RPA is pas een wondermiddel als de omstandigheden dat toelaten

Stay tuned, abonneer!

Op SAP Connect to Innovate sprak Techzine met At Sital, Smart Automation Lead bij Nouryon, de vroegere chemie-tak van AkzoNobel. Nouryon gebruikt verschillende SAP-oplossingen, en heeft recentelijk een Robotic Process Automation (RPA)-pilotproject afgerond. Sital deelde een aantal inzichten over het SAP-landschap en hoe RPA daar in past.

Nouryon gebruikt verschillende soorten SAP-software, waaronder ERP, Ariba en SuccessFactors. Een groot gedeelte van de SAP-oplossingen wordt door Nouryon als best-in-class bestempeld. Toch zijn er diverse end-to-end processen met veel handmatige activiteiten die leiden tot efficiënties die het bedrijf (nog) niet kan opvullen met alleen de software van SAP. Dat is waar RPA om de hoek komt kijken, aangezien robots dan de inefficiënties door handmatige activiteiten zouden kunnen opvangen.

SAP alomtegenwoordig bij Nouryon

De meest gebruikte oplossingen bij Nouryon komen allemaal van SAP, of ze linken direct met SAP.   

Sital beschrijft dat Nouryon echt een SAP-bedrijf is, en dat het bedrijf ook werkt met één support partner om SAP-producten te onderhouden. Bij nieuwe behoeftes wordt vaak eerst in het ecosysteem van SAP gekeken naar mogelijke oplossingen. Aan de tools stelt het bedrijf vaak de voorwaarde dat ze moeten kunnen integreren met SAP-softwareomgevingen. Dit heeft als gevolg dat er een sterke supplier-customer relatie ontstaat omdat oplossingen van andere leveranciers rekening moeten houden met integratie in het bestaande (SAP) landschap : “We zijn echt een SAP-bedrijf, en als je dat eenmaal bent, dan verander je dat niet snel.” Aan de andere kant geeft het natuurlijk voordelen qua (data) integratie en zoals gezegd het gemak van werken met één partner.

Het gebruik van oplossingen van andere leveranciers wordt bij Nouryon vaak alleen overwogen als oplossingen van SAP te veelomvattend of te grootschalig zijn. Sital: “SAP-producten buiten de core zijn soms te duur voor de toepassing die wij zoeken. Het is jammer dat ze niet een lite-versie hebben van bijvoorbeeld een Master Data Governance-oplossing.” De RPA-oplossing die Nouryon gebruikt komt ook niet van SAP; deze was nog niet op de markt toen Nouryon eind 2018 begon met de RPA-pilot. De keuze is op Automation Anywhere gevallen, waarbij Sital wel benadrukt erg geïnteresseerd te zijn in hoe de RPA-oplossing van SAP zich gaat ontwikkelen.

Een voorbeeld van hoe RPA bij Nouryon wordt ingezet, is bij de financiële afdeling. Het bedrijf heeft in totaal ongeveer 120 juridische eenheden verspreid over de wereld. Sital vertelt dat de onderlinge financiële verhoudingen iedere keer aan het einde van de maand vastgelegd moeten worden. Dat betekent dat het inboeken en het sturen van facturen moet matchen tussen deze 120 eenheden. Dit matchen werd handmatig gedaan, maar kan door RPA geautomatiseerd worden. Het betreft immers repetitief werk.  

RPA via de ‘voorkant’

De RPA-oplossing van Automation Anywhere die Nouryon gebruikt werkt via de User Interface (UI), dus via de voorkant van de software die geautomatiseerd moet worden. De robots zijn zo geconfigureerd om binnen de UI naar objecten te zoeken, zodat ze binnen het object een handeling kunnen uitvoeren. Een simpel algemeen voorbeeld is het gebruiken van een robot om in te loggen in bepaalde SaaS-oplossingen.

In dit geval wordt het menselijk handelen in de UI van SAP-oplossingen dus vervangen door robots die met de UI van de software werken. Aan de ene kant wordt er daarmee exact gedaan wat RPA zou moeten doen, namelijk de menselijke handelingen vervangen door een (efficiëntere) robot. Aan de andere kant vertelt Sital dat je op die manier ook risico loopt. De nadelen van processen die zijn ontstaan met behulp van menselijk handelen worden dan namelijk ook geautomatiseerd. Met andere woorden, menselijke inefficiëntie wordt dan ingebed in het geautomatiseerde proces.

Volgens Sital zijn er twee manieren om dit probleem aan te pakken. De meest voor de hand liggende manier is om een werkproces eerst te optimaliseren, alvorens het te automatiseren met behulp van RPA. In theorie is een proces dan volledig geoptimaliseerd, en bovendien automatisch. Een andere denkwijze is om het proces volledig opnieuw te ontwerpen rekening houdende met de technologische mogelijkheden van een robot. Nadeel is wel dat er een proces ontstaat dat alleen door robots kan worden uitgevoerd, dus niet meer handmatig. Denk bijvoorbeeld aan het downloaden van een grote hoeveelheid aan informatie of bestanden. Gebruikers zijn gewend om een download te maken voor hun eigen verantwoordelijkheidsgebied en waarvoor ze autorisatie hebben, maar  voor een RPA-oplossing zal het efficiëntst zijn om in één keer alles te downloaden.

RPA via de achterkant?

Sital stelt dat er bij Nouryon met interesse wordt gekeken naar hoe de RPA-oplossing van SAP zich gaat ontwikkelen. Hij denkt daarbij aan de achterkant van de software, waar de automatisering plaats zou kunnen vinden als je de RPA van SAP zou toepassen op de achterkant van andere SAP-oplossingen. Aan de ene kant moet RPA eigenlijk niet leiden tot een verandering in de infrastructuur van een bedrijf, maar aan de andere kant liggen daar volgens Sital wel de kansen voor nog efficiëntere automatisering van processen. “RPA moet non-invasive zijn, maar als je dat heel nauw volgt heb je misschien niet het meest interessante proces gedefinieerd,” zegt Sital. “Het product van SAP zelf, werkt dat beter met de SAP-oplossingen dan RPA die werkt via de UI? Gaan we dat nog steeds via de UI doen of gaan we meer via de achterkant automatiseren?”

Het wordt langzaam duidelijk dat Nouryon graag meer SAP-integratie zou bewerkstelligen in zijn RPA-oplossingen, ook na de RPA-pilot die recent is afgerond. De lock-in met Automation Anywhere is volgens Sital niet groot. Het zou dus kunnen dat Nouryon op een gegeven moment overgaat naar de RPA-oplossing van SAP zelf. Automation Anywhere heeft samen met UiPath en Blue Prism een leidende positie op de RPA-markt, aangezien die drie partijen zeer volwassen RPA-software leveren. SAP werk uiteraard samen met alle drie de marktleiders, en werkt ondertussen aan eigen RPA-software. We zijn dan ook benieuwd hoe de volledige RPA-markt zich verder ontwikkelt.