Het NetSuite ERP-platform wordt voor veel mkb’ers lastig te negeren. Dit jaar was er weer een SuiteWorld-conferentie, waar het bedrijf wederom een aantal belangrijke grote uitbreidingen aankondigde. Als midden- of kleinbedrijf met een ERP-behoefte is NetSuite vandaag de dag een serieuze kandidaat. Vooral ook omdat het betaalbaar is.

Veel kleine organisaties in de groei hebben moeite met het kiezen van de juiste IT-oplossingen om hun groei te accelereren. Er zijn enorm veel IT-oplossingen in lokale markten met een sterke naam, maar de technologie is vaak gedateerd of beperkt. Het is een valkuil waar veel kleine organisaties tegenaanlopen. Volgens de salesafdelingen van die lokale spelers is alles mogelijk, maar tijdens de implementatiefase gaat het vaak al mis. Ze lopen tegen de legacy en beperkingen van de ERP- of finance-oplossingen aan. De contracten zijn dan echter al getekend en er is geen weg meer terug.

Dat wil niet zeggen dat NetSuite voor elke organisatie het antwoord is. Het platform is wel voor de cloud ontwikkeld en op veel vlakken verder dan menig lokale speler. Mocht het toch nog niet voldoende bieden, dan is het platform nog op maat te maken of uit te breiden middels low-code.

Voor welke organisaties is NetSuite geschikt?

Als je het NetSuite-platform gaat ontleden, dan is de basis een ERP-pakket met daaromheen applicaties die bovenop dat ERP-pakket functioneren. Allemaal vanuit de cloud en direct in je browser. Dat alle applicaties bovenop het standaard ERP-pakket draaien is een groot voordeel voor het mkb. Hierdoor integreren alle applicaties namelijk naadloos met elkaar en dat scheelt een hoop extra werk. NetSuite is sinds een aantal jaar onderdeel van Oracle en heeft daarmee een grote internationale focus gekregen. Wel zien we dat veel applicaties nog steeds eerst in de Verenigde Staten beschikbaar komen en daarna pas in Europa.

Het grootste nadeel van een oplossing als NetSuite ten op zichte van een lokale speler, is dat bijvoorbeeld de integratie met lokale organisaties wat minder goed is. Daarvoor moet men vaak uitwijken naar partners of integratiespecialisten zoals Boomi. Denk bijvoorbeeld aan integratie met banken of de belastingdienst voor financiële zaken.

NetSuite moet het vooral hebben van organisaties die een oplossing zoeken voor order management, warehouse management, inventory management, manufacturing, e-commerce of IT-oplossingen die subscriptions verkopen (abonnementen). Daarnaast heeft NetSuite ook sterke applicatie voor finance, HR, payrolling en procurement.

Processen automatiseren en realtime overzicht houden

De meeste organisaties weten wel wanneer ze toe zijn aan een nieuwe of betere ERP-oplossing. Bijvoorbeeld als je momenteel een ERP-oplossing hebt, maar jaarlijkse vele duizenden euro’s betaalt aan consultants om de boel werkend te houden. Of als je werknemers veel te veel processen met de hand moeten doen, die eigenlijk geautomatiseerd zouden moeten worden. Zulke zaken zorgen er namelijk voor dat je bedrijf qua ontwikkeling en groei vertraagt en niet in staat is om grote stappen voorwaarts te maken. Je wil uiteindelijk de groei laten accelereren.

NetSuite biedt de mogelijkheid om processen te automatiseren, ook als je zelf niet door hebt dat dit mogelijk is. Als je medewerkers binnen NetSuite steeds dezelfde handeling doen, dan vraagt het platform vanzelf of je die acties soms wil automatiseren met een workflow. Je kan ook zelf processen automatiseren, maar soms is het handig als het platform daarin ondersteunt.

Hoe meer je kan automatiseren, hoe meer je bedrijfsprocessen versnellen. Het wordt eenvoudiger om de groei te versnellen. Een ander voordeel van de overname van NetSuite door Oracle is dat NetSuite nu gebruik kan maken van Oracle-technologie. Zo heeft het de Autonomous Database van Oracle omarmd, waarmee het nu een zeer uitgebreide analytics tool kan bieden. Alle acties en processen die via NetSuite lopen en effect hebben op voorraad of financiën zijn in real-time inzichtelijk. Je hebt dus niet één keer per dag het moment waarop allemaal rapporten beschikbaar komen. Je weet continu hoe je ervoor staat, omdat alles in real-time wordt weergegeven.

