Oracle een partij die de groei kan blijven ondersteunen, stelt Jipping.

Middenin implementatietraject

Inmiddels loopt het implementatietraject ongeveer een jaar en is men nog niet tegen hele grote vertragingen aangelopen. Dit komt mede door het traject dat Kramp, Oracle en implementatiepartner Deloitte hebben opgesteld. Gefaseerd werkt men toe naar het volledig in gebruik nemen van het ERP-systeem. Hierbij wordt zoveel mogelijk het Fit-to-Standard principe gevolgd: elk proces binnen het bedrijf analyseren en eventueel aanpassen om binnen de standaard te blijven. Voor deze filosofie doorgrondt Oracle industrieën om er standaarden, templates en processen voor te creëren. Bedrijven nemen deze vervolgens over.

Kramp past in het nieuwe ERP-pakket geen maatwerk toe.

Kramp is voorstander van dit idee en past in het nieuwe ERP-pakket geen maatwerk toe. Wel zijn er door Oracle wat onderdelen tijdens het implementatietraject afgesteld op de wensen van Kramp en andere Oracle-klanten. De legacy systemen bevatten nog altijd kostbare data die regelmatig uitgewisseld moet worden gedurende de gefaseerde implementatie. Hiervoor bouwt men integraties met het nieuwe pakket, een traject waar best wat tijd in gaat zitten. Tijdens het opzetten van deze integraties wordt er ook rekening gehouden met de fases waarin het totale implementatietraject opgesplitst is. Stapsgewijs kan Kramp zo nieuwe functionaliteit omarmen, contract management bij inkoopwerkzaamheden komt bijvoorbeeld later beschikbaar dan factureringsopties voor de finance afdeling. 

Daarnaast zijn niet alle standaard rapportages binnen Oracle ERP Cloud geschikt voor Kramp. De groothandelaar heeft elf logistieke warehouses verspreid over Europa, tussen die locaties vinden veel transacties plaats. De inhoud van deze rapportages verschilt onder meer vanwege regionale btw-tarieven. Oracle biedt hier standaard rapportages voor, maar onder andere doordat Kramp specifieke verrekeningsstructuren heeft moet in samenwerking met de implementatiepartner passende rapportages gebouwd worden.

Jipping stelt dat er uiteindelijk geen maatwerk nodig is, mede doordat je bij Oracle verzoeken in kan dienen om functionaliteit aan de ERP-applicatie toe te voegen. Met voldoende argumentatie en steun van andere gebruikers kijkt Oracle naar het idee en wordt het eventueel in de volgende kwartaalrelease opgenomen. In de komende releases zal een verzoek van Kramp ingewilligd worden. De factureringsprocessen zullen meer geautomatiseerd worden binnen Oracle ERP Cloud, doordat het systeem automatisch met herinneringspunten en aanmaningspunten voor het innen van de factuur komt.

Toekomstige stappen

Het implementatietraject van Oracle ERP Cloud loopt bij Kramp nu ongeveer een jaar. Men verwacht dat het in totaal ongeveer drie jaar duurt tot het systeem in zijn geheel live en in gebruik is. Dat is een legitieme tijdsperiode gezien de hoeveelheid processen, integraties en andere zaken die ondergebracht moeten worden in het systeem.

Jipping kijkt al uit naar het moment dat het ERP-pakket breed omarmd is binnen de organisatie. Hij verwacht dat operationele zaken makkelijker zullen lopen. Minder handmatig administratiewerk, niet meer onnodig lange tijden om data te transporteren tussen systemen, vlottere analyses, processen die sneller lopen: zomaar wat voordelen die Jipping met het nieuwe systeem hoopt te realiseren.

Het is dan ook duidelijk dat het in gebruik nemen van een nieuw ERP-systeem met de nodige voordelen komt. Vaak gaat het gepaard met een lang implementatietraject, maar de praktijk wijst regelmatig uit dat het een zinvolle investering is. Bij Kramp is men tevreden met het verloop van het traject en wordt er voorzichtig gekeken of het andere nieuwe Oracle-oplossingen in gebruik kan nemen. De recent geïntroduceerde Oracle Gen 2 Cloud, waarin SaaS-, PaaS-, en IaaS-diensten meer samenkomen, kan volgens Jipping zeker bijdragen aan de adoptie. Kramp is dus nog lang niet klaar met Oracle. 

Tip: Menzis houdt de zorg betaalbaar met de cloud