2min

NetSuite introduceert Accounts Payable Automation, een oplossing waarmee je inkoopfacturen sneller kan uitbetalen en verwerken in je administratie. Het integreert direct met verschillende banken om efficiëntie toe te voegen.

Het inboeken van inkoopfacturen is een tijdrovende en arbeidsintensieve taak. Veel organisaties hebben geprobeerd deze processen te stroomlijnen en waar mogelijk te automatiseren. Nu doet NetSuite een poging met zijn nieuwe Accounts Payable Automation. Het koppelt het bekende ERP-systeem met de administratie voor het verwerken van inkoopfacturen.

Volgens NetSuite worden bedrijven winstgevender wanneer ze gebruikmaken van NetSuite AP Automation. Het verwerken van inkoopfacturen gaat veel sneller en het betalen van de facturen is direct gekoppeld binnen de oplossing. Alles kan vanuit NetSuite geregeld worden.

Volgens de oprichter en EVP van NetSuite, Evan Goldberg, speelt Accounts Payable een grote rol in het beheren van de cashflow, het beheersen van kosten en een goede relatie onderhouden met leveranciers. Deze processen zijn namelijk vaak enorm traag, complex en foutgevoelig, waardoor leveranciers veel later betaald worden dan wenselijk is. Dat heeft veel effect op de relatie tussen het bedrijf en zijn leveranciers. Vaak is het zo dat hoe groter het bedrijf is, hoe complexer en lastiger deze processen zijn.

NetSuite AP Automation

Het totale proces van NetSuite AP Automation komt neer op:

Factuur indexeren, oftewel alle waardevolle informatie uit de factuur halen. Denk aan de bedrijfsnaam, adresgegevens, factuurnummer, PO-nummer, maar ook alle items die op de factuur staan, de bedragen en de hoeveelheid BTW.

Factuur matchen en goedkeuren, waarbij de factuur gekoppeld moet worden aan een leverancier en PO-nummer in de database. Ook wordt gecontroleerd of de factuur niet al voorkomt in de database, zodat er geen dubbele betalingen worden gedaan. Verder wordt het bedrag op de factuur vergeleken met het toegestane bedrag op de aangemaakte PO in het systeem. Dat bedrag mag niet worden overschreden.

Automatische betalingen. NetSuite werkt samen met HSBC services om automatische betalingen te doen voor inkoopfacturen die zijn geaccepteerd en gekoppeld aan een leverancier en PO-nummer.

Daarnaast zijn er nog processen die analyseren hoe transacties verlopen en kunnen er regels aangemaakt worden om zaken automatisch toe te staan of te weigeren. Ook kan je als organisatie gewaarschuwd worden door NetSuite als er transacties zijn die afwijken of onbetrouwbaar lijken.

Beschikbaarheid

NetSuite AP Automation is onderdeel van NetSuite SuiteBanking en een van de eerste oplossingen die financiële technologie in een cloud ERP integreert. NetSuite AP Automation is nu beschikbaar in de Verenigde Staten. Het is nog onduidelijk wanneer Europa aan de beurt is, al hebben we in Europa al veel boekhoudpakketten die deze processen automatiseren. De vraag is of NetSuite daar tussen kan komen.

Lees ook: NetSuite verbetert platform en pakt momentum in ERP-markt