Dit biedt een aantal extra voordelen. Zo kunnen problemen eerder worden waargenomen en opgelost. Denk aan problemen in de voorraad of ordermanagement. Stel dat je fietsen verkoopt, maar een bepaald model is uitverkocht en de leverancier kan voorlopig niet leveren. Vanuit NetSuite kan je eenvoudig alle klanten met een openstaande bestelling voor die specifieke fiets een e-mail sturen. Zo kan je bijvoorbeeld een ander model aanbevelen met korting of klanten direct de optie bieden hun geld terug te krijgen.

SuiteSuccess zorgt voor industrie specialisatie

NetSuite is zeker niet voor elk bedrijf geschikt. Er komt voor hele grote bedrijven ook een moment dat NetSuite niet meer voldoet. Wij denken echter dat NetSuite zeker in het mkb een groot verschil kan maken. In het verleden schreven we al eens over SuiteSucces. Als een bedrijf ervoor kiest om NetSuite te gebruiken, dan begint de implementatie eigenlijk altijd met een SuiteSucces-template. Dit zijn industrie specifieke templates die het bedrijf heeft ontwikkeld op basis van best practies bij bestaande klanten. Alle ervaringen en processen die het bij klanten in zo’n sector heeft gezien komen samen in een SuiteSucces template.

Door bij de implementatie van het ERP-platform zo’n template te gebruiken krijgt de klant direct een goed geconfigureerde op maat gemaakte ERP-omgeving. Het zal nooit 100 procent overeenkomen met wat de klant exact wil. Als je met de template 70 of 80 procent kan halen, dan heb je al wel een hoop “maatwerk” standaard geleverd.

Een stukje maatwerk hou je altijd, want elk bedrijf is anders. Bedrijven verschillen van strategie, of van afrekenmodel, of de manier waarop producten worden geleverd. Bij een implementatietraject is het vooral van belang dat samen met de klant wordt gekeken hoe die template is samengesteld. Sommige best practices kunnen voor een klant namelijk ook een verbetering zijn van bestaande bedrijfsprocessen. Vaak wordt een deel van de template op maat gemaakt, maar worden ook bedrijfsprocessen aangepast omdat die efficiënter kunnen. Iets wat in die template al is voorzien op basis van de best practices.

NetSuite is betaalbaar

Een van de dingen die wij vaak horen is dat kleinere organisaties niet goed weten welke IT-oplossingen voor hen geschikt of betaalbaar zijn. Bij NetSuite roepen ze al jaren dat ze er voor de mid-market zijn, maar wat is die mid-market precies? En welk prijskaartje hangt eraan? Dit jaar hebben we toch aangedrongen om daar meer duidelijkheid in aan te brengen. Zo hebben we een vanaf prijs weten los te peuren bij de oprichter van NetSuite. Op die manier weten bedrijven ook of het binnen hun budget past.

De oprichter en SVP van NetSuite, Evan Goldberg, wilde ons na enig aandringen wel een heel ruw bedrag geven om te communiceren. Hij vroeg ons wel te benadrukken dat een prijs van veel factoren afhankelijk is, dus het betreft een ruw bedrag. Zo is het afhankelijk van de eisen van de klant, het aantal gebruikers en welke modules van NetSuite het allemaal wilt gebruiken.

Een kleine onderneming die richting het middensegment groeit (meestal boven een miljoen euro omzet) en op het punt komt dat ERP echt belangrijk wordt, moet rekenen op ongeveer 10.000 euro aan licentiekosten per jaar. Daarbovenop komt nog zo’n 10.000 euro tot 15.000 euro aan implementatiekosten in het eerste jaar.

Dat is een serieuze investering, maar minder dan wij hadden verwacht. Daarnaast blijven bedrijven in de jaren daarna vaak ook investeren in het ERP-platform, om meer afdelingen of applicaties toe te voegen of om bedrijfsprocessen verder te laten automatiseren. Als het goed is, levert het ERP-systeem uiteindelijk geld op. In de basis door het automatiseren van processen, daarmee bespaar je arbeidsuren. Er is meer inzicht in processen, voorraden en transacties, waardoor problemen sneller worden voorkomen. Je kan een betere klantervaring leveren, want medewerkers hebben meer tijd om klanten beter te helpen. Uiteindelijk moeten al die zaken zorgen voor een acceleratie in de groei van het bedrijf.

NetSuite uitbreidingen, implementatie en kwaliteitscontrole

Om beter in te spelen op lokale markten of specifieke klantwensen heeft Netsuite ook een eigen App Store opgetuigd met de naam SuiteApp. Dit zijn applicaties die door ISV-partners worden gebouwd. In sommige gevallen gaat het om applicaties die bovenop het ERP-platform zijn gebouwd, in andere gevallen gaat het om zelfstandige applicaties die nauw integreren met he NetSuite ERP-platform.

SuiteApp bevat op het moment van schrijven 628 applicaties. Gezien het formaat van NetSuite geen enorme hoeveelheid. Tijdens SuiteWorld zijn we dan ook eens gaan informeren naar het beleid achter die applicatiewinkel. We gingen in gesprek met Guido Haarmans, Group Vice President Business Development – Technology Partners bij NetSuite, en mede verantwoordelijk voor de SuiteApps.

Hij legt ons uit dat SuiteApp geen open applicatiewinkel is. Hier is bewust voor gekozen om de kwaliteit te waarborgen en bestaande partners te beschermen. ISV’s met goede ideeën zijn welkom om zich aan te melden. Wel wordt elke organisatie en elk plan voor een applicatie eerst uitvoerig bekeken en beoordeeld.

In de praktijk is het echter zo dat NetSuite vooral zelf kijkt welke behoeftes er zijn in bepaalde industrieën die NetSuite niet zelf kan of wil invullen, aldus Haarmans. Vervolgens zoeken ze daar twee partners voor die een applicatie kunnen aanbieden om die behoefte in te vullen. Voor klanten is het goed als er minimaal twee aanbieders zijn, want dan is er keuze en wat concurrentie, zodat applicaties ook beter worden. Aan de andere kant wil NetSuite niet teveel aanbieders. De ISV-partners moeten ook een goede boterham kunnen verdienen aan hun aanbod in de applicatiewinkel. NetSuite vereist namelijk ook het een en ander van partners rondom implementatie en kwaliteitscontrole. Dat is alleen mogelijk als het ook rendabel voor de partners is. Als de koek in te kleine stukjes wordt verdeeld, haken partners af.

Als NetSuite met nieuwe versies van het ERP-platform komt, moet het ook de zekerheid hebben dat alles goed blijft werken. Met de eigen applicaties kan het dat waarborgen, met de applicaties van ISV-partners is dat lastiger. Daarom stelt NetSuite nieuwe versies vroegtijdig beschikbaar aan de ISV-partners en dienen zij hun applicaties uitvoerig te testen. Vervolgens moeten ze ook aantonen dat de applicaties nog goed werken met de nieuwe versie van het ERP-platform. Pas als alle 628 applicaties hebben aangetoond goed te werken, gaat NetSuite over tot de uitrol van een nieuwe versie.

Het is dus van belang dat alle partners betrokken blijven bij NetSuite. Dat het rendabel is voor ze en de concurrentie in de hand gehouden wordt. Bij het toelaten van een nieuwe ISV-partner wordt dus ook gekeken hoe gezond het bedrijf is, hoe volwassen het ontwikkelteam is en of ze die kwaliteitseisen kunnen naleven. Hoewel SuiteApp dus een besloten applicatiewinkel is met een beperkte keuze, heb je als klant wel de zekerheid dat een applicatie goed functioneert in je ERP-omgeving.

Europa is niet eerste keuze bij NetSuite

Het is ons tijdens SuiteWorld wel weer duidelijk geworden dat Europa niet de eerste, twee of derde keuze is van NetSuite. Vaak verschijnen nieuwe oplossingen eerst in de Verenigde Staten. Afhankelijk hoeveel lokale marktkennis er nodig is verschijnen producten daarna in het Verenigd Koninkrijk, Australië, Nieuw Zeeland en pas daarna in Europa. Waarom dat is, hebben we niet kunnen achterhalen. Gelukkig vereisen niet alle oplossingen veel specifieke marktkennis of oplossingen, waardoor die wel sneller naar Europa komen. Vooral financiële producten duren vaak  langer.

NetSuite is zoals gezegd onderdeel van Oracle geworden. Daardoor heeft het brede footprint in Europa en kan het in veel landen ook ondersteuning bieden. Het aantal mensen dat specifiek voor Netsuite werkt in Europa is echter beperkt. Men wilde geen aantallen noemen, maar uit de antwoorden die we kregen werd dat wel duidelijk. Het zou goed zijn als daar toch wat verandering in komt. NetSuite moet zich actiever gaan ontwikkelen in Europa. Als de producten meer richting de Europese markt worden ontwikkeld, kan het ERP-platform ook sneller groeien in Europa.

Al met al zien we voor het mkb veel kansen met NetSuite en andersom voor NetSuite veel kansen in het mkb, maar dan moeten ze elkaar wel beter weten te vinden